שמירת נתונים של Google Sites באמצעות Vault

במסגרת תוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו הנתונים של Google Sites. אפשר להשתמש בכללי שמירה כדי לקבוע את משך הזמן שבו יישמרו אתרים ומתי הם יימחקו, אם בכלל. כברירת מחדל, אתרים נשמרים בהתאם לכללי שמירה ספציפיים ל-Sites. כדי לשמור אתרים כמו קבצים אחרים ב-Drive, אתם יכולים להשבית את הכללים של Sites. האתרים נשמרים בהתאם לכללי השמירה של Drive כי הם מאוחסנים ב-Drive.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות לכל החשבונות עם הרישיון למשך תקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Sites ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של נתונים נתמכים ב-Sites.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ב-Sites

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בוחרים באפשרות Sites בתור השירות ולוחצים על המשך.
4. בוחרים ישות:
   • יחידה ארגונית: החלת הכלל על יחידה ארגונית ספציפית:
     1. לוחצים על השדה ובוחרים יחידה ארגונית.
     2. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל על תיקיות אחסון שיתופי שחשבונות ביחידה הארגונית שנבחרה הם חברים בהן, מפעילים את האפשרות כולל תוצאות מתיקיות אחסון שיתופי.
   • כל תיקיות האחסון השיתופי: החלת הכלל על כל תיקיות האחסון השיתופי בארגון.
   • תיקיות אחסון שיתופי מסוימות: החלת הכלל על תיקיית אחסון שיתופי ששותפה עם חשבון ספציפי.
     1. לוחצים על הוספת תיקיות אחסון שיתופי.
     2. מזינים חשבון אחד או יותר ולוחצים על חיפוש.
     3. בוחרים תיקיית אחסון שיתופית אחת או יותר.
     4. לוחצים על הוספה.
5. לוחצים על המשך.
6. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לתמיד קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שנמחקו באופן סופי יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת באופן סופי פריטים שתוקף השימוש בהם פג, ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים ב-Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שתוקף השמירה שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

7. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם האתרים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק באופן סופי רק אתרים שהמשתמשים מחקו לתמיד, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל האתרים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות אתרים שנמחקו ואתרים שעדיין נמצאים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: כללי שמירה ספציפיים ל-Sites מופעלים כברירת מחדל. כשיוצרים כלל ב-Sites, ‏ Vault מאפשר ל-Sites למחוק באופן מיידי נתונים שעברו את משך השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול אתרים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

8. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Sites

כשמפעילים את כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Sites, הוא חל על כל האתרים שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי, כולל אתרים בתיקייה 'האחסון שלי' ובתיקיות אחסון שיתופי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל לשמירה.
3. לוחצים על סמל האתרים .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לתמיד קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שנמחקו באופן סופי יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת באופן סופי פריטים שתוקף השימוש בהם פג, ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים ב-Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שתוקף השמירה שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם האתרים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק אתרים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל האתרים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות אתרים שנמחקו ואתרים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: כללי שמירה ספציפיים ל-Sites מופעלים כברירת מחדל. כשיוצרים כלל ב-Sites, ‏ Vault מאפשר ל-Sites למחוק באופן מיידי נתונים שעברו את משך השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול אתרים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

6. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.

הפעלה או השבתה של כללי שמירה ייעודיים ל-Sites

הנתונים ב-Sites נשמרים לפי כללי השמירה של Sites עד שמשנים את ההגדרות ב-Vault כך שהאתרים יישמרו לפי כללי השמירה של Drive.

כדי לבחור אילו כללים יחולו על אתרים, פועלים לפי השלבים הבאים:

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה הגדרות.
3. לצד Sites, בוחרים באפשרות Retained by Sites rule (נשמר לפי כלל של Sites) או באפשרות Retained by Drive rule (נשמר לפי כלל של Drive).
4. לוחצים על שמירה.