אדמינים יכולים לקבוע אם לשמור את היסטוריית הצ'אט של המשתמשים בארגון. אתם יכולים להגדיר את ברירת המחדל וגם לאפשר למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם בכל שיחה.
חשוב: ההגדרות הבאות חלות על צ'אטים ישירים וצ'אטים קבוצתיים, ולא על מרחבים. איך מפעילים את ההיסטוריה במרחבים
ההגדרות של היסטוריית הצ'אטים בארגון נמצאות במסוף Google Admin. מידע נוסף על הגדרות ההיסטוריה של הצ'אט
כדי להפעיל או להשבית את היסטוריית הצ'אטים בארגון, פועלים לפי השלבים הבאים או צופים בסרטון.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Google Chat.נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.
- לוחצים על היסטוריית צ'אטים.
- בקטע יחידות ארגוניות, בוחרים את הדומיין או את היחידה הארגונית שרוצים להחיל עליהם את ההגדרות.
בוחרים באפשרות הפעלה או השבתה של ההיסטוריה.
- אם מפעילים את ההיסטוריה , אפשר להשתמש ב-Vault כדי לקבוע את משך הזמן שבו ההודעות יישמרו. ההודעות ייעלמו אחרי תקופת השמירה ב-Vault (אם הגדרתם כזו).
- אם משביתים את ההיסטוריה , ההודעות נמחקות אחרי 24 שעות. ב-Vault אי אפשר להחזיק לצורך משפטי, לשמור או לחפש צ'אטים ישירים שנשלחו כשההיסטוריה מושבתת.
- השבתת ההיסטוריה לא מסתירה תוכן מסריקות שמטרתן לזהות מידע אישי רגיש או התנהלות פוגעת. מידע נוסף מפורט בקטע 'פרטי היסטוריית השימוש' בהמשך.
כדי לאפשר למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם.
לוחצים על שמירה.
פרטי ההיסטוריה
שמירת הודעות בין שינויים בהגדרות ההיסטוריה
השינויים בהיסטוריה חלים רק על הודעות חדשות. לדוגמה:
- אם היסטוריית הצ'אט מופעלת בשיחה, רק ההודעות החדשות יישמרו.
- אם היסטוריית הצ'אט מושבתת, ההודעות הישנות שנשמרו בעבר עדיין נשמרות.
כאן אפשר לקרוא על שמירת היסטוריית הצ'אט כשההיסטוריה מופעלת או מושבתת.
הגדרות היסטוריה למשתמשים באזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים
אם ההיסטוריה מושבתת, אנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לא יכולים לשוחח בצ'אט. (ההיסטוריה מופעלת בכפייה אם ההגדרה 'היסטוריית צ'אט' היא מופעלת וההגדרה המשתמשים יכולים לשנות את הגדרת ההיסטוריה שלהם לא נבחרה). אם אתם מאפשרים למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, ההיסטוריה תושבת אוטומטית כשאנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים יתכתבו בצ'אט.
ביקורת על הודעות אם ההיסטוריה מושבתת
כשההיסטוריה מושבתת, פרטי אירוע הצ'אט נרשמים ביומן כדי שהאדמינים יוכלו לראות שהשיחה התקיימה. אדמינים עדיין יכולים לראות את תוכן ההודעה. כשהודעות משויכות לאירועים של מניעת אובדן נתונים (DLP), יומן האירועים של ה-DLP מצביע על ההודעה, ואדמינים יכולים לראות את ההודעה עד שהיא נמחקת תוך 24 שעות. אחרי השלב הזה, יומן האירועים נשאר, עם רשומה שההודעה נמחקה.
כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהודעה עם משתתפים חיצוניים תישמר יותר מ-24 שעות אם משתמש יסמן אותה כהתנהלות פוגעת או אם ידווחו על ההודעה ל-Google בגלל ספאם, פישינג או תוכנות זדוניות.