Cómo conservar eventos del Calendario de Google con Vault

Para tu plan de administración de la información, puedes controlar por cuánto tiempo se conservan los eventos del Calendario de Google. Usa reglas de retención para establecer por cuánto tiempo se conservan los eventos y cuándo se borran, si es que se borran. Por ejemplo, puedes especificar que algunos eventos se conserven durante 7 años.

Para conservar los datos que coinciden con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Información importante sobre Calendario y la retención

Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas sobre cómo funciona la retención y revises los eventos de Calendario compatibles con Vault.

Acerca de los períodos de retención

Inicio del período de retención

El período de retención comienza cuando finaliza el evento.

En el caso de los eventos que duran todo el día, la zona horaria del calendario que almacena el evento determina cuándo finaliza. Si un evento no está configurado con una hora de finalización, el sistema usa la duración predeterminada del evento de 1 hora.

Consideraciones adicionales para los períodos de retención

Copias de eventos de los asistentes

• Si se borra la copia del organizador de un evento (de forma manual o debido a una regla de retención), también se borra la copia del asistente y no se muestra en la papelera.
• Cuando se borra la copia de un asistente de un evento (de forma manual o debido a una regla de retención), el organizador recibe un estado de respuesta Rechazado si está dentro de tu organización. Si el organizador está fuera de tu organización, no recibe una respuesta.

Eventos recurrentes

Los eventos recurrentes del Calendario se almacenan como un solo evento, en lugar de eventos separados. El final de un evento recurrente se produce cuando se completa la última instancia de la serie o cuando se alcanza el límite de 730 repeticiones del Calendario. Cuando vence el período de retención del evento recurrente, Vault borra toda la serie de eventos.

Un evento recurrente se puede dividir en 2 series independientes (por ejemplo, cuando un usuario cambia una repetición de evento de diaria a semanal y aplica el cambio a Este evento y los siguientes). Si la primera serie ya pasó su fecha de retención, se borra. Vault conserva el evento recurrente actualizado a partir de Este evento.

Crea una regla de retención personalizada de Calendario

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Reglas personalizadas Crear.
3. En Servicio, selecciona Calendario Continuar.
4. Junto a Alcance, selecciona una unidad organizativa a la que se aplicará la regla de retención personalizada y haz clic en Continuar.
5. (Opcional) Para conservar de forma permanente los mensajes cubiertos por la regla, en Duración y acción, haz clic en Indefinidamente y, luego, ve al paso 8.
6. (Opcional) Para descartar los mensajes después de un período determinado, en Duración y acción, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
7. Elige qué sucede cuando finaliza el período de retención:
   • Borrar definitivamente solo los eventos eliminados de los calendarios principales: Borra definitivamente los eventos vencidos que borraron los usuarios y que ya no están en la papelera. Los usuarios no esperan conservarlos.
   • Borrar definitivamente todos los eventos de los calendarios principales: Borra definitivamente todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
8. Haz clic en Crear.
9. Si estableces un período de retención, Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Crea una regla de retención predeterminada de Calendario

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Calendario .
4. Elige por cuánto tiempo quieres conservar los eventos:
   • Para conservar de forma permanente los mensajes cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para descartar todos los mensajes después de un período determinado, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
5. Si seleccionaste Período de retención en el paso 4, elige qué eventos se deben borrar definitivamente cuando termine el período de retención:
   • Borrar definitivamente solo los eventos eliminados de los calendarios principales: Esta opción borra definitivamente los eventos vencidos que ya se borraron. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos.
   • Borrar definitivamente todos los eventos de los calendarios principales: Borra definitivamente todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
6. Haz clic en Guardar.
7. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Borra una regla de retención de Calendario

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención y, luego, selecciona Reglas predeterminadas o Reglas personalizadas.
3. Elige una opción. Para borrar una regla, haz lo siguiente:
   • Regla personalizada: Coloca el cursor sobre la regla y haz clic en Borrar.
   • Regla predeterminada: Coloca el cursor sobre Calendario y haz clic en Borrar.
4. Para confirmar la acción, haz clic en Borrar.