Conserver les événements Google Agenda avec Vault

Pour votre plan de gouvernance des informations, vous pouvez contrôler la durée de conservation des événements Google Agenda. Contrôlez la durée de conservation des événements et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation. Par exemple, vous pouvez spécifier que certains événements doivent être conservés pendant sept ans.

Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut.

Informations importantes sur Agenda et la conservation

Avant de définir des règles de conservation, nous vous recommandons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des événements d'agenda compatibles avec Vault.

À propos des durées de conservation

Début de la durée de conservation

La période de conservation commence à la fin de l'événement.

Pour les événements qui durent toute la journée, le fuseau horaire de l'agenda dans lequel ils sont enregistrés détermine leur heure de fin. Si un événement est configuré sans heure de fin, le système utilise la durée par défaut d'une heure.

Points à prendre en compte pour les durées de conservation

Copies participants d'événements

• Si la copie organisateur d'un événement est supprimée (manuellement ou en raison d'une règle de conservation), la copie participant est également supprimée et n'est pas visible dans la corbeille.
• Lorsque la copie participant d'un événement est supprimée (manuellement ou en raison d'une règle de conservation), l'organisateur reçoit la réponse Refusé s'il fait partie de votre organisation. Si l'organisateur ne fait pas partie de votre organisation, il ne reçoit pas de réponse.

Événements périodiques

Les événements périodiques dans Agenda sont stockés en tant qu'un seul événement, et non en tant qu'événements distincts. La fin d'un événement périodique correspond à la fin de la dernière occurrence de la série ou lorsque la limite de 730 occurrences d'Agenda est atteinte. Lorsque la période de conservation d'un événement périodique expire, Vault supprime toute la série d'événements.

Un événement périodique peut être divisé en deux séries indépendantes (par exemple, lorsqu'un utilisateur modifie la fréquence d'un événement de quotidienne à hebdomadaire et applique la modification à Cet événement et les suivants). Si la date de conservation de la première série est déjà passée, elle est supprimée. Vault conserve l'événement périodique mis à jour à partir de Cet événement.

Créer une règle de conservation personnalisée pour Agenda

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation Règles personnalisées Créer.
3. Pour Service, sélectionnez Agenda Continuer.
4. À côté de Champ d'application, sélectionnez l'unité organisationnelle à laquelle la règle de conservation personnalisée s'appliquera, puis cliquez sur Continuer.
5. (Facultatif) Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, pour Durée et action, cliquez sur Indéfiniment, puis passez à l'étape 8.
6. (Facultatif) Pour supprimer les messages passé un certain délai, pour Durée et action, sélectionnez Période de conservation, puis indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
7. Choisissez ce qui se passe lorsque la période de conservation se termine :
   • Ne supprimer définitivement que les événements supprimés des agendas principaux : supprime définitivement les événements arrivés à expiration qui ont été supprimés par les utilisateurs et qui ne sont plus dans la corbeille. Les utilisateurs ne s'attendent pas à les conserver.
   • Supprimer définitivement tous les événements des agendas principaux : supprime définitivement tous les événements arrivés à expiration des agendas principaux.
8. Cliquez sur Créer.
9. Si vous avez défini une période de conservation, Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases et cliquez sur Accepter.

Créer une règle de conservation par défaut pour Agenda

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
3. Cliquez sur Agenda .
4. Choisissez la durée de conservation des événements :
   • Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
   • Pour supprimer tous les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
5. Si vous avez sélectionné Durée de conservation à l'étape 4, choisissez les événements à supprimer définitivement à l'expiration de la durée de conservation :
   • Ne supprimer définitivement que les événements supprimés des agendas principaux : cette option entraîne la suppression définitive des événements arrivés à expiration qui ont déjà été supprimés. Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne s'attendent pas à les conserver.
   • Supprimer définitivement tous les événements des agendas principaux : supprime définitivement tous les événements arrivés à expiration des agendas principaux.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases et cliquez sur Accepter.

Supprimer une règle de conservation pour Agenda

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation, puis sélectionnez Règles par défaut ou Règles personnalisées.
3. Sélectionnez une option. Pour supprimer une règle :
   • Règle personnalisée : pointez sur la règle, puis cliquez sur Supprimer.
   • Règle par défaut : pointez sur Agenda , puis cliquez sur Supprimer.
4. Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer.