Bewaar Google Agenda-afspraken met Vault.

Voor uw informatiebeheerplan kunt u bepalen hoe lang Google Agenda-afspraken worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoe lang afspraken bewaard moeten blijven en wanneer ze eventueel verwijderd moeten worden. U kunt bijvoorbeeld specificeren dat sommige afspraken 7 jaar bewaard moeten blijven.

Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.

Belangrijke informatie over de kalender en het bewaren van gegevens

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u ten zeerste aan om te lezen hoe het bewaren van gegevens werkt en de agenda-evenementen te bekijken die in Vault worden ondersteund .

Over bewaartermijnen

Begin van de bewaartermijn

De bewaartermijn begint wanneer het evenement is afgelopen.

Voor evenementen die de hele dag duren, bepaalt de tijdzone van de agenda waarin het evenement is opgeslagen wanneer het evenement eindigt. Als er geen eindtijd is ingesteld voor een evenement, gebruikt het systeem de standaardduur van 1 uur.

Aanvullende overwegingen met betrekking tot bewaartermijnen

Exemplaren van de evenementen voor deelnemers

• Als de kopie van een evenement voor de organisator wordt verwijderd (handmatig of vanwege een bewaarregel), wordt de kopie voor de deelnemer ook verwijderd en is deze niet meer zichtbaar in de prullenbak.
• Wanneer een deelnemerskopie van een evenement wordt verwijderd (handmatig of vanwege een bewaarregel), ontvangt de organisator een reactie met de status ' Afgewezen ' als hij of zij binnen uw organisatie valt. Als de organisator buiten uw organisatie valt, ontvangt hij of zij geen reactie.

Terugkerende evenementen

Terugkerende gebeurtenissen in de Agenda worden als één gebeurtenis opgeslagen, in plaats van als afzonderlijke gebeurtenissen. Een terugkerende gebeurtenis eindigt wanneer de laatste instantie in de reeks is voltooid of wanneer de Agenda-limiet van 730 instanties is bereikt. Wanneer de bewaartermijn van de terugkerende gebeurtenis is verlopen, verwijdert Vault de volledige reeks gebeurtenissen.

Een terugkerende gebeurtenis kan worden opgesplitst in twee onafhankelijke reeksen (bijvoorbeeld wanneer een gebruiker de frequentie van een gebeurtenis wijzigt van dagelijks naar wekelijks en deze wijziging toepast op deze en volgende gebeurtenissen ). Als de eerste reeks de bewaartermijn al heeft overschreden, wordt deze verwijderd. Vault bewaart de bijgewerkte terugkerende gebeurtenis vanaf deze gebeurtenis .

Maak een aangepaste bewaarregel voor agenda's.

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klikbehoud Aangepaste regels Creëren .
3. Selecteer voor de service de kalender. Doorgaan .
4. Selecteer naast Bereik een organisatie-eenheid waarop de aangepaste bewaarregel van toepassing zal zijn en klik op Doorgaan .
5. (Optioneel) Om berichten die onder de regel vallen permanent te bewaren, klikt u bij Duur en actie op Onbepaalde tijd en gaat u verder naar stap 8.
6. (Optioneel) Om berichten na een bepaalde tijd te verwijderen, selecteer je bij Duur en actie de optie Bewaartermijn en voer je het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
7. Kies wat er gebeurt wanneer de bewaartermijn afloopt:
   • Verwijder alleen verwijderde gebeurtenissen uit primaire agenda's — Hiermee worden verlopen gebeurtenissen verwijderd die door gebruikers zijn verwijderd en niet meer in de prullenbak staan. Gebruikers verwachten deze niet te bewaren.
   • Verwijder alle verlopen evenementen uit de primaire agenda's — Verwijdert alle verlopen evenementen uit de primaire agenda's.
8. Klik op 'Maken' .
9. Als u een bewaartermijn instelt, vraagt ​​Vault u te bevestigen dat u de gevolgen van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren .

Een standaard bewaarregel voor agenda's maken

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klik op Bewaren . De lijst met standaardregels wordt geopend.
3. Klik op Kalender .
4. Kies hoe lang je de evenementen wilt bewaren:
   • Om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
   • Om alle berichten na een bepaalde tijd te verwijderen, selecteert u 'Bewaarperiode' en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
5. Als u in stap 4 'Bewaarperiode' hebt geselecteerd, kiest u welke gebeurtenissen u wilt verwijderen nadat de bewaarperiode is afgelopen:
   • Verwijder alleen verwijderde evenementen uit primaire agenda's — Met deze optie worden verlopen evenementen verwijderd die al zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en verwachten ze ook niet te bewaren.
   • Verwijder alle verlopen evenementen uit de primaire agenda's — Verwijdert alle verlopen evenementen uit de primaire agenda's.
6. Klik op Opslaan .
7. Vault vraagt ​​je te bevestigen dat je de gevolgen van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren .

Een bewaarregel voor agenda's verwijderen

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klik op Bewaring en selecteer vervolgens Standaardregels of Aangepaste regels .
3. Kies een optie. Om een ​​regel te verwijderen:
   • Aangepaste regel: wijs de muis over de regel en klik op Verwijderen .
   • Standaardregel: verwijzen naar de kalender en klik op Verwijderen .
4. Klik op Verwijderen om te bevestigen.