Bewaar Google Chat-berichten met Vault.

Met de introductie van Chat in Meet maakt Google Chat een reeks vergadergesprekken aan tot 7 dagen vóór een vergadering. Deze gesprekken verschijnen in uw beheerdersomgeving en worden geregistreerd en gerapporteerd. Houd er rekening mee dat ongebruikte vergadergesprekken automatisch worden verwijderd binnen 8 dagen na de aanmaakdatum.

Let op : er volgen de komende maanden meer updates.

Kluis

Wanneer de chatfunctie voor continue vergaderingen is ingeschakeld, worden vergadergesprekken opgeslagen als ruimtes in de chat. Deze gesprekken vallen ook onder het bewaarbeleid voor gegevens van Google Chat en de regels voor gegevensverliespreventie (DLP) van uw organisatie. DLP-regels voor anonieme gebruikers zijn niet van toepassing op vergadergesprekken.

Instelling van de host op vergaderingsniveau

Als een vergaderhost de continue chatfunctie uitschakelt, worden berichten tijdens de vergadering weer op de oude manier weergegeven. Berichten worden niet opgeslagen in Google Chat en vallen niet onder het gegevensbewaarbeleid van uw organisatie. Ga voor meer informatie naar 'Chatten met Google Meet' .

• Beheerinstellingen — Momenteel kunt u vergadergesprekken niet voor uw hele domein uitschakelen. Houd er rekening mee dat deze functie nog in ontwikkeling is.
• Beheerconsole — Externe, spontane en anonieme gebruikersactiviteit in vergadergesprekken wordt opgenomen in de logboekrapportage.

Gesprekken tijdens vergaderingen zullen vanaf nu zichtbaar zijn in het gedeelte 'Ruimtes' in het beheerderspaneel voor ruimtebeheer en rapportage. Deze gesprekken worden door het systeem gegenereerd, waardoor ze allemaal beschikbaar zijn via auditlogboeken, ongeacht of ze daadwerkelijk gebruikt zijn of niet. U vindt deze logboeken in de Google-beheerconsole onder ' Rapportage'. Audit en onderzoek Gebeurtenissen in het chatlogboek .

Als onderdeel van de continue lancering van de vergaderfaciliteiten kunt u een toename in het gerapporteerde ruimtegebruik opmerken.

Omdat vergadergesprekken nu chatruimtes zijn die door het systeem worden aangemaakt, zult u veranderingen opmerken in vier specifieke onderdelen van de beheerdersconsole. Dit is normaal gedrag.

Apps Rapporten

De rapportgegevens van apps zijn te vinden onder Rapporten. Apps Rapporten Google Chat .

U ziet mogelijk een toename in de statistiek 'Aangemaakte ruimtes' in de grafiek met chatrapporten. Deze toename geeft aan dat het systeem automatisch ruimtes aanmaakt 7 dagen vóór geplande vergaderingen. Dit is niet per se een indicatie van toegenomen handmatige gebruikersactiviteit.

Hulpmiddel voor ruimtebeheer

Gesprekken tijdens vergaderingen zijn toegankelijk via de tool voor ruimtebeheer onder Apps. Google Werkruimte Instellingen voor Google Chat Ruimtes beheren .

Deze ruimtes worden beheerd zoals alle andere chatruimtes, maar ze worden automatisch verwijderd als ze niet worden gebruikt. Zie 'Automatische verwijdering van vergaderchatgesprekken' hieronder voor meer informatie.

Opmerking : We onderzoeken de mogelijkheid om door het systeem gegenereerde gesprekken in een toekomstige update te scheiden om dit overzicht overzichtelijker te maken.

Audit en onderzoek

Het aanmaken van deze ruimtes genereert gebeurtenissen met betrekking tot de aanmaak van ruimtes in de chat-auditlogboeken.

Het aanmaken van deze ruimtes genereert gebeurtenissen met betrekking tot het aanmaken van ruimtes in de chat-auditlogboeken. Deze zijn te vinden onder Rapportage. Audit en onderzoek Gebeurtenissen in het chatlogboek .

Opmerking : Hoewel deze ruimtes door het systeem worden gegenereerd, zal het veld 'Actor' in het auditlogboek de organisator van de vergadering vermelden. Dit geeft aan namens welke gebruiker de ruimte is voorbereid.

Kluis en afhaalmaaltijden

Als u een domeinbrede bijeenkomst start terwijl er continu chatgesprekken plaatsvinden, kan het ruimtegebruik toenemen door de toevoeging van door het systeem gegenereerde ruimtes.

De standaard bewaarregel is van toepassing op alle privéberichten, groepsberichten, vergadergesprekken en chatruimtes binnen uw organisatie.

Een aangepaste bewaarregel kan van toepassing zijn op verschillende sets berichten:

Als er meer dan één aangepaste bewaarregel op een bericht van toepassing is, wordt het bericht bewaard volgens de aangepaste regel die het laatst verloopt.

Om alle berichten (privéberichten, groepsberichten en berichten in ruimtes) te bewaren met aangepaste bewaarregels, moet u minimaal twee regels aanmaken. U maakt één regel aan voor alle chatruimtes om berichten in ruimtes en bepaalde groepsgesprekken te dekken, en een andere regel voor uw hoogste organisatie-eenheid om privéberichten en groepsberichten te dekken.

Lees meer over de verschillen tussen groepsberichten en groepsruimtes .

Let op: in tegenstelling tot bewaarregels voor Gmail en Groepen, kunt u geen termen gebruiken om bewaarregels voor Chatberichten te richten op berichten die zijn gekoppeld aan specifieke accounts of die specifieke trefwoorden bevatten.

Directe berichten

1:1 Directe berichten (DM's) zijn eigendom van de organisatie van de chatdeelnemer die het gesprek start. Dit is vaak, maar niet noodzakelijkerwijs, de persoon die het eerste bericht verstuurt.

Wanneer de deelnemers aan een chat zich in dezelfde organisatie bevinden, maar onder verschillende bewaarregels vallen, is de langste van de twee bewaarregels van toepassing. Bijvoorbeeld: deelnemer 1 bevindt zich in een organisatie-eenheid die onderworpen is aan een bewaarregel die privéberichten na 7 dagen verwijdert, en chat met deelnemer 2 die zich in een organisatie-eenheid bevindt die onderworpen is aan een onbeperkte bewaarregel voor privéberichten. Beide deelnemers hebben onbeperkt toegang tot de privéberichten en een zoekopdracht in de kluis voor een van beide deelnemers zal onbeperkt berichten van beide gebruikers weergeven.

Privéberichten met externe gebruikers

Ongeacht de eigendomsstructuur worden, wanneer deelnemers tot verschillende organisaties behoren, DM's bewaard volgens de bewaarregels van elke organisatie.

Bijvoorbeeld: Bedrijf A bewaart DM's gedurende 1 week en Bedrijf B gedurende 2 jaar. Vault bewaart DM's voor de beheerders van Bedrijf A gedurende 1 week en voor de beheerders van Bedrijf B gedurende 2 jaar. Chat heeft een bewaartermijn van 30 dagen , wat betekent dat berichten 30 dagen bewaard blijven nadat ze zijn verwijderd door een bewaar- of automatisch verwijderingsbeleid. Gedurende die periode zijn de berichten nog steeds beschikbaar in Vault. Nadat de bewaartermijn voor Chat is verlopen, is het DM niet langer beschikbaar in Vault voor beide bedrijven.

Opmerking: Het bewaarbeleid van de eigenaarorganisatie is van toepassing op gesprekken in de gebruikersinterface van het product, terwijl het beleid van elke organisatie van toepassing is op de berichten in Vault. Er kunnen gevallen zijn waarin gebruikers langer inzicht hebben in berichten dan hun beheerder, bijvoorbeeld wanneer de gebruiker van de eigenaarorganisatie een langer bewaarbeleid heeft dan de gastbeheerder. In deze gevallen zullen we de zichtbaarheid in Vault verlengen tot ten minste dezelfde periode als de gebruiker.

Chatruimtes

Wanneer u een standaard bewaarregel instelt of een aangepaste bewaarregel voor chatberichten maakt, kan Vault berichten alleen bewaren in ruimtes (inclusief vergadergesprekken) waar de geschiedenis is ingeschakeld. Bewaarregels voor chatberichten die zijn ingesteld voor organisatie-eenheden zijn niet van toepassing op berichten in ruimtes.

Externe gebruikers in chatruimtes

Wanneer deelnemers tot verschillende organisaties behoren, wordt het gesprek bewaard volgens de regels van de organisatie die de ruimte heeft aangemaakt. Als gebruikers binnen uw organisatie deelnemen aan ruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie, zijn die berichten niet beschikbaar voor Vault om te bewaren, vast te houden, te doorzoeken of te exporteren.

Bij bewaarregels voor chatberichten is het niet mogelijk om alleen berichten te verwijderen die door gebruikers zijn verwijderd. Een bewaarregel met een vervaldatum verwijdert alle berichten wanneer de bewaarperiode is verstreken.

Google Chat verwijdert automatisch en permanent lege en inactieve, door het systeem gegenereerde gesprekken (zoals vergadergesprekken). Vergadergesprekken kunnen tot 7 dagen voor aanvang van een vergadering door het systeem worden gegenereerd.

Door het systeem gegenereerde gesprekken worden alleen verwijderd als aan al deze voorwaarden is voldaan:

• De ruimte bevat geen door gebruikers gegenereerde berichten, of deze nu zichtbaar zijn of niet. Door het systeem gegenereerde berichten (bijvoorbeeld berichten van gebruikers die zich aanmelden of afmelden) worden uitgesloten.
• Geen vastgepinde bronnen of taken.
• Het is niet mogelijk om de ruimte per e-mail te versturen. Lees meer .
• Er heeft de afgelopen 8 dagen geen gebruikersactiviteit plaatsgevonden in het gesprek (bijvoorbeeld het verzenden van berichten, het uploaden van bestanden of het wijzigen van deelnemers).

  Let op : Dit verschijnsel deed zich alleen voor na 30 dagen in november en begin december 2025, maar is sindsdien teruggebracht tot 8 dagen. U kunt gedurende deze periode een piek in de activiteit waarnemen, maar deze zal in de toekomst naar verwachting aanzienlijk afnemen.

Het verwijderen van door gebruikers of het systeem gegenereerde gesprekken omvat de gespreksnaam en de ledenlijst. Dit proces is niet in strijd met het bewaarbeleid van Google Vault of juridische bewaarplichten, aangezien het alleen van toepassing is op gesprekken waarvan is bevestigd dat ze geen berichten bevatten.

Beheerders kunnen verwijderingsrecords voor chatauditlogboeken vinden in de Google Admin-console .

Google Chat verwijdert automatisch en permanent lege en inactieve gesprekken (groepsberichten en chatruimtes). Dit gebeurt alleen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• De ruimte bevat geen door gebruikers gegenereerde berichten, of deze nu zichtbaar zijn of niet. Door het systeem gegenereerde berichten (bijvoorbeeld berichten van gebruikers die zich aanmelden of afmelden) worden uitgesloten.
• Er zijn geen vastgepinde bronnen of taken.
• Je kunt de ruimte niet per e-mail benaderen. Ga voor meer informatie naar Een ruimte per e-mail benaderen in Google Chat .
• Er is de afgelopen 30 dagen geen gebruikersactiviteit in het gesprek geweest. Er zijn bijvoorbeeld geen berichten verzonden, bestanden geüpload of deelnemers gewijzigd.
• Het gebied wordt niet verplaatst.

De verwijdering omvat de gespreksnaam en de ledenlijst. De ruimte wordt gedurende 60 dagen in een 'soft-deleted' status geplaatst. Hoewel gebruikers er gedurende deze tijd geen toegang toe hebben, kunnen beheerders met een licentie van Google Vault wel informatie ophalen. Na 60 dagen wordt de ruimte definitief verwijderd. Dit proces is niet in strijd met het bewaarbeleid voor berichten van Google Vault of met juridische bewaarplichten, aangezien het alleen van toepassing is op gesprekken waarvan is bevestigd dat ze geen berichten bevatten.

Als je de migratiemodus gebruikt om berichten naar Chat te migreren, moeten alle ruimtes binnen 90 dagen worden gemigreerd.

Ruimtes in migratiemodus hebben een strikte termijn van 90 dagen om te worden gelanceerd. Binnen deze periode moet een migratie-app alle inhoud naar de ruimte importeren en de ruimte uit de migratiemodus halen. Als een ruimte na 90 dagen nog niet uit de migratiemodus is, wordt deze automatisch uit de opslag verwijderd. Nadat een ruimte de migratiemodus heeft verlaten, gelden de standaard bewaarregels van Vault.