Google Chat-berichten bewaren met Vault

Met de lancering van Chat in Meet maakt Google Chat tot 7 dagen vóór een vergadering een reeks vergadergesprekken. Deze vergaderingen worden getoond in uw ruimtebeheertool voor beheerders en in controlelogboeken en rapporten. Ongebruikte vergadergesprekken worden 8 dagen na de aanmaakdatum automatisch verwijderd.

Opmerking: In de komende maanden komen er meer updates.

Vault

Als de doorlopende vergaderingschat aanstaat, worden vergaderingsgesprekken opgeslagen als ruimtes in Chat. Deze gesprekken vallen ook onder het bewaarbeleid voor gegevens en de regels voor het voorkomen van gegevensverlies (Data Loss Prevention, DLP) van uw organisatie voor Google Chat. DLP-regels voor anonieme gebruikers zijn niet van toepassing op vergaderingsgesprekken.

Instelling voor host op vergaderniveau

Als een host van een vergadering de doorlopende vergaderingschat uitzet, worden berichten in de vergadering teruggezet naar de oude functie. Berichten worden niet opgeslagen in Google Chat en vallen niet onder het bewaarbeleid voor gegevens van uw organisatie. Ga naar Chat gebruiken met Google Meet voor meer informatie.

• Beheerdersinstellingen: Op dit moment kunt u Vergadergesprekken niet uitzetten voor uw hele domein. Deze functie is nog in ontwikkeling.
• Beheerdersconsole: Activiteit van externe, drop-in- en anonieme gebruikers in vergadergesprekken wordt opgenomen in de rapportage van logboekgebeurtenissen.

Vergadergesprekken worden getoond in het gedeelte Ruimtes in de ruimtebeheertool voor beheerders en in de rapportage. Vergadergesprekken worden door het systeem gegenereerd. Alle vergadergesprekken zijn dus beschikbaar via controlelogboeken, of ze nu worden gebruikt of niet. U vindt deze logboeken in de Google Beheerdersconsole onder Rapportage Controle en onderzoek Gebeurtenissen in het logboek Chat.

Als onderdeel van de lancering van doorlopende vergaderingen merkt u misschien een toename in het gerapporteerde ruimtegebruik.

Omdat vergadergesprekken nu chatruimtes zijn die door het systeem zijn gemaakt, kunt u wijzigingen opmerken in 4 specifieke gedeelten van de Beheerdersconsole. Dit is normaal.

App-rapporten

App-rapportgegevens vind je onder Rapporten App-rapporten Google Chat.

U merkt misschien een toename op in de statistiek Gemaakte ruimtes in het diagram met Chat-rapporten. Deze toename komt doordat het systeem 7 dagen vóór geplande vergaderingen automatisch ruimtes maakt. Dit betekent niet per se dat er meer handmatige gebruikersactiviteit is.

Tool voor ruimtebeheer

U vindt vergadergesprekken in de ruimtebeheertool onder Apps Google Workspace Instellingen voor Google Chat Ruimtes beheren.

Deze ruimtes worden beheerd zoals andere Chat-ruimtes, maar ze worden automatisch verwijderd als ze niet worden gebruikt. Ga naar Automatische verwijdering van vergadergesprekken in Chat hieronder voor meer informatie.

Opmerking: We onderzoeken of we door het systeem gemaakte gesprekken in een toekomstige update kunnen onderscheiden om deze weergave overzichtelijker te maken.

Controle en onderzoek

Wanneer deze ruimtes worden gemaakt, worden er gebeurtenissen van het type Ruimte gemaakt gegenereerd in de controlelogboeken van Chat.

Wanneer deze ruimtes worden gemaakt, worden er gebeurtenissen van het type Ruimte gemaakt gegenereerd in de controlelogboeken van Chat. U vindt deze onder Rapporten Controle en onderzoek Gebeurtenissen in het logboek Chat.

Opmerking: Hoewel deze ruimtes door het systeem worden gemaakt, staat in het veld Handelende gebruiker in het controlelogboek de organisator van de vergadering. Dit geeft aan namens welke gebruiker de ruimte is gemaakt.

Vault en Takeout

Als u een domeinbrede export begint terwijl doorlopende vergaderchats actief zijn, kan het ruimtevolume toenemen omdat er door het systeem gegenereerde ruimtes worden toegevoegd.

De standaard bewaarregel geldt voor alle privéchats, groepsberichten, vergaderingsgesprekken en chatruimtes in uw organisatie.

Een aangepaste bewaarregel kan worden toegepast op verschillende groepen berichten:

Als er meer dan één aangepaste bewaarregel geldt voor een bericht, wordt het bericht bewaard volgens de aangepaste regel die het laatst verloopt.

Als u alle berichten (privéchats, groepsberichten en berichten in ruimtes) wilt bewaren met aangepaste bewaarregels, moet u minstens 2 regels maken. U maakt één regel voor alle chatruimtes waardoor berichten in chatruimtes en bepaalde groepsgesprekken worden bewaard, en nog een regel voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau waardoor privéchats en groepsberichten worden bewaard.

Meer informatie over de verschillen tussen groepsberichten en ruimtes.

Opmerking: In tegenstelling tot bewaarregels voor Gmail en Groepen kunt u geen termen gebruiken om bewaarregels voor Chat te richten op berichten die aan specifieke accounts zijn gekoppeld of die specifieke zoekwoorden bevatten.

Privéchats

1-op-1-privéchats zijn eigendom van de organisatie van de chatdeelnemer die het gesprek maakt. Dit is vaak, maar niet noodzakelijkerwijs de persoon die het eerste bericht stuurt.

Als de deelnemers aan een chat bij dezelfde organisatie horen maar onder een andere bewaarregel vallen, is de langste van de 2 bewaarregels van toepassing. Een voorbeeld: Deelnemer 1 bevindt zich in een organisatie-eenheid waarvoor een bewaarregel geldt waardoor privéchats na 7 dagen definitief worden verwijderd. Deelnemer 1 chat met Deelnemer 2, die bij een organisatie-eenheid hoort waarvoor privéchats voor onbepaalde tijd worden bewaard. Beide deelnemers hebben voor onbepaalde tijd toegang tot de privéchats. Als een van beide deelnemers een Vault-zoekopdracht uitvoert, worden de berichten voor beide gebruikers voor onbepaalde tijd geretourneerd.

Privéchats met externe gebruikers

Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden privéchats bewaard volgens de bewaarregels van elke organisatie, ongeacht wie de eigenaar is.

Een voorbeeld: Bedrijf A bewaart privéchats 1 week en Bedrijf B bewaart privéchats 2 jaar. Vault bewaart privéchats 1 week voor de beheerders van Bedrijf A en 2 jaar voor de beheerders van Bedrijf B. Chat bevat een bewaarperiode van 30 dagen waarmee berichten 30 dagen worden bewaard nadat ze zijn verwijderd door een bewaarbeleid of een beleid voor automatisch verwijderen. Gedurende deze periode zijn de berichten nog steeds beschikbaar in Vault. Nadat de bewaarperiode van Chat is verstreken, is de privéchat niet meer beschikbaar in Vault voor beide bedrijven.

Opmerking: Het bewaarbeleid voor de organisatie die eigenaar is, is van toepassing op gesprekken in de product-UI, terwijl het beleid voor elke organisatie van toepassing is op de berichten in Vault. Er kunnen gevallen zijn waarin gebruikers berichten langer kunnen weergeven dan hun beheerder, bijvoorbeeld als de gebruiker van de organisatie die eigenaar is, een langere bewaartermijn heeft dan de gastbeheerder. In deze gevallen breiden we de zichtbaarheid van Vault uit, zodat deze ten minste overeenkomt met wat de gebruiker kan zien.

Chatruimtes

Als u een standaard bewaarregel instelt of een aangepaste bewaarregel maakt voor Chat, kan Vault alleen berichten in ruimtes (inclusief vergaderingsgesprekken) bewaren waarvoor de geschiedenis aanstaat. Chat-bewaarregels die zijn ingesteld voor organisatie-eenheden gelden niet voor berichten in ruimtes.

Externe gebruikers in chatruimtes

Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden gesprekken bewaard volgens de bewaarregels van de organisatie waar de maker van de ruimte bij hoort. Als gebruikers in uw organisatie deelnemen aan ruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie, kunnen deze berichten niet worden bewaard, gezocht of geëxporteerd en kan er door Vault geen bewaarplicht op worden geplaatst.

In de bewaarregels voor Chat kunt u niet instellen dat alleen berichten definitief worden verwijderd die al door gebruikers zijn verwijderd. Een bewaarregel met een verloopdatum zorgt dat alle berichten definitief worden verwijderd als de bewaarperiode voorbij is.

Google Chat verwijdert automatisch en permanent lege en inactieve gesprekken die door het systeem zijn gegenereerd (zoals vergadergesprekken). Vergadergesprekken kunnen tot 7 dagen voordat een vergadering begint, door het systeem worden gegenereerd.

Door het systeem gegenereerde gesprekken worden alleen verwijderd als aan al deze voorwaarden wordt voldaan:

• De ruimte bevat geen door gebruikers gegenereerde berichten, zichtbaar of voorlopig verwijderd. Door het systeem gegenereerde berichten (bijvoorbeeld wanneer gebruikers deelnemen of vertrekken) zijn uitgesloten.
• Er zijn geen vastgezette bronnen of taken.
• Er kunnen geen e-mails naar de ruimte worden gestuurd. Meer informatie.
• Er is in de afgelopen 8 opeenvolgende dagen geen gebruikersactiviteit (bijvoorbeeld berichten sturen, bestanden uploaden, deelnemers wijzigen) in het gesprek geweest.

  Opmerking: In november en begin december 2025 gebeurde dit pas na 30 dagen, maar dit is nu teruggebracht tot 8 dagen. U ziet misschien een piek in de activiteit voor deze periode, maar deze zou in de toekomst aanzienlijk moeten afnemen.

Wanneer door gebruikers of door het systeem gegenereerde gesprekken worden verwijderd, worden ook de gespreksnaam en de ledenlijst verwijderd. Dit proces is niet in strijd met het bewaarbeleid voor berichten of de juridische bewaarplichten van Google Vault, omdat het alleen van toepassing is op gesprekken waarvan is bevestigd dat ze geen berichten bevatten.

Beheerders vinden verwijderingsrecords voor Chat-controlelogboeken in de Google Beheerdersconsole.

Google Chat verwijdert automatisch en permanent lege en inactieve gesprekken (privéchats in groepen en ruimtes). Dit gebeurt alleen als aan al deze voorwaarden wordt voldaan:

• De ruimte bevat geen door gebruikers gegenereerde berichten, zichtbaar of voorlopig verwijderd. Door het systeem gegenereerde berichten (bijvoorbeeld als gebruikers deelnemen of vertrekken) zijn uitgesloten.
• Er zijn geen bronnen of taken vastgezet.
• U kunt de ruimte niet e-mailen. Ga naar Een e-mail sturen naar een ruimte in Google Chat voor meer informatie.
• Er is in de afgelopen 30 opeenvolgende dagen geen gebruikersactiviteit in het gesprek geweest. Er zijn bijvoorbeeld geen berichten gestuurd, bestanden geüpload of deelnemers gewijzigd.
• De ruimte wordt niet gemigreerd.

Bij de verwijdering worden de gespreksnaam en de ledenlijst verwijderd. De ruimte wordt 60 dagen lang in een voorlopig verwijderde status geplaatst. In deze periode hebben gebruikers geen toegang tot de gegevens, maar kunnen beheerders met een licentie wel informatie ophalen via Google Vault. Na 60 dagen wordt de ruimte definitief verwijderd. Dit proces is niet in strijd met het bewaarbeleid voor berichten of de juridische bewaarplichten van Google Vault, omdat het alleen van toepassing is op gesprekken waarvan is bevestigd dat ze geen berichten bevatten.

Als u de migratiemodus gebruikt om berichten naar Chat te migreren, moeten alle ruimtes binnen 90 dagen worden gemigreerd.

Ruimtes in de migratiemodus hebben een strikte tijd tot lancering van 90 dagen. Binnen deze periode moet een migratie-app alle content in de ruimte importeren en de migratiemodus voor de ruimte beëindigen. Als een ruimte niet binnen 90 dagen de migratiemodus verlaat, wordt de ruimte automatisch uit de opslag verwijderd. Nadat een ruimte de migratiemodus heeft verlaten, zijn de standaard Vault-bewaarregels van toepassing.