Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar por cuánto tiempo Google Vault conserva las grabaciones y los registros de Google Meet. Usa las reglas de retención para establecer por cuánto tiempo se conservarán los datos de Meet y cuándo se borrarán, si es que se borran.
De forma predeterminada, los datos de Meet están sujetos a las reglas de retención de Google Drive porque los archivos se almacenan en Drive. Para administrar la retención de los datos de Meet de forma independiente de otros elementos de Drive, puedes establecer reglas de retención específicas de Meet. Estas reglas no se aplicarán hasta que habilites las reglas de retención de Meet en la configuración de retención de Vault.
Para conservar los datos que coincidan con condiciones específicas durante un tiempo determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.
Información importante sobre Meet y la retención
Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas cómo funciona la retención y revises los datos de Meet compatibles con Vault.
No habilites la retención para Meet hasta que crees reglas de retención
La retención específica de Meet está desactivada de forma predeterminada, y los datos de Meet se conservan según las reglas de retención de Drive. Si activas la retención de Meet antes de establecer las reglas de retención de Meet, los datos de Meet no estarán protegidos contra la eliminación. Es posible que algunos datos de Meet se borren de forma definitiva durante este lapso en la cobertura de retención, ya que las reglas de retención de Drive ya no los protegen.
¿A qué se aplican las reglas de retención de Meet?
Las reglas de conservación de Meet se aplican a las grabaciones originales de Meet y a los registros de la reunión para la asistencia en Meet, las notas tomadas por Gemini, el chat, las preguntas y respuestas, las transcripciones y las encuestas asociadas con las reuniones grabadas.
Las copias de estos archivos o las versiones que se descargan y suben a Drive están sujetas a las reglas de retención de Drive. Las notas de la reunión también están sujetas a las reglas de retención de Drive, incluso cuando creas reglas de retención específicas de Meet y activas la retención de Meet.
Las conservaciones de Drive siempre se aplican a las grabaciones de Meet y sus registros asociados
Cuando activas las reglas de conservación específicas de Meet, las conservaciones de Drive se siguen aplicando a las grabaciones de Meet y a los registros de asistencia, notas tomadas por Gemini, chats, preguntas y respuestas, transcripciones y encuestas de Meet.
Establece una regla de retención personalizada para Meet
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención
Reglas personalizadas
Crear. - Para el servicio, selecciona Meet y, luego, haz clic en Continuar.
Elige una entidad:
Unidad organizativa: Aplica la regla a una unidad organizativa específica:
- Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
(Opcional) Para aplicar la regla a las unidades compartidas de las que son miembros las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita Incluir elementos de unidades compartidas.
Nota: Este parámetro de configuración solo tendrá un impacto si el nuevo período de retención de la unidad organizativa es más largo que el período de retención existente definido para la unidad compartida. Solo puedes extender el período de retención. No puedes acortarlo. Ve a la ayuda de Vault.
Todas las unidades compartidas: Aplica la regla a todas las unidades compartidas de tu organización.
Unidades compartidas específicas: Aplica la regla a una unidad compartida con una cuenta específica.
- Haz clic en Agregar unidades compartidas.
- Ingresa una o más cuentas y haz clic en Buscar.
- Selecciona una o más unidades compartidas.
- Haga clic en Agregar.
Haz clic en Continuar.
Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los archivos:
- Para conservar de forma permanente los archivos que abarca esta regla, selecciona Indefinidamente.
- Para borrar archivos después de un tiempo determinado, sigue estos pasos:
- Selecciona Período de retención.
- Ingresa la cantidad de días del período de retención, de 1 a 36,500.
- Selecciona cuándo iniciar el período de retención del archivo:
- Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo,
haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha
de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
- Para iniciar la retención según la condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención
selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego,
selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en
el valor de ese campo de fecha.
- Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo,
haz clic en Inicio del período de retención
- Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
- Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se hayan vaciado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Para borrar definitivamente solo los archivos que ya se vaciaron de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
- Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de Drive de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los que se encuentran en las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
Si estableces una duración, elige qué hacer con los datos después de que finalice el período de retención:
- Para borrar solo los datos que los usuarios eliminaron, elige la primera opción.
Para borrar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente tanto los datos eliminados como los datos de las unidades de Drive de los usuarios.
Advertencia: Si activaste las reglas dedicadas de Meet, Vault permite que Meet borre definitivamente los datos que superen la duración de la retención cuando creas una regla. Estos archivos pueden incluir datos que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.
Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.
Establece la regla de retención predeterminada para Meet
Cuando se activa, la regla de retención predeterminada de Meet se aplica a todos los datos de Meet que no están cubiertos por una regla personalizada o una conservación, incluidas las grabaciones en Mi unidad y en unidades compartidas.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas de retención predeterminadas.
- Haz clic en Meet
. - Elige cuánto tiempo quieres conservar los archivos:
- Para conservar de forma permanente los archivos que abarca esta regla, selecciona Indefinidamente.
- Para borrar archivos después de un tiempo determinado, sigue estos pasos:
- Selecciona Período de retención.
- Ingresa la cantidad de días del período de retención, de 1 a 36,500.
- Selecciona cuándo iniciar el período de retención del archivo:
- Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo,
haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha
de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
- Para iniciar la retención según la condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención
selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego,
selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en
el valor de ese campo de fecha.
- Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo,
haz clic en Inicio del período de retención
- Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
- Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se hayan vaciado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Para borrar definitivamente solo los archivos que ya se vaciaron de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
- Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de Drive de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los que se encuentran en las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
Si estableces una duración, elige qué hacer con los datos después de que finalice el período de retención:
- Para borrar solo los datos que los usuarios eliminaron, elige la primera opción.
Para borrar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente tanto los datos eliminados como los datos de las unidades de Drive de los usuarios.
Advertencia: Si habilitaste las reglas dedicadas de Meet, Vault permite de inmediato que Meet borre de forma definitiva los datos que superen la duración de la retención cuando guardes la regla. Estos datos pueden incluir archivos que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.
Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.
Nota: Las conversaciones de Meet que usan el chat continuo se consideran espacios de Chat y están sujetas a las políticas de Chat. Para conocer los detalles, consulta Cómo conservar mensajes de Google Chat con Vault.
Habilita reglas de retención exclusivas para Meet (opcional)
Las grabaciones de Meet se conservan según las reglas de retención de Drive hasta que cambies la configuración de Vault y habilites las reglas de retención de Meet.
Para aplicar las reglas de retención de Meet a las grabaciones de Meet y los registros asociados en lugar de las reglas de retención de Drive, sigue estos pasos:
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención Configuración.
- Junto a Meet, selecciona Conservado por la regla de Meet.
- Haz clic en Guardar.