Cómo retener archivos de Drive con Vault

Datos que se conservan:

• Archivos en las unidades de Drive de los usuarios y en las unidades compartidas
• Diseños de correos electrónicos
• Archivos encriptados con la encriptación del cliente de Google Workspace
• Datos de Google Meet, a menos que esté activada la retención específica de Meet

Datos que no se conservan:

• Carpetas y accesos directos de Drive
• Google Sites, a menos que la retención específica de Sites esté desactivada
• Archivos vinculados
• Archivos externos compartidos con tus usuarios
• Sitios creados en la versión clásica de Sites

Nota: De forma predeterminada, las reglas de retención de Drive se aplican a los datos de Meet, pero no a los de Sites. Para cambiar los datos que abarcan las reglas de Drive, activa las reglas específicas de Meet y cambia la configuración de retención de Sites.

Para obtener más detalles, consulta las secciones de Drive, Meet y Sites en Servicios y tipos de datos compatibles .

• Cuando creas o actualizas una regla de retención, esta puede tardar hasta 24 horas en propagarse. No se conservan los archivos que borran los usuarios ni las unidades compartidas que borran los administradores durante este período de propagación.
• Cuando vence un período de cobertura de retención y la regla se configura para borrar archivos, estos pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive. Durante este período, el usuario puede acceder a los elementos que no se borraron y que permanecen en su unidad de Drive o en una unidad compartida.

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive. Estos datos están cubiertos por las reglas de retención de Drive de la siguiente manera:

Para conservar los datos que coincidan con condiciones específicas durante un tiempo determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos de un servicio durante un tiempo determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Obtén más información sobre los dos tipos de reglas de retención.

Cuando creas una regla de retención personalizada, puedes elegir el alcance de la regla: Unidad organizativa, Todas las unidades compartidas o Unidades compartidas específicas.

Unidad organizativa

Cuando aplicas una regla de retención personalizada a una unidad organizativa, la regla se aplica a los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa.

Además, si seleccionas Usar las reglas de retención del propietario y los colaboradores del elemento de Drive en Retención Configuración, la regla de retención también se aplicará a los archivos de Mi unidad de otro usuario que se compartan directamente con un usuario de la unidad organizativa seleccionada. Para obtener más información, consulta la sección de configuración de retención más adelante en este artículo.

Si se configura una regla de conservación para borrar definitivamente los archivos al final del período de conservación, Vault solo borrará definitivamente los archivos que pertenezcan a los usuarios de esa unidad organizativa. No se borran los archivos compartidos desde fuera de la unidad organizativa.

Las reglas no se aplican a los grupos, como Eng-team-group@solarmora.com, ni a los usuarios con acceso general.

Si seleccionas una unidad organizativa y la opción Incluir elementos de unidades compartidas, la regla de retención se aplicará a cualquier elemento de una unidad compartida que pertenezca a tu organización, si un usuario de la unidad organizativa seleccionada cumple con alguna de las siguientes condiciones:

• Si el parámetro de configuración está desactivado, ocurrirá lo siguiente:
  • Tiene acceso directo a un elemento en Mi unidad del propietario o en otra unidad de Mi unidad.
• Si el parámetro de configuración está activado, ocurre lo siguiente:
  • Tiene acceso directo al elemento.
  • Es un miembro o un invitado de un elemento compartido. Obtén más información para compartir archivos desde Drive.
  • Es miembro de la unidad compartida.
  • Es colaborador de una subcarpeta de unidad compartida que contiene el elemento o tiene acceso a ella.
  Advertencia: Si se configura una regla de conservación para que se borren definitivamente los archivos al final del período de conservación, Vault solo borrará definitivamente los archivos que pertenezcan a los usuarios de esa unidad organizativa. No se borran los archivos compartidos desde fuera de la unidad organizativa. Del mismo modo, los archivos de una unidad compartida, incluso con la opción Incluir elementos de unidades compartidas activada, no se borran.

Todas las unidades compartidas y unidades compartidas específicas

Puedes establecer una regla de retención personalizada para que abarque todas las unidades compartidas o solo algunas específicas.

Solo los permisos Todas las unidades compartidas y Unidades compartidas específicas pueden borrar archivos de las unidades compartidas, ya que estos archivos pertenecen al equipo y no a un usuario específico.

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus, Enterprise, Education Standard y Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus, y G Suite Business

Con una edición compatible de Google Workspace, puedes usar etiquetas de Drive para crear reglas de retención personalizadas. Puedes usar las propiedades de la etiqueta de Drive para ajustar las condiciones y el período de retención de una regla. Las condiciones comunes incluyen reglas basadas en una etiqueta o una etiqueta con insignia, como Indef o Classified.

Por ejemplo, un administrador creó una regla de retención que seleccionó archivos para retenerlos según una condición de etiqueta de Drive. En la imagen que aparece más adelante en esta sección, el administrador creó la condición antes del 1 de marzo de 2023 para la etiqueta Fecha del contrato.

Luego, el administrador usó la etiqueta de Drive para establecer el período de retención de la regla. Aquí, el administrador estableció el período de retención configurando la cantidad de días de retención (100). El inicio del período de retención se basa en la Fecha establecida en la fecha de la etiqueta y en el campo de fecha preferido que se usará (Información del contrato > Fecha del contrato).

Después de que se propagó la regla personalizada, un usuario que estaba cubierto por la regla creó un archivo en su unidad de Mi unidad. El archivo se creó el 8 de febrero de 2023 y el usuario aplicó el campo Información del contrato > Fecha del contrato con la Fecha del contrato establecida en el 15 de febrero de 2023. El resultado de la regla de retención fue el siguiente:

• Se aplicó la regla de retención. Como la fecha del contrato se estableció el 15 de febrero de 2023, antes de la fecha de la condición del 1 de marzo de 2023, se cumplió la condición de la etiqueta y se aplicó la regla.
• El período de retención comenzó en el valor del campo Fecha del contrato establecido en el elemento. En este ejemplo, la fecha del contrato de la etiqueta se estableció el 15 de febrero de 2023, por lo que el archivo se conservará durante 100 días después de esa fecha. El 8 de febrero, el día en que se creó, no afecta el período de retención, ya que no se seleccionó Fecha de creación en Inicio del período de retención.

Obtén más información sobre las etiquetas de Drive.

Puedes establecer reglas de retención para que comiencen en la fecha de creación original de un archivo, la fecha de última modificación, la fecha en que se movió a la papelera o el campo de fecha de la etiqueta de Drive.

Cuando se sube un archivo a Google Drive por primera vez, se le asigna una fecha de creación y una de modificación. Estas fechas coinciden con la fecha de creación o modificación del archivo local, o con la fecha de carga, según cómo se haya agregado el archivo a Drive.

En la siguiente tabla, se muestra qué hora se usa para varias fuentes:

• Subido: Es la marca de tiempo en la que se subió el archivo a Drive.
• Local: Es la marca de tiempo de la creación del archivo original o de la última modificación en el dispositivo o servicio de origen.

Nota: Después de subir el archivo a Google Drive, la fecha de modificación seguirá cambiando cada vez que se modifique el archivo.

Los archivos de la papelera de Drive se pueden borrar de dos maneras. Primero, de forma predeterminada, Drive borra los archivos de la papelera 30 días después de que se mueven allí. En segundo lugar, un usuario puede borrar manualmente los elementos de la papelera.

Nota: Un administrador de Google Workspace puede recuperar los archivos borrados de la papelera o de las unidades compartidas borradas durante un máximo de 25 días. Obtén más información para recuperar archivos borrados o restablecer una unidad compartida borrada y sus archivos.

En Vault, puedes establecer reglas para controlar cuánto tiempo permanecen disponibles en Vault los archivos que se enviaron a la papelera antes de que se borren. Estas reglas se denominan reglas de movido a la papelera.

Por ejemplo, si estableces una regla de traslado a la papelera con un período de retención de 5 días, un archivo que se encuentre en la papelera se borrará automáticamente 5 días después de que se mueva allí. Aunque los administradores aún pueden restablecer el archivo durante 25 días, ya no está disponible para Vault. Si un usuario borra un archivo de la papelera 2 días después de haberlo movido allí, el archivo estará disponible para Vault durante 3 días más y los administradores podrán recuperarlo durante 25 días, o más si el elemento está en conservación.

Una regla de traslado a la papelera:

• Afecta a los archivos que pertenecen al usuario o a la unidad compartida a la que se aplica la regla.
• Se aplica a los archivos que se movieron a la papelera a partir del 1 de agosto de 2016.
• Se aplica a los elementos de las unidades compartidas que los administradores borraron directamente en la Consola del administrador, a partir de la fecha en que se borró la unidad compartida.
• No puede tener un período de retención indefinido.
• Anula otras reglas de retención de Drive, incluidas otras reglas personalizadas que vencen más tarde. Si se aplican varias reglas de traslado a la papelera a un archivo, este se conservará según la regla con la fecha de vencimiento más reciente.
• Se anula con las conservaciones.
• No se aplica a los elementos que se restablecen de la papelera ni a las unidades compartidas restablecidas.

Para crear una regla de traslado a la papelera, en el paso 7 que se encuentra más adelante en este artículo, establece el inicio del período de retención en Fecha de traslado a la papelera.

Tú eliges cómo se aplican las reglas de retención a los datos de Mi unidad de un usuario. Las reglas se pueden aplicar al propietario y a todos los colaboradores (lectores, comentaristas y editores) del elemento de Mi unidad, o solo al propietario.

Aplicar la regla de retención al propietario y a todos los colaboradores conserva la mayor cantidad de datos y es la opción más común. Si aplicas la regla de retención solo al propietario, es posible que se conserven menos datos.

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Configuración.
3. Junto a Retener los elementos de Drive de los usuarios con las reglas del propietario y los colaboradores, elige una de las siguientes opciones:
   • Usar las reglas de retención del propietario y los colaboradores del elemento de Drive: Aplica las reglas del propietario y de todos los usuarios con acceso directo al elemento.
   • Usar solo las reglas de retención del propietario del elemento de Drive: Aplica solo las reglas del propietario del elemento de Drive.

Los administradores de Vault pueden crear reglas de retención para el propietario o colaborador de un elemento de Drive. Las reglas de retención del propietario del elemento de Drive son las únicas que pueden hacer que venza un elemento con la parte de "acción" de la regla.

Las reglas de retención personalizadas del propietario del elemento de Drive tienen prioridad sobre las reglas predeterminadas, incluso cuando la regla predeterminada vence más tarde.

Las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden extender el período de retención. Una regla personalizada más corta de un colaborador no puede anular una regla predeterminada más larga del propietario (que no tiene reglas personalizadas).