Cómo retener datos de Google Sites con Vault

Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar por cuánto tiempo se conservan los datos de Google Sites. Usa reglas de retención para establecer por cuánto tiempo conservar los sitios y cuándo borrarlos, si es necesario. De forma predeterminada, los sitios se conservan según las reglas de retención específicas de Sites. Para conservar los sitios de la misma manera que otros archivos de Drive, puedes desactivar las reglas de Sites. Luego, los sitios se conservan según las reglas de retención de Drive porque se almacenan en Drive.

Para conservar los datos que coincidan con condiciones específicas durante un tiempo determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio de todas las cuentas con licencia durante un tiempo determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Información importante sobre Sites y la retención

Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas sobre cómo funciona la retención y revises los tipos de datos admitidos para Sites.

Establece una regla de retención personalizada para Sites

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Reglas personalizadas Crear.
3. En el servicio, selecciona Sites y, luego, haz clic en Continuar.

4. Elige una entidad:

   • Unidad organizativa: Aplica la regla a una unidad organizativa específica:

     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.

     2. (Opcional) Para aplicar la regla a las unidades compartidas de las que son miembros las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita Incluir elementos de unidades compartidas.

        Nota: Este parámetro de configuración solo tendrá un impacto si el nuevo período de retención de la unidad organizativa es más largo que el período de retención existente definido para la unidad compartida. Solo puedes extender el período de retención. No puedes acortarlo. Ve a la ayuda de Vault.

   • Todas las unidades compartidas: Aplica la regla a todas las unidades compartidas de tu organización.

   • Unidades compartidas específicas: Aplica la regla a una unidad compartida con una cuenta específica.

     1. Haz clic en Agregar unidades compartidas.
     2. Ingresa una o más cuentas y haz clic en Buscar.
     3. Selecciona una o más unidades compartidas.
     4. Haga clic en Agregar.

5. Haz clic en Continuar.

6. Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que abarca esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para borrar archivos después de un tiempo determinado, sigue estos pasos:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, de 1 a 36,500.
     3. Selecciona cuándo iniciar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención según la condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se hayan vaciado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Para borrar definitivamente solo los archivos que ya se vaciaron de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de Drive de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los que se encuentran en las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.

7. Si estableces una duración, elige qué hacer con los sitios después de que finalice el período de retención:

   • Para borrar definitivamente solo los sitios que los usuarios eliminaron de forma permanente, elige la primera opción.

   • Para borrar definitivamente todos los sitios, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente tanto los sitios borrados como los que aún se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios.

     Advertencia: La retención específica de Sites está activada de forma predeterminada. Cuando creas una regla de Sites, Vault permite que Sites borre definitivamente los datos que superen la duración de la retención. Estos datos pueden incluir sitios que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

8. Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Establece la regla de retención predeterminada para Sites

Cuando se activa, la regla de retención predeterminada de Sites se aplica a todos los sitios que no están cubiertos por una regla personalizada o una conservación, incluidos los sitios de Mi unidad y de unidades compartidas.

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas de retención predeterminadas.
3. Haz clic en Sitios .
4. Elige cuánto tiempo quieres conservar los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos que abarca esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para borrar archivos después de un tiempo determinado, sigue estos pasos:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, de 1 a 36,500.
     3. Selecciona cuándo iniciar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención según la condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se hayan vaciado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Para borrar definitivamente solo los archivos que ya se vaciaron de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de Drive de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los que se encuentran en las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
5. Si estableces una duración, elige qué hacer con los sitios después de que finalice el período de retención:
   • Para borrar solo los sitios que los usuarios eliminaron, elige la primera opción.
   • Para borrar definitivamente todos los sitios, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente tanto los sitios borrados como los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios. Advertencia: La retención específica de Sites está activada de forma predeterminada. Cuando creas una regla de Sites, Vault permite que Sites borre definitivamente los datos que superen la duración de la retención. Estos datos pueden incluir sitios que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.
6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

Cómo activar o desactivar las reglas de retención dedicadas para Sites

Los datos de Sites se conservan según las reglas de retención de Sites hasta que cambies la configuración de Vault para conservar los sitios según las reglas de retención de Drive.

Para elegir qué reglas se aplican a los sitios, sigue estos pasos:

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Configuración.
3. Junto a Sites, selecciona Conservado por la regla de Sites o Conservado por la regla de Drive.
4. Haz clic en Guardar.