Cómo retener datos de Google Meet con Vault

Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar por cuánto tiempo Google Vault retiene las grabaciones y los registros de Google Meet. Usa reglas de retención para establecer durante cuánto tiempo se conservan los datos de Meet y cuándo se borran, si es que se borran.

De forma predeterminada, los datos de Meet están sujetos a las reglas de retención de Google Drive porque los archivos se almacenan en Drive. Para administrar la retención de los datos de Meet por separado de otros elementos de Drive, puedes establecer reglas de retención específicas de Meet. Estas reglas no entrarán en vigencia hasta que habilites las reglas de retención de Meet en la configuración de retención de Vault.

Para conservar los datos que coinciden con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Información importante sobre Meet y la retención

Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos enfáticamente que leas sobre cómo funciona la retención y revises los datos de Meet compatibles con Vault.

Cómo establecer una regla de retención personalizada para Meet

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Reglas personalizadas Crear.
3. En el servicio, selecciona Meet y, luego, haz clic en Continuar.
4. Elige una entidad:
   • Unidad organizativa: Aplica la regla a una unidad organizativa específica:
     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
     2. (Opcional) Para aplicar la regla a las unidades compartidas de las que son miembros las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita Incluir resultados de unidades compartidas.
   • Todas las unidades compartidas: Aplica la regla a todas las unidades compartidas de tu organización.
   • Unidades compartidas específicas: Aplica la regla a una unidad compartida con una cuenta específica.
     1. Haz clic en Agregar unidades compartidas.
     2. Ingresa una o más cuentas y haz clic en Buscar.
     3. Selecciona una o más unidades compartidas.
     4. Haz clic en Agregar.
5. Haz clic en Continuar.
6. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para borrar los archivos después de un período determinado, haz lo siguiente:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, de 1 a 36,500.
     3. Selecciona cuándo debe comenzar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención en función de una condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza con el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué se debe hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se vacíen de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan conservarlos. Para borrar solo los archivos que ya se vaciaron de la Papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Borrar definitivamente todos los elementos, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente, en las unidades de Drive de los usuarios: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los elementos de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que borre elementos que los usuarios esperan conservar. Para borrar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.

7. Si estableces una duración, elige qué se debe hacer con los datos después de que finalice el período de retención:

   • Para borrar solo los datos que eliminaron los usuarios, elige la primera opción.

   • Para borrar todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar tanto los datos eliminados como los datos de las unidades de Drive de los usuarios.

     Advertencia: Si habilitaste las reglas exclusivas de Meet, Vault permite de inmediato que Meet borre los datos que superen la duración de la retención cuando creas una regla. Estos archivos pueden incluir datos que los usuarios esperan conservar. No pases al siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

8. Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Cómo establecer la regla de retención predeterminada para Meet

Cuando está activada, la regla de retención predeterminada de Meet se aplica a todos los datos de Meet que no estén cubiertos por una regla personalizada o una conservación, incluidas las grabaciones en Mi unidad y en unidades compartidas.

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas de retención predeterminadas.
3. Haz clic en Meet .
4. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para borrar los archivos después de un período determinado, haz lo siguiente:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, de 1 a 36,500.
     3. Selecciona cuándo debe comenzar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención en función de una condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza con el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué se debe hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se vacíen de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan conservarlos. Para borrar solo los archivos que ya se vaciaron de la Papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Borrar definitivamente todos los elementos, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente, en las unidades de Drive de los usuarios: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los elementos de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que borre elementos que los usuarios esperan conservar. Para borrar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.

5. Si estableces una duración, elige qué se debe hacer con los datos después de que finalice el período de retención:

   • Para borrar solo los datos que eliminaron los usuarios, elige la primera opción.

   • Para borrar todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar tanto los datos eliminados como los datos de las unidades de Drive de los usuarios.

     Advertencia: Si habilitaste las reglas exclusivas de Meet, Vault permite de inmediato que Meet borre los datos que superen la duración de la retención cuando guardas la regla. Estos datos pueden incluir archivos que los usuarios esperan conservar. No pases al siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

   Nota: Las conversaciones de Meet que usan el chat continuo se consideran espacios de Chat y están sujetas a las políticas de Chat. Para obtener más información, consulta Cómo retener mensajes de Google Chat con Vault.

(Opcional) Cómo habilitar las reglas de retención exclusivas para Meet

Las grabaciones de Meet se retienen según las reglas de retención de Drive hasta que cambies la configuración de Vault y habilites las reglas de retención de Meet.

Para aplicar las reglas de retención de Meet a las grabaciones de Meet y a los registros asociados en lugar de las reglas de retención de Drive, haz lo siguiente:

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Configuración.
3. Junto a Meet, selecciona Retenido por una regla de Meet.
4. Haz clic en Guardar.