Cómo retener datos de Google Sites con Vault

Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar por cuánto tiempo se conservan los datos de Google Sites. Usa reglas de retención para establecer durante cuánto tiempo se conservan los sitios y cuándo se borran, si es que se borran. De forma predeterminada, los sitios se conservan según las reglas de retención específicas de Sites. Para conservar los sitios de la misma manera que otros archivos en Drive, puedes desactivar las reglas de Sites. Luego, los sitios se retienen según las reglas de retención de Drive porque se almacenan en Drive.

Para conservar los datos que coinciden con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

Información importante sobre Sites y la retención

Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas sobre cómo funciona la retención y revises los tipos de datos admitidos para Sites.

Cómo establecer una regla de retención personalizada para Sites

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Reglas personalizadas Crear.
3. En el servicio, selecciona Sites y, luego, haz clic en Continuar.
4. Elige una entidad:
   • Unidad organizativa: Aplica la regla a una unidad organizativa específica:
     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
     2. (Opcional) Para aplicar la regla a las unidades compartidas de las que son miembros las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita Incluir resultados de unidades compartidas.
   • Todas las unidades compartidas: Aplica la regla a todas las unidades compartidas de tu organización.
   • Unidades compartidas específicas: Aplica la regla a una unidad compartida con una cuenta específica.
     1. Haz clic en Agregar unidades compartidas.
     2. Ingresa una o más cuentas y haz clic en Buscar.
     3. Selecciona una o más unidades compartidas.
     4. Haga clic en Agregar.
5. Haz clic en Continuar.
6. Elige cuánto tiempo quieres conservar los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para purgar archivos después de un período determinado, haz lo siguiente:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, entre 1 y 36,500.
     3. Selecciona cuándo debe comenzar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención según una condición de campo de fecha de etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se vacíen de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Elige esta opción para borrar definitivamente solo los archivos que ya se hayan vaciado de la papelera de los usuarios.
        • Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de Drive de los usuarios, incluidos aquellos que no se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los elementos de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Elige esta opción para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado.

7. Si estableces una duración, elige qué hacer con los sitios después de que finalice el período de retención:

   • Para borrar definitivamente solo los sitios que los usuarios eliminaron de forma permanente, elige la primera opción.

   • Para borrar definitivamente todos los sitios, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente tanto los sitios borrados como los que aún se encuentran en las unidades de los usuarios.

     Advertencia: La retención específica de sitios está activada de forma predeterminada. Cuando creas una regla de Sites, Vault permite de inmediato que Sites borre definitivamente los datos que superen la duración de retención. Estos datos pueden incluir sitios que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

8. Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Cómo establecer la regla de retención predeterminada para Sites

Cuando está activada, la regla de retención predeterminada de Sites se aplica a todos los sitios que no están cubiertos por una regla personalizada o una suspensión, incluidos los sitios en Mi unidad y en unidades compartidas.

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas de retención predeterminadas.
3. Haz clic en Sitios .
4. Elige cuánto tiempo quieres conservar los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para purgar archivos después de un período determinado, haz lo siguiente:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, entre 1 y 36,500.
     3. Selecciona cuándo debe comenzar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención según una condición de campo de fecha de etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se vacíen de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Elige esta opción para borrar definitivamente solo los archivos que ya se hayan vaciado de la papelera de los usuarios.
        • Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de Drive de los usuarios, incluidos aquellos que no se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los elementos de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Elige esta opción para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado.

5. Si estableces una duración, elige qué hacer con los sitios después de que finalice el período de retención:

   • Para borrar definitivamente solo los sitios que los usuarios hayan borrado, elige la primera opción.

   • Para borrar definitivamente todos los sitios, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente tanto los sitios borrados como los sitios en las unidades de los usuarios.

     Advertencia: La retención específica de sitios está activada de forma predeterminada. Cuando creas una regla de Sites, Vault permite de inmediato que Sites borre definitivamente los datos que superen la duración de retención. Estos datos pueden incluir sitios que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

Cómo activar o desactivar las reglas de retención exclusivas para Sites

Los datos de Sites se conservan según las reglas de retención de Sites hasta que cambias la configuración de Vault para que los sitios se conserven según las reglas de retención de Drive.

Para elegir qué reglas se aplican a los sitios, sigue estos pasos:

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación Configuración.
3. Junto a Sitios, selecciona Retenido por la regla de Sites o Retenido por la regla de Drive.
4. Haz clic en Guardar.