เก็บรักษาข้อมูล Google Voice ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อมูล Google Voice for Google Workspace ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ และจะลบข้อความดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้าง กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้าง กฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษาของ Google Voice

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เรา ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบ ข้อมูลใน Voice ที่รองรับในห้องนิรภัย

ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับข้อมูล Voice

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา กฎที่กำหนดเอง สร้าง
3. เลือกบริการ Voice แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกหน่วยขององค์กรที่จะใช้กฎ คลิกช่องและคลิกหน่วยขององค์กรที่ต้องการ
5. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้กฎกับข้อมูล Voice บางประเภทเท่านั้น ให้ยกเลิกการเลือกช่องสำหรับประเภทข้อมูลที่ต้องการยกเว้น
6. คลิกต่อไป
7. เลือกระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ โดยทำดังนี้
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะเวลาที่กำหนด ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา แล้วป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 วัน

8. หากกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลหลังจากระยะเวลาเก็บรักษาสิ้นสุดลง

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดออกถาวร รวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2

9. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาไว้ ให้เลือกช่องยืนยันแล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับข้อมูล Voice

กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับข้อมูลห้องนิรภัยที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิก Voice
4. เลือกระยะเวลาที่จะเก็บข้อมูลไว้ โดยทำดังนี้
   • หากต้องการเก็บข้อมูลที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อมูลหลังจากผ่านไประยะเวลาที่กำหนด ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา แล้วป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 วัน
5. หากกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลหลังจากระยะเวลาเก็บรักษาสิ้นสุดลง
   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดออกถาวร รวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2

7. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับ เพื่อบันทึกกฎ