В рамках плана управления информацией вашей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений в группах. Используйте правила хранения, чтобы установить, как долго хранить сообщения и когда их удалять, если это необходимо.
Чтобы хранить данные, соответствующие определенным условиям, в течение заданного времени, создайте пользовательское правило хранения . Чтобы хранить все служебные данные для всех лицензированных учетных записей в течение заданного времени, создайте правило хранения по умолчанию .
Важная информация о группах и удержании пользователей.
Прежде чем устанавливать правила хранения, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с принципами работы системы хранения и просмотреть список сообщений Google Groups, поддерживаемых в Vault .
Какие данные можно сохранить?
Сохраняемые данные:
- Сообщения и вложения в группах, отправляемые при включенной истории переписки.
Данные, которые не сохраняются:
- Сообщения в группах отправляются, когда история переписки отключена.
- Сообщения, ожидающие одобрения в модерируемых группах.
- Связанные файлы
- Сообщения в удалённых группах
Сообщения в группах удаляются при удалении группы.
Настройте пользовательское правило хранения для групп.
- Войдите на vault.google.com .
- Удержание кликов
Пользовательские правила Создавать . - Для доступа к услуге выберите «Группы» , а затем нажмите «Продолжить» .
- Выберите группы, к которым применяется это правило:
- Конкретные группы — Введите адреса электронной почты одной или нескольких групп.
- Все группы — Примените это правило ко всем группам в вашей организации.
- Нажмите «Продолжить» .
- (Необязательно) Выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы на них распространялось это правило:
- Введите значения даты отправки . Если вы укажете только начальную дату, правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после этой даты. Если вы укажете только конечную дату, правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным до этой даты.
- Введите все термины , которым должны соответствовать сообщения. Вы можете использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных символов (*).
- Выберите, как долго будут храниться сообщения:
- Чтобы сообщения, подпадающие под действие этого правила, сохранялись навсегда, выберите «Бессрочно» .
- Чтобы удалять сообщения по истечении заданного времени, выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500.
Если вы установили период хранения, выберите, что делать с сообщениями по истечении этого периода:
- Чтобы удалить только уже удалённые сообщения, выберите первый вариант.
- Чтобы удалить все сообщения, включая те, которые не были удалены, выберите второй вариант.
Нажмите «Создать» . Если вы установили период хранения, поставьте галочку в поле подтверждения и нажмите «Принять» .
Установите правило хранения по умолчанию для групп.
Правило хранения по умолчанию применяется к сообщениям в группах, на которые не распространяется пользовательское правило или блокировка.
- Войдите на vault.google.com .
- Нажмите «Сохранение» . Откроется список правил по умолчанию.
- Группы кликов
. - Выберите, как долго будут храниться сообщения:
- Чтобы сообщения, подпадающие под действие этого правила, сохранялись навсегда, выберите «Бессрочно» .
- Чтобы удалять сообщения по истечении заданного времени, выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500.
Если вы установили период хранения, выберите, что делать с сообщениями по истечении этого периода:
- Чтобы удалить только уже удалённые сообщения, выберите первый вариант.
- Чтобы удалить все сообщения, включая те, которые не были удалены, выберите второй вариант.
Нажмите «Сохранить» . Vault запросит подтверждение того, что вы понимаете последствия применения правила. Отметьте галочками нужные поля и нажмите «Принять», чтобы сохранить правило.