Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar durante cuánto tiempo se conservan los mensajes en Grupos. Usa las reglas de retención para establecer durante cuánto tiempo se conservan los mensajes y cuándo se borran, si es que se borran alguna vez.
Para conservar los datos que cumplen con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos del servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.
Información importante sobre Grupos y la retención
Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos enfáticamente que leas sobre cómo funciona la retención y revises los mensajes de Grupos de Google compatibles con Vault.
Qué datos se pueden retener
Datos que se retienen:
- Mensajes y sus archivos adjuntos en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está activado
Datos que no se retienen:
- Mensajes en grupos enviados cuando el historial de conversaciones está desactivado
- Mensajes que esperan aprobación en grupos moderados
- Archivos vinculados
- Mensajes en grupos borrados
Los mensajes de Grupos se borran cuando se borra el grupo.
Cómo establecer una regla de retención personalizada para Grupos
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención
Reglas personalizadas
Crear. - En el servicio, selecciona Grupos y, luego, haz clic en Continuar.
- Elige a qué grupos se aplica la regla:
- Grupos específicos: Ingresa las direcciones de correo electrónico de uno o más grupos.
- Todos los grupos: Aplica la regla a todos los grupos de tu organización.
- Haz clic en Continuar.
- (Opcional) Elige las condiciones que se deben cumplir para que los mensajes estén cubiertos por esta regla:
- Ingresa los valores de Fecha de envío. Si solo especificas una fecha de inicio, la regla se aplica a todos los mensajes enviados después de esa fecha. Si solo especificas una fecha de finalización, la regla se aplica a todos los mensajes enviados antes de esa fecha.
- Ingresa los términos que deben coincidir con los mensajes. Puedes usar todos los operadores de búsqueda compatibles, excepto los comodines (*).
- Elige durante cuánto tiempo se conservan los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes cubiertos por esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar los mensajes después de un período determinado, elige Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
Si estableces un período de retención, elige qué se debe hacer con los mensajes cuando finalice:
- Para borrar definitivamente solo los mensajes que ya se eliminaron, elige la primera opción.
- Para borrar definitivamente todos los mensajes, incluidos los que no se eliminaron, elige la segunda opción.
Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.
Cómo establecer la regla de retención predeterminada para Grupos
La regla de retención predeterminada se aplica a los mensajes de Grupos que no están cubiertos por una regla personalizada o una conservación.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
- Haz clic en Grupos
. - Elige durante cuánto tiempo se conservan los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
- Para descartar los mensajes después de un período determinado, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500.
Si estableces un período de retención, elige qué se debe hacer con los mensajes cuando finalice:
- Para borrar definitivamente solo los mensajes que ya se eliminaron, elige la primera opción.
- Para borrar definitivamente todos los mensajes, incluidos los que no se eliminaron, elige la segunda opción.
Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.