Conserver les messages Groupes avec Vault

Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des messages dans Google Groupes. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.

Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut.

Informations importantes concernant Groupes et la conservation

Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des messages Google Groupes compatibles dans Vault.

Définir une règle de conservation personnalisée pour Groupes

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation Règles personnalisées Créer.
3. Sélectionnez Groupes comme service, puis cliquez sur Continuer.
4. Choisissez les groupes auxquels la règle s'applique :
   • Groupes spécifiques : saisissez les adresses e-mail d'un ou de plusieurs groupes.
   • Tous les groupes : appliquez la règle à tous les groupes de votre organisation.
5. Cliquez sur Continuer.
6. (Facultatif) Choisissez les conditions à remplir pour que les messages soient soumis à cette règle :
   • Saisissez les valeurs correspondant à la date d'envoi. Si vous ne spécifiez qu'une date de début, la règle s'applique à tous les messages envoyés après cette date. Si vous ne spécifiez qu'une date de fin, la règle s'applique à tous les messages envoyés avant cette date.
   • Saisissez les termes devant apparaître dans les messages. Vous pouvez utiliser tous les opérateurs de recherche compatibles sauf les caractères génériques (*).
7. Choisissez la durée de conservation des messages :
   • Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
   • Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.

8. Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :

   • Pour ne supprimer définitivement que les messages déjà supprimés manuellement, choisissez la première option.
   • Pour supprimer définitivement tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez la deuxième option.

9. Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.

Définir une règle de conservation par défaut pour Groupes

La règle de conservation par défaut s'applique aux messages de Groupes qui ne sont soumis à aucune règle personnalisée ni obligation de conservation.

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
3. Cliquez sur Groupes .
4. Choisissez la durée de conservation des messages :
   • Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
   • Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.

5. Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :

   • Pour ne supprimer définitivement que les messages déjà supprimés manuellement, choisissez la première option.
   • Pour supprimer définitivement tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez la deuxième option.

6. Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.