Groepen-berichten bewaren met Vault

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang berichten in Groepen worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).

Als u gegevens wilt bewaren die aan specifieke voorwaarden voor een bepaalde tijd voldoen, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens van alle accounts met een licentie voor een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.

Belangrijke informatie over groepen en bewaren

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te controleren welke Google Groepen-berichten worden ondersteund in Vault.

Een aangepaste bewaarregel maken voor Groepen

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren Aangepaste regels Maken.
3. Selecteer Groepen als service en klik op Doorgaan.
4. Kies de groepen waarop de regel van toepassing is:
   • Specifieke groepen: Voer de e-mailadressen in van een of meer groepen.
   • Alle groepen: Pas de regel toe op alle groepen in uw organisatie.
5. Klik op Doorgaan.
6. (Optioneel) Kies aan welke voorwaarden berichten moeten voldoen om onder deze regel te vallen:
   • Voer waarden in bij Verzenddatum. Als u alleen een startdatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd na die datum. Als u alleen een einddatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd vóór die datum.
   • Voer eventuele termen in die moeten voorkomen in berichten. U kunt alle ondersteunde zoekoperators gebruiken, behalve jokertekens (*).
7. Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
   • Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.

8. Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:

   • Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de 2e optie.

9. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.

De standaard bewaarregel instellen voor Groepen

De standaard bewaarregel geldt voor berichten in Groepen die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
3. Klik op Groepen .
4. Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
   • Selecteer Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.

5. Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:

   • Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de 2e optie.

6. Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.