Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoe lang berichten in groepen worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoe lang berichten bewaard moeten blijven en wanneer ze eventueel verwijderd moeten worden.
Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.
Belangrijke informatie over groepen en retentie
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u ten zeerste aan om te lezen hoe het bewaren van berichten werkt en de Google Groepen-berichten te bekijken die in Vault worden ondersteund .
Welke gegevens kunnen worden bewaard?
Bewaarde gegevens:
- Berichten en hun bijlagen in groepen verzonden wanneer de gespreksgeschiedenis is ingeschakeld.
Gegevens die niet worden bewaard:
- Berichten in groepen verzonden wanneer de gespreksgeschiedenis is uitgeschakeld
- Berichten die wachten op goedkeuring in gemodereerde groepen
- Gekoppelde bestanden
- Berichten in verwijderde groepen
Berichten in groepen worden verwijderd wanneer de groep wordt verwijderd.
Stel een aangepaste bewaarregel in voor groepen.
- Meld u aan bij vault.google.com .
- Klikbehoud
Aangepaste regels Creëren . - Selecteer voor de service ' Groepen' en klik vervolgens op 'Doorgaan' .
- Kies op welke groepen de regel van toepassing is:
- Specifieke groepen — Voer de e-mailadressen van een of meer groepen in.
- Alle groepen – Pas de regel toe op alle groepen binnen uw organisatie.
- Klik op Doorgaan .
- (Optioneel) Kies de voorwaarden waaraan berichten moeten voldoen om onder deze regel te vallen:
- Voer de verzenddatum in. Als u alleen een startdatum opgeeft, is de regel van toepassing op alle berichten die na die datum zijn verzonden. Als u alleen een einddatum opgeeft, is de regel van toepassing op alle berichten die vóór die datum zijn verzonden.
- Voer alle zoektermen in waaraan berichten moeten voldoen. U kunt alle ondersteunde zoekoperators gebruiken, behalve jokertekens (*).
- Kies hoe lang je berichten wilt bewaren:
- Om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren, kiest u 'Onbepaalde tijd' .
- Om berichten na een bepaalde tijd te verwijderen, kiest u 'Bewaarperiode' en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de berichten moet gebeuren wanneer de bewaartermijn afloopt:
- Om alleen berichten te verwijderen die al zijn gewist, kiest u de eerste optie.
- Om alle berichten te verwijderen, inclusief berichten die niet zijn gewist, kiest u de tweede optie.
Klik op 'Maken' . Als u een bewaartermijn instelt, vink dan het bevestigingsvakje aan en klik op 'Accepteren' .
Stel de standaard bewaarregel in voor groepen.
De standaard bewaarregel is van toepassing op berichten in groepen die niet onder een aangepaste regel of een bewaarplicht vallen.
- Meld u aan bij vault.google.com .
- Klik op Bewaren . De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klikgroepen
. - Kies hoe lang je berichten wilt bewaren:
- Om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
- Om berichten na een bepaalde tijd te verwijderen, selecteert u 'Bewaarperiode' en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de berichten moet gebeuren wanneer de bewaartermijn afloopt:
- Om alleen berichten te verwijderen die al zijn gewist, kiest u de eerste optie.
- Om alle berichten te verwijderen, inclusief berichten die niet zijn gewist, kiest u de tweede optie.
Klik op Opslaan . Vault vraagt je te bevestigen dat je de gevolgen van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.