做為貴機構資訊管理計畫的一環，您可以決定要將網路論壇中的訊息保留多久。只要使用保留規則，即可設定訊息的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。
如需保留符合特定條件的資料一段時間，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。
關於網路論壇和保留功能的重要資訊
我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的 Google 網路論壇訊息」，再著手設定資料保留規則。
可以保留的資料
系統會保留的資料：
- 啟用會話群組記錄功能後，群組中傳送的訊息及其附件
不保留的資料：
- 關閉會話群組記錄功能後，群組中傳送的訊息
- 開啟審核功能的群組中待審核的訊息
- 連結的檔案
- 遭到刪除群組中的訊息
如果刪除群組，網路論壇中的訊息也會一併刪除。
刪除群組後，群組中的訊息/郵件也會一併清除。即便遭刪除的群組受到訴訟保留或資料保留規則的約束，系統也會刪除群組中的訊息/郵件。帳戶在 Gmail 中透過訂閱群組收到的郵件並不會遭到刪除，並且適用於 Gmail 資料保留規則和訴訟保留。
設定網路論壇自訂保留規則
- 登入 vault.google.com。
- 依序點選「保留」
「自訂規則」「建立」。 - 在服務部分選取選取 [網路論壇]，然後按一下 [繼續]。
- 選擇要套用規則的群組：
- 特定群組：輸入一或多個群組的電子郵件地址。
- 所有群組：將規則套用至貴機構的所有群組。
- 按一下「繼續」。
- (選用) 選擇訊息要符合哪些條件才能套用這項規則：
- 輸入「傳送日期」的值。如果僅指定開始日期，系統將對該日期之後傳送的訊息套用規則。如果您僅指定結束日期，系統則會對該日期之前傳送的訊息套用規則。
- 輸入郵件必須包含的相符字詞。您可以使用所有支援的搜尋運算子 (萬用字元 (*) 除外)。
- 選擇訊息保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇「無限期」。
- 如要在一段時間後捨棄訊息，請選擇「保留期限」，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的訊息：
- 如果只要清除已刪除的郵件，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有郵件 (包括未刪除的郵件)，請選擇第二個選項。
按一下「建立」，如果您設定了保留期限，請勾選確認方塊並按一下「接受」。
設定網路論壇預設保留規則
只要是未套用自訂規則或訴訟保留的網路論壇訊息，就會套用預設保留規則。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
- 按一下「群組」圖示
。 - 選擇訊息保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選取「無限期」。
- 如要在一段時間後捨棄訊息，請選取「保留期限」，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的訊息：
- 如果只要清除已刪除的郵件，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有郵件 (包括未刪除的郵件)，請選擇第二個選項。
按一下「儲存」。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的影響。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。