Cómo guardar búsquedas en Vault

Para que las búsquedas repetidas en Vault sean más convenientes, puedes guardar una consulta de búsqueda para volver a ejecutarla más tarde. Las consultas guardadas son especialmente útiles cuando deseas encontrar los mismos datos o datos similares de forma repetida como parte de un proyecto de detección electrónica de datos de Google Workspace.

Una consulta guardada puede recuperar los mismos resultados o incluir datos agregados después de la última vez que ejecutaste la consulta. Por ejemplo, si tu búsqueda incluye una fecha de finalización, la búsqueda devolverá los mismos resultados que cuando la ejecutaste por primera vez. Si la búsqueda no incluye una fecha de finalización, se mostrarán los resultados originales más los datos nuevos que cumplan con los criterios de búsqueda.

Nota: Cuando guardas una búsqueda, Vault no conserva los datos que se muestran cuando se ejecuta la búsqueda. Para conservar los resultados de la búsqueda en su estado actual, expórtalos. Además, una búsqueda guardada solo está disponible en el asunto en el que se guardó. Si guardas una consulta guardada en un asunto, no podrás acceder a esa consulta guardada en otro asunto.

Cómo guardar una búsqueda

  1. Si aún no lo hiciste, crea tu búsqueda en Vault:
    1. Accede a vault.google.com.
    2. Haz clic en Asuntos.
    3. Si el asunto existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
      1. Haz clic en Crear.
      2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
      3. Haz clic en Crear.
    4. En la pestaña Search, selecciona un servicio y, luego, ingresa los parámetros de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo buscar un servicio y qué devuelve la búsqueda, revisa los pasos para los siguientes servicios: Gmail, Drive y Meet, Grupos, Google Chat, Voz.
  2. En la parte superior del panel de búsqueda, haz clic en Guardar.
  3. Ingresa un nombre descriptivo para la búsqueda y haz clic en Aceptar. La búsqueda guardada ahora está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al asunto.
  4. (Opcional) Si tú o tu equipo ejecutarán esta consulta guardada con frecuencia, puedes agregarla a tus favoritos en el navegador. También puedes copiar la URL de la búsqueda guardada para compartirla con tu equipo.

A continuación, aprende a realizar las siguientes acciones:

Ejecuta una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que deseas ejecutar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, haz clic en la búsqueda que deseas ejecutar. Si ya completaste algunos parámetros de búsqueda, haz clic en Reemplazar para permitir que Vault cargue la búsqueda guardada.
  5. Para ejecutar la búsqueda tal como está, haz clic en Buscar.

Cómo editar una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que deseas editar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, haz clic en la búsqueda que quieres editar. Si ya completaste algunos parámetros de búsqueda, haz clic en Reemplazar para permitir que Vault cargue la búsqueda guardada.
  5. Edita los parámetros de búsqueda según sea necesario. Los próximos pasos dependen de tu objetivo:
    1. Si deseas reemplazar la consulta guardada original por los parámetros editados, haz clic en Actualizar.
    2. Si quieres guardar la consulta editada como una nueva consulta guardada y mantener la original sin cambios, haz clic en Copiar y, luego, ingresa un nombre para la versión nueva.
    3. Si las ediciones son temporales y solo se usan para esta sesión, continúa con la búsqueda como de costumbre. Cuando termines, haz clic en Borrar para borrar todos los parámetros y comenzar una búsqueda nueva. Esta acción no borra ni quita la consulta guardada.

Borra una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que deseas borrar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, marca la casilla junto a la búsqueda que deseas borrar.
  5. Haz clic en Borrar.