使用保管箱搜尋 Gmail

Google 保管箱專供管理員和法務人員使用。Google Workspace 管理員必須先設定您的帳戶，您才能使用保管箱。我的管理員是誰？

您可以執行 Google Workspace 資料電子蒐證 (ediscovery) 專案，使用保管箱搜尋 Gmail 郵件、找出您關注的帳戶、檢閱和列印郵件內容，以及查看和下載附件。

如果貴機構將 Google Workspace 用戶端加密 (CSE) 功能與 Gmail 搭配使用，您就可以使用保管箱搜尋、下載及匯出用戶端加密 Gmail 郵件。

搜尋郵件/訊息前，建議您先參閱「保管箱支援的 Gmail 郵件」與「保管箱搜尋常見問題」。

系統會搜尋哪些資料？

在搜尋範圍內：

  • 郵件中前 1 MB 的文字和附件
  • 貴機構使用者以機密模式傳送的郵件
  • 外部寄件者以機密模式傳送的郵件標頭和主旨
  • 草稿 (包括捨棄的草稿和自動儲存的版本)
  • 用戶端加密電子郵件未加密的標頭和主旨

不在搜尋範圍內：

  • 外部寄件者以機密模式傳送的郵件內容
  • 連結的檔案
  • 電子郵件版面配置
  • 透過其他 Google 服務 (例如 Google 日曆或 Google 文件) 傳送的郵件；如開啟全方位郵件儲存空間，則包含在搜尋範圍內
  • 動態郵件中的動態內容
  • 用戶端加密電子郵件的已加密內文
詳情請參閱「支援的服務和資料類型」。

使用者的 Gmail 資料包含下列 3 種郵件草稿。您可以在搜尋結果和匯出內容中排除所有郵件草稿，或僅排除特定類型的草稿：

  • 如要排除所有草稿類型，請先勾選 [排除草稿] 方塊，再執行搜尋作業。預覽畫面中仍會包含郵件草稿的自動儲存版本，但匯出時不會含有這些內容。
  • 如要排除自動儲存的草稿，請在搜尋字詞中加入以下運算子：‑label:^r_ad。
  • 如要排除已捨棄的草稿及草稿的自動儲存版本，只包含未傳送的草稿，請在搜尋字詞中加入 ‑(label:^deleted AND label:drafts)。預覽畫面中仍會包含郵件草稿的自動儲存版本，但匯出時不會含有這些內容。

如何排除遭到隔離的郵件？

請在搜尋字詞中加入以下運算子：‑label:^admin_quarantine。

進一步瞭解管理員隔離區。

為什麼要搜尋未處理的資料？

為了確保取得與案件相關的所有資料，建議您搜尋未處理的資料。未處理的資料包括：

  • Gmail 仍在建立索引的郵件和附件內容。
  • 如果是大型郵件和附件，系統只會為前 1 MB 建立索引，超過 1 MB 的內容則屬於未處理的資料。
  • 無法轉換成文字和建立索引的附件。
如果您搜尋「所有資料」或「留存資料」，在輸入搜尋字詞時，保管箱就無法將字詞與未處理的資料進行比對。如要確保自己收集到的所有資料皆與搜尋字詞相符，您可以搜尋與帳戶或機構單位利益相關的未處理資料，然後匯出這些資料，再使用其他工具搜尋字詞。

關於用戶端加密電子郵件

保管箱可以對用戶端加密電子郵件執行資料保留和訴訟保留作業，就像處理其他檔案一樣。

  • 您可以預覽未加密的電子郵件中繼資料，例如主旨、寄件者和收件者。
  • 在搜尋預覽畫面中，電子郵件的加密內容會顯示為 smime.p7m 或 smime.p7s 附件。如要查看內容，請將內容匯出。 如要解密 mbox 格式的匯出內容，可以使用解密工具公用程式 (Beta 版)。如要以 PST 格式查看用戶端加密電子郵件，請將每位使用者的 p7m 檔案匯入 Microsoft Outlook。

進一步瞭解用戶端加密。

Gmail 郵件搜尋範例

尋找特定帳戶收發的郵件

您可以直接搜尋與特定使用者相關的郵件，不必存取對方的帳戶。開始搜尋時，請使用下列參數：

  • 針對來源資料，請選取 [所有資料]。
  • 針對實體，請選取「特定帳戶」並輸入使用者的電子郵件地址。
  • (選用) 使用以下字詞修正搜尋範圍：
    • 如要只尋找特定帳戶「寄出」的郵件，請輸入 from:email_address。
    • 如要只尋找特定帳戶「收到」的郵件，請輸入 to:email_address。這項搜尋作業會鎖定郵件的收件者、副本和密件副本欄位，傳回這些欄位包含指定帳戶的電子郵件，但不會傳回寄給該帳戶所訂閱群組的電子郵件。

尋找特定帳戶間傳送的郵件

您可以搜尋特定使用者之間傳送的郵件。下方列舉的是 2 位使用者的例子，您也可以加入更多帳戶。開始搜尋時，請使用下列參數：

  • 針對來源資料，請選取 [所有資料]。
  • 針對實體，請選取「特定帳戶」並輸入其中一位使用者的電子郵件地址。您不需要在這裡輸入兩個電子郵件地址。
  • 使用以下字詞修正搜尋範圍：
    • 如要找出 2 個帳戶之間傳送的郵件，也就是寄件者和收件者分別是這 2 個帳戶的郵件，請輸入 from:(email_address_1 OR email_address_2) AND to:(email_address_1 OR email_address_2)。
    • 如要尋找從其中一個帳戶傳送至另一個帳戶的郵件，請輸入 from:sender_email_address AND to:receiver_email_address。注意：如果目標使用者有多個帳戶，請務必按照上例輸入對方所有的帳戶，這樣才能比對出所有相關電子郵件。

尋找特定外部網域收發的郵件

您可以查看哪些帳戶曾寄郵件給其他公司的使用者，或是曾收到其他公司使用者寄出的郵件。開始搜尋時，請使用下列參數：

  • 針對來源資料，請選取 [所有資料]。
  • 針對實體，請選取「所有帳戶」。
  • 使用以下字詞修正搜尋範圍：
    • 如要尋找傳送給其他公司使用者的郵件，請輸入 to:*@example.com。這項搜尋作業會鎖定郵件的收件者、副本和密件副本欄位，傳回這些欄位包含指定網域的電子郵件。
    • 如要尋找其他公司任何使用者寄給貴機構使用者的郵件，請輸入 from:*@example.com。

尋找傳送至群組的郵件

您使用 Gmail 搜尋功能尋找 Google 網路論壇群組郵件時，無法將群組電子郵件地址指定為要搜尋的帳戶。請改用下列參數：

  • 針對實體，請選取「所有帳戶」。
  • 在字詞部分輸入 from:group_address。舉例來說，如要尋找傳送至 sales@solarmora.com 群組的郵件，請輸入 from:sales@solarmora.com。

注意：如果採用此方法，系統只會在有一或多位使用者已訂閱該群組的情況下傳回郵件，這些使用者會收到活動摘要或摘要電子郵件，且仍可透過保管箱存取郵件 (不會遭到刪除及清除)。

尋找含有特定字詞或檔案附件的郵件

您可以查看哪些帳戶曾寄出或收到含有特定字詞、詞組或附件的郵件。開始搜尋時，請使用下列參數：

  • 針對來源資料，請選取 [所有資料]。
  • 針對實體，請選取「所有帳戶」。
  • 使用以下字詞修正搜尋範圍：
    • 如要尋找含有特定字詞的郵件，請輸入 word。如果您輸入多個字詞，搜尋功能只會傳回包含所有字詞的郵件。保管箱會搜尋郵件內文和所有附件的開頭約　1　MB　的內容。您無法限定只搜尋附件文字或郵件內文。
    • 如要尋找含有特定詞組的郵件，請在字詞前後加上雙引號，例如 "project alpha"。搜尋時系統不會區分大小寫，因此包含 Project Alpha、Project alpha、project Alpha 或 project alpha 的訊息都會傳回。
    • 如要尋找有附件的郵件，請輸入 has:attachment。如要尋找附件檔名有特定關鍵字的郵件，請輸入 filename:word。

搜尋 Gmail 郵件

  1. 登入 vault.google.com。
  2. 按一下「案件」。您將在「案件」中搜尋資料，「案件」是保管箱專案的工作區，可將相關的訴訟保留、搜尋及匯出項目分為同一組。案件不會限制可搜尋的資料類型，也就是說，只要是您有權存取的資料，都可以透過案件來搜尋。

  3. 如果您要執行搜尋查詢的案件已存在，請點開所需案件。否則請建立案件：

    1. 按一下 [建立]。
    2. 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
    3. 按一下 [建立]。

    系統會開啟「搜尋」分頁。

  4. 將服務選為「Gmail」。

  5. 選取要搜尋的來源資料：

    • 所有資料：搜尋機構中的所有訊息。
    • 留存資料：僅搜尋套用訴訟保留的案件訊息。
    • 未處理的資料：僅搜尋 Gmail 仍在處理中或無法建立索引的郵件。詳情請參閱本頁的「為什麼要搜尋未處理的資料？」一節。

  6. 選取要搜尋的實體：

    • 所有帳戶：搜尋貴機構的所有帳戶。
    • 特定帳戶：最多可輸入 500 個帳戶電子郵件地址。保管箱會搜尋指定帳戶的寄件者和收件者地址。如要依標頭、寄件者或收件者地址進行搜尋，請在「字詞」欄位中輸入查詢字詞。
    • 組織單位：搜尋特定組織單位中的帳戶。如果您選擇的組織單位含有子組織單位，那麼子組織單位中的帳戶也會納入搜尋範圍。

  7. (選用) 選取時區。

  8. (選用) 輸入「傳送日期」範圍。

    • 如果輸入開始日期，保管箱會傳回自該日期起傳送的所有訊息。
    • 如果輸入結束日期，保管箱會傳回截至該日期為止傳送的所有訊息。

  9. (選用) 在「字詞」欄位中輸入一或多個搜尋字詞：

    • 如要搜尋訊息中的一或多個關鍵字，請以半形空格分開輸入字詞，例如：project goals。
    • 如要搜尋詞組，請在字詞前後加上雙引號，例如 "project goals"。注意：搜尋功能會忽略雙引號中的詞組大小寫和標點符號。
    • 如要依帳戶、日期、訊息屬性或主旨進行搜尋，請使用搜尋運算子。

    搜尋字詞不得超過 2,000 個字元。

  10. (選用) 如要將草稿訊息排除在搜尋範圍外，請開啟「排除電子郵件草稿」。如果關閉這個選項，保管箱會傳回所有符合查詢條件的草稿訊息，包括自動儲存的草稿。

  11. (選用) 如果您只要搜尋用戶端加密郵件，或是將用戶端加密郵件排除在搜尋範圍之外，請按一下「用戶端加密狀態」下方的「進階選項」接下來，然後選取「用戶端加密」。注意：您必須先啟用 Google Workspace 用戶端加密功能，才能使用這個選項。

  12. 點選以下其中一個選項：

    • 搜尋：執行搜尋作業，然後傳回符合查詢條件的訊息清單。
    • 計數：計算符合查詢條件的訊息數量，以及含有相符訊息的帳戶數量。如要下載查詢計數資料的 CSV 檔案，請點選「下載相符的帳戶」。進一步瞭解如何評估查詢範圍。
    • 匯出：直接匯出搜尋結果，略過搜尋結果預覽畫面。進一步瞭解匯出作業

  13. 搜尋、計數或匯出作業完成後，您可以執行下列操作：

    • 如要編輯搜尋內容，請按一下 [展開]。
    • 如要開啟訊息和其會話串的預覽畫面，請按一下訊息。
    • 如要匯出搜尋結果，請按一下「匯出」。瞭解詳情
    • 如要儲存查詢，請按一下「儲存」。瞭解詳情
    • 如要清除所有欄位並重新開始搜尋，請按一下「清除」。

預覽搜尋結果中的訊息

執行搜尋後，您可以檢閱及列印符合查詢條件的訊息，也可以查看及下載附件。

  1. 在搜尋結果清單中點選所需訊息。會話串中的訊息清單會隨即開啟，然後自動顯示會話串中最新訊息的內容。
    • 標有 的訊息表示含有一或多個附件。按一下訊息即可下載或查看附件。
    • 標有 的郵件會以 Gmail 機密模式傳送。您可以在預覽及列印這些訊息時隱藏/顯示訊息內容。瞭解詳情
    • 標有 的郵件為用戶端加密電子郵件。
    • 如果會話串較長，預覽畫面就只會顯示最近 100 則訊息。但請放心，匯出的搜尋結果會包含所有符合您查詢條件的訊息，包括預覽畫面中未顯示的訊息。
  2. 如要顯示個別訊息的內容，請點選該訊息。如要顯示會話串中的所有訊息內容，請按一下「全部展開」圖示 。
  3. 如要查看訊息和所有標頭內容，請按一下 [原始內容]。
  4. 如要列印個別訊息，請按一下 [列印]。如要列印會話串中的所有訊息，請按一下「列印會話串」圖示 。

匯出用戶端加密電子郵件

搜尋用戶端加密電子郵件後，您可以匯出並下載這些資料的副本，以供進一步分析。如要解密 mbox 郵件，請使用解密工具公用程式 (Beta 版)。

如果加密郵件含有 Google 雲端硬碟檔案的連結，即使您為匯出作業開啟「匯出已連結的雲端硬碟檔案」設定，保管箱也無法匯出已連結的檔案。保管箱無法存取加密郵件的內容。

如要匯出資料，您必須具備「管理案件」、「管理搜尋作業」和「管理匯出作業」權限。

  1. 按一下 [匯出]。
  2. 輸入匯出項目名稱。

  3. 如果貴機構設有資料區域政策，請選取要存放匯出項目的資料區域。

    進一步瞭解保管箱匯出作業和資料地區。

  4. 選擇下載檔案格式。

  5. 按一下「匯出」。