Effectuer des recherches dans Google Drive, Meet et Sites à partir de Vault

Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?

Dans le cadre de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, vous pouvez utiliser Google Vault pour rechercher des éléments dans Google Drive, y compris des Drive partagés, des enregistrements Google Meet et des sites créés dans la nouvelle version de Google Sites. Vos recherches peuvent porter sur les titres et le contenu des fichiers compatibles. Vous pouvez également prévisualiser des éléments et exporter les résultats de votre recherche.

Avant d'effectuer des recherches, nous vous recommandons de vérifier les types de fichiers compatibles pour Drive, Meet et Sites, et de consulter les Questions fréquentes sur la recherche dans Vault.

Quelles données sont concernées par la recherche ?

Inclus dans la recherche :

  • Texte inclus dans l'index de recherche et métadonnées des fichiers dans Drive et les Drive partagés des utilisateurs
  • Fichiers externes partagés avec vos utilisateurs

Exclu de la recherche :

  • Contenu chiffré
  • Fichiers associés
  • Mises en page d'e-mail
  • Contenu des fichiers vidéo, audio, image, ZIP ou binaires
  • Vidéos synchronisées automatiquement à partir du compte Google Currents d'un utilisateur

Contenu et métadonnées inclus dans l'index de recherche

Pour chaque élément, vous pouvez rechercher le titre, le propriétaire, la date de la dernière modification et d'autres métadonnées.

Pour les types de fichiers compatibles, vous pouvez rechercher des mots et des expressions dans le contenu des fichiers. Google indexe les 100 premières pages des fichiers texte, et les 10 premières pages de texte des fichiers PDF composés d'images.

Vous pouvez rechercher du texte dans les types de fichiers suivants :

Pour en savoir plus, consultez Types de données et services compatibles (sections concernant Drive, Meet et Sites).

Comment effectuer une recherche par compte, unité organisationnelle ou Drive partagé ?

Les fichiers pris en compte dans une recherche Vault dépendent du type de recherche :

Type de recherche Fichiers recherchés
Comptes spécifiques
ou
Unité organisationnelle

La recherche Vault porte sur :

  • les fichiers appartenant au compte ;
  • les fichiers directement partagés avec le compte, y compris ceux appartenant à des utilisateurs extérieurs à votre organisation et ceux des Drive partagés ;
  • les fichiers se trouvant dans des dossiers directement partagés avec le compte, y compris les dossiers des Drive partagés ;
  • les fichiers partagés avec un groupe Google de moins de 200 membres, si le compte en était membre au moment où le groupe Google a été autorisé à accéder aux fichiers ainsi qu'au moment de la recherche ;
  • les fichiers partagés avec un groupe Google de plus de 200 membres dont le compte fait partie, si le compte a ouvert le fichier et n'a pas perdu l'accès à ce fichier par la suite ;
  • les fichiers partagés avec tous les comptes de l'organisation ou en mode public, et que le compte a ouverts ;
  • les fichiers partagés avec un groupe Google de 200 membres ou plus dont le compte fait partie, ou avec tous les membres de l'organisation, que le compte ait ouvert ou non le fichier, s'il a été partagé simultanément avec le compte directement ou avec un groupe Google de moins de 200 membres à un moment donné, et si le compte n'a pas perdu l'accès au fichier par la suite.

(Facultatif) Fichiers dans les Drive partagés

Vault recherche uniquement les fichiers directement partagés avec un compte ou les fichiers dans des dossiers partagés directement avec un compte. Les Drive partagés ne sont par ailleurs pas inclus, sauf si vous choisissez de les ajouter à votre recherche. Si vous incluez des Drive partagés dans une recherche (par compte ou par unité organisationnelle), Vault lance la recherche dans les Drive partagés auxquels appartient le compte recherché. Les fichiers partagés directement avec un utilisateur et qui se trouvent dans un Drive partagé dont il est membre ne sont pas inclus, sauf si la case Inclure les Drive partagés est cochée.
Drive partagés La recherche Vault porte sur tous les fichiers des Drive partagés sélectionnés inclus dans l'index de recherche.

Remarque : La recherche Vault n'inclut ni les dossiers ni les raccourcis Drive.

Rechercher des enregistrements Meet et les discussions, la participation, les questions/réponses, les journaux de sondages et les notes de réunion associés

  • Enregistrements : vous pouvez effectuer une recherche par titre ou par métadonnées de la réunion, telles que le propriétaire, l'ID de réunion et l'heure de début d'enregistrement. Si les sous-titres sont activés pour la réunion, Vault lance une recherche dans le contenu des sous-titres. Pour limiter votre recherche aux vidéos, vous pouvez utiliser le terme de recherche type:video.
  • Journaux de chat : enregistrés au format SBV. Ils contiennent des codes temporels de messages mentionnant l'heure de début d'enregistrement, les noms et prénoms des expéditeurs, et le texte des messages. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.
    Remarque : Les journaux Chat de réunion qui utilisent le chat en continu sont considérés comme des espaces Chat et sont soumis aux règles de Chat. Pour en savoir plus, consultez Conserver les messages Google Chat avec Vault.
  • Participation : enregistrée au format Google Sheets. Les journaux incluent le nom et l'adresse e-mail des participants à l'appel, et la durée de leur participation. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.
  • Journaux des questions/réponses et des sondages : enregistrés au format Sheets. Ces journaux contiennent les questions, les réponses et les participants. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.
  • Notes : enregistrées au format Google Docs et créées lorsque vous utilisez Prendre des notes de réunion dans Google Agenda. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans les notes et métadonnées, comme la date de création du fichier.

En savoir plus sur les enregistrements Meet

Comment rechercher des sites ?

Pour limiter vos résultats de recherche à la nouvelle version de Sites, saisissez le terme de recherche type:site. Pour exclure des sites, saisissez le terme de recherche -type:site ou NOT type:site.

Quels types de fichiers stockés dans Drive peuvent être prévisualisés avec Vault ?

Vous pouvez prévisualiser les types de fichiers suivants :

  • Fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings
  • Fichiers importés tels que les fichiers .docx, .pdf et .xlsx
  • Lorsque vous prévisualisez un site, vous pouvez également prévisualiser les liens externes, ainsi que les fichiers intégrés compatibles, comme les feuilles de calcul ou les documents intégrés, à condition de disposer du droit d'accès. Si vous ne disposez pas des droits d'accès, vous devez rechercher le fichier intégré directement.

Vous ne pouvez pas prévisualiser les fichiers chiffrés, les vidéos ni le contenu des fichiers ZIP.

Effectuer une recherche dans l'historique des révisions d'un fichier

Votre recherche ne peut porter que sur la version la plus récente d'un fichier. Cependant, vous pouvez saisir une date de version dans la recherche. Lorsque vous saisissez une date de version, Vault recherche la version actuelle du fichier, mais vous prévisualisez et exportez le contenu de la dernière version enregistrée avant 12:00 à la date spécifiée. Vous définissez le fuseau horaire dans la requête. Google Drive conserve les versions des fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings, Vids et Pics.

Les versions préliminaires des fichiers très volumineux, à l'exception de ceux soumis à une obligation de conservation, peuvent être fusionnées pour économiser de l'espace de stockage. Si vous faites une recherche dans Vault avec Drive, vous ne pouvez pas accéder aux versions préliminaires. C'est la version fusionnée disponible la plus ancienne que vous obtiendrez.

Certaines propriétés sont indiquées pour la version actuelle, quelle que soit la date de version spécifiée. Il s'agit par exemple du titre, des personnes avec lesquelles le document a été partagé, de la date de sa dernière modification, des approbateurs et de l'état d'approbation ainsi que d'autres données du fichier metadata.xml de Vault.

Les instantanés de version incluent les commentaires, sous réserve des critères suivants :

  • Les commentaires ouverts ne sont inclus que si votre organisation est autorisée à commenter ou modifier le document. Les commentaires ne sont pas inclus si vous avez seulement un accès en lecture.
  • Un commentaire ouvert unique, c'est-à-dire sans réponse, est inclus si : 1) il a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Les commentaires ne sont pas inclus dans les versions datant d'avant leur création.
  • Un fil de commentaires ouverts, c'est-à-dire comportant des réponses, est inclus dans son intégralité si : 1) le premier commentaire a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Par exemple, si un fil de commentaires comporte deux messages créés le 1er octobre et le 5 octobre, une recherche portant sur la date de version du 2 octobre contient les deux commentaires, même si celui du 5 octobre n'existait pas encore à ce moment-là.
  • Les commentaires modifiés sont inclus tels qu'ils existent actuellement, et non tels qu'ils apparaissaient au moment de la version.
  • Les commentaires résolus ou supprimés ne sont pas inclus dans une version, même s'ils étaient ouverts au moment de la version.

Puis-je effectuer une recherche dans l'unité organisationnelle racine de mon organisation ?

Non. Vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans l'unité organisationnelle racine. Sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou des comptes individuels. Vous pouvez rechercher dans Drive jusqu'à 5 000 comptes (comptes individuels ou membres d'unités organisationnelles).

La date et l'heure de création et de modification d'un fichier importé dépendent de la source du fichier

Lorsqu'un fichier est importé pour la première fois dans Google Drive, une date de création et une date de modification lui sont attribuées. Ces dates correspondent à la date de création ou de modification du fichier local, ou à la date d'importation, selon la manière dont le fichier a été ajouté à Drive.

Le tableau suivant indique la date et l'heure utilisées pour différentes sources :

  • Importation : le code temporel correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
  • Fichier local : le code temporel correspond au moment où le fichier d'origine a été créé ou modifié pour la dernière fois sur l'appareil ou le service source.

Remarque : Une fois le fichier importé dans Google Drive, la date de modification continuera de changer chaque fois que le fichier sera modifié.

Source du fichier (client) Heure de création Date et heure de modification
Application Web Importer

Avant le 8 avril 2020 :
importer

Après le 8 avril 2020 :
fichier local
Google Drive pour ordinateur Importation Fichier local
Sauvegarde et synchronisation Importation Fichier local
iOS Importation Importation
Android Importation Importation
Google Workspace Migrate Fichier local Fichier local
API Drive Peuvent être définies par l'appelant Peuvent être définies par l'appelant
  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges. Vous recherchez des données dans les litiges, qui sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Les litiges vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations. Ils ne restreignent pas vos recherches : quel que soit le litige, vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès.

  3. Si le litige où vous souhaitez exécuter la requête de recherche existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :

    1. Cliquez sur Créer.
    2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
    3. Cliquez sur Créer.

    L'onglet Rechercher s'ouvre.

  4. Pour le service, sélectionnez Drive.

  5. Sélectionnez les données source à rechercher :

    • Toutes les données : la recherche porte sur tous les messages de votre organisation.
    • Données conservées : la recherche porte uniquement sur les messages sous obligation de conservation pour le litige.

  6. Sélectionnez l'entité à rechercher :

    • Comptes spécifiques : saisissez jusqu'à 5 000 adresses e-mail de comptes.

    • Unité organisationnelle : lancez une recherche sur tous les comptes d'une unité organisationnelle donnée. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez une unité organisationnelle.

      Si vous choisissez une unité organisationnelle comportant des unités organisationnelles enfants, la recherche porte également sur les comptes des unités enfants. L'unité organisationnelle doit comporter moins de 5 000 membres, y compris les unités organisationnelles enfants.

    • Drive partagés : recherchez un ou plusieurs Drive partagés. Sélectionnez les Drive partagés, puis cliquez sur Ajouter. Si vous disposez de plusieurs Drive partagés et que la liste est paginée, votre sélection est conservée lorsque vous changez de page. Si vous cochez la case Tout sélectionner en haut de la liste, seule la page actuelle est sélectionnée. Vous pouvez également effectuer une recherche dans la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre ou du nom d'un Drive partagé.

      1. Pour filtrer la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre :
        1. Cliquez sur Rechercher en fonction de l'adresse e-mail des membres.
        2. Saisissez un ou plusieurs comptes.
        3. Cliquez sur Rechercher.

      2. Pour filtrer la liste en fonction du nom du Drive partagé (si votre organisation compte moins de 1 000 Drive partagés) :

        1. Cliquez sur Filtrer par nom, puis saisissez des lettres dans le nom du Drive partagé. Par exemple, pr correspond aux Drive partagés nommés "Projets de vente", "Projets marketing" et "Gestion de produits", mais pas "Réparations".

          La liste paginée est automatiquement mise à jour à mesure que vous ajoutez des lettres.

        2. Cochez la ou les cases correspondantes puis cliquez sur Entrée.

      3. Pour rechercher le Drive partagé par son nom (si votre organisation possède plus de 1 000 Drive partagés) :

        1. Cliquez sur Rechercher par nom de Drive partagé.
        2. Saisissez un ou plusieurs mots dans le nom du Drive partagé. Remarque : Les mots doivent être exacts et complets. Par exemple, marketing, projects correspond aux Drive partagés nommés "Projets marketing T4'22" et "Projets pour le marketing". Il ne correspond pas à un drive partagé nommé "Marketing project archive" (Archive du projet marketing), car "project" (projet) ne se termine pas par un "s". De même, ma ne correspond à aucun de ces Drives partagés, car il ne s'agit que d'une partie d'un mot, et non du mot complet.
        3. Cliquez sur Rechercher.

    • Sites : recherchez des sites par URL.

      1. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez l'URL d'au moins un site publié et, s'il y en a plusieurs, séparez-les par des virgules. Le format de l'URL doit être sites.google.com/domaine/nom-du-site. Remarque : Vous ne pouvez pas rechercher une URL de page, uniquement celle du site. Vous ne pouvez pas non plus rechercher les URL de sites partagés par des organisations externes.
      2. Cliquez sur Rechercher.
      3. Dans la liste de sites, sélectionnez ceux que vous souhaitez inclure dans votre recherche, puis cliquez sur Ajouter.

    • ID du document Drive : utilisez les ID des documents Drive pour exporter des fichiers depuis Drive.

  7. (Facultatif) Si vous recherchez par compte ou unité organisationnelle, vous pouvez choisir d'inclure certains éléments de Drive partagés.

    • Non inclus : excluez tous les éléments des Drive partagés.
    • Inclus uniquement si les documents sont partagés directement (et non en raison de l'appartenance à un Drive partagé) : incluez les éléments partagés avec le compte seulement si le compte n'est pas membre du Drive partagé.
    • Inclus : incluez les éléments des Drive partagés.
    Critères (fichier dans un Drive partagé) Dans les résultats avec une commande sélectionnée
    Partagé directement avec le compte Compte membre d'un Drive partagé Non inclus Inclus uniquement si les documents sont partagés directement (et non en raison de l'appartenance à un Drive partagé) Inclus
    ✖ ✖ Non Non Non
    ✔ ✖ Non Oui Oui
    ✖ ✔ Non Non Oui
    ✔ ✔ Non Non Oui

  8. (Facultatif) Sélectionnez un fuseau horaire.

  9. (Facultatif) Spécifiez une plage pour le champ Date de modification.

    • Si vous indiquez une date de début, Vault renvoie tous les éléments modifiés à compter de cette date.
    • Si vous indiquez une date de fin, Vault renvoie tous les éléments modifiés à cette date ou avant.

  10. (Facultatif) Dans le champ Termes, saisissez un ou plusieurs termes de recherche :

    • Pour rechercher un ou plusieurs mots clés dans le contenu, le titre ou les métadonnées, saisissez des mots séparés par des espaces. Par exemple, project goals.
    • Pour rechercher une expression, placez les mots entre guillemets. Par exemple, "project goals".
    • Pour effectuer une recherche par compte, partage, nom d'élément, type d'article ou date de modification, utilisez des opérateurs de recherche.

    Les termes de recherche ne doivent pas dépasser 2 000 caractères.

  11. (Facultatif) Pour récupérer les versions de fichiers créés dans Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings, Vids et Pics enregistrées à une date spécifique, saisissez une date de version. Pour en savoir plus, consultez la section sur l'historique des versions sur cette page.

    1. (Facultatif) Pour rechercher uniquement les fichiers chiffrés côté client ou les exclure de votre recherche, cliquez sur Options de recherche avancées et sélectionnez les fichiers à rechercher (par défaut, tous les fichiers). Remarque : Cette option n'est disponible que si le chiffrement côté client Google Workspace est activé.

  12. Cliquez sur l'une des options suivantes :

    • Rechercher : exécutez votre recherche et affichez la liste des éléments correspondant à votre requête.
    • Exporter : exportez directement les résultats de recherche sans prévisualiser les résultats. En savoir plus sur les exportations

  13. Une fois la recherche ou l'exportation terminée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

    • Pour modifier votre recherche, cliquez sur Développer.
    • Pour ouvrir l'aperçu d'un élément, cliquez sur celui-ci. Remarque : Dans la liste de résultats, une icône de chiffrement  apparaît à côté des fichiers chiffrés côté client.
    • Pour exporter vos résultats de recherche, cliquez sur Exporter. En savoir plus sur les exportations
    • Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. En savoir plus sur les requêtes enregistrées
    • Pour effacer tous les champs et commencer une nouvelle recherche, cliquez sur Effacer.

Utiliser des ID de document Drive pour exporter des fichiers depuis Drive

Si vous connaissez l'ID de document Drive d'un fichier Drive, vous pouvez l'utiliser pour exporter des fichiers depuis Drive. Pour trouver l'ID de document du fichier Drive, ouvrez-le dans votre navigateur pour afficher son URL. Les ID des documents Drive sont visibles dans les métadonnées d'exportation ou déterminés par l'URL du document.

Les limites suivantes s'appliquent :

  • Les aperçus ne sont pas pris en charge.
  • La recherche n'est pas disponible pour les exportations basées sur l'ID Drive.
  • Les ID de document chiffrés ne sont pas acceptés.
  • Les documents externes partagés depuis un domaine extérieur au vôtre ne sont pas exportés.
  • Seuls les super-administrateurs et les administrateurs des unités organisationnelles racines peuvent accéder à tous les fichiers d'exportation de liens hypertextes Drive. Les administrateurs des unités organisationnelles enfants ne peuvent télécharger que les fichiers des exportations de liens hypertextes Drive qu'ils ont créées.
  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges. Vous recherchez des données dans les litiges, qui sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Les litiges vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations. Ils ne restreignent pas vos recherches : quel que soit le litige, vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès.

  3. Si le litige où vous souhaitez exécuter la requête de recherche existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :

    1. Cliquez sur Créer.
    2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
    3. Cliquez sur Créer.

    L'onglet Rechercher s'ouvre.

  4. Pour le service, sélectionnez Drive.

  5. Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.

  6. Pour l'entité, sélectionnez ID du document Drive.

  7. Vous pouvez saisir jusqu'à 1 000 ID de document dans une liste d'éléments séparés par des virgules.

  8. Cliquez sur "Exporter".

Afficher les résultats de recherche

Après avoir effectué une recherche, vous pouvez consulter et télécharger les éléments obtenus.

Vous pouvez prévisualiser les fichiers Google tels que Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings et Vids, ainsi que d'autres types de fichiers courants (comme PDF, DOCX et XLSX). Vous ne pouvez pas prévisualiser les fichiers ZIP, binaires, vidéo ou chiffrés. Dans les fichiers Google, vous ne pouvez pas prévisualiser les commentaires, les suggestions de modifications ni l'historique des révisions.

Remarque : La fonction IMAGE de Google Sheets peut référencer une image par son URL, comme https://www.example.com/images/logo.jpg. Lorsque vous prévisualisez la feuille de calcul dans Vault, l'image est récupérée en temps réel depuis la source. Pour les images importées ou insérées dans la feuille de calcul, Vault stocke et affiche l'image disponible à la date spécifiée dans votre recherche.

  1. Pour prévisualiser un élément, cliquez dessus dans la liste des résultats.
    • Pour les types de fichiers compatibles, un aperçu de l'élément s'affiche.
    • Pour les types de fichiers non compatibles, Vault affiche une erreur, mais vous pouvez quand même télécharger l'élément.
  2. Pour télécharger un élément depuis l'aperçu, cliquez sur Plus  puis Télécharger.


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