Google Drive, Meet ve Sites'ta arama yapmak için Apps Kasası'nı kullanma

Google Apps Kasası, yöneticiler ve hukuk personelinin kullanımına yönelik bir araçtır. Apps Kasası'nı kullanabilmeniz için Google Workspace yöneticinizin hesabınızı oluşturması gerekir. Yöneticim kim?

Google Workspace verileriyle ilgili e-delil tespiti projeleriniz kapsamında; Google Drive'daki (ortak Drive'lar dahil), Google Meet kayıtlarındaki ve yeni Google Sites sitelerindeki öğeleri aramak için Google Apps Kasası'nı kullanabilirsiniz. Desteklenen dosya türlerinin başlıklarında ve içeriğinde arama yapabilirsiniz. Ayrıca öğeleri önizleyebilir ve arama sonuçlarınızı dışa aktarabilirsiniz.

Arama yapmadan önce Drive, Meet ve Sites için desteklenen veri türleri bölümü ile Apps Kasası'nda arama yapmayla ilgili SSS başlıklı makaleyi incelemenizi öneririz.

Hangi verilerde arama yapılır?

Arama yapılanlar:

  • Kullanıcıların Drive'larındaki ve ortak Drive'lardaki dosyaların aranabilir metin tabanlı içeriği ve meta verileri
  • Kullanıcılarınızla paylaşılan harici dosyalar

Arama yapılmayanlar:

  • Şifrelenmiş içerik
  • Bağlı dosyalar
  • E-posta düzenleri
  • Video, ses, resim veya ikili program dosyalarının içeriği
  • Kullanıcıların Google Currents hesabından otomatik olarak senkronize edilen videolar

Aranabilir içerik ve meta veriler

Tüm öğeler için başlık, sahip, son değiştirilme tarihi ve diğer meta verilerde arama yapabilirsiniz.

Desteklenen dosya türleri için dosyaların içeriğinde kelime ve kelime öbekleri arayabilirsiniz. Google, metin dosyalarının ilk 100 sayfasını, resim PDF'lerindeki metnin ise ilk 10 sayfasını dizine ekler.

Aşağıdaki dosya türlerinde metin araması yapabilirsiniz:

Daha fazla bilgi edinmek için Desteklenen hizmetler ve veri türleri (Drive, Meet ve Sites bölümleri) başlıklı makaleyi inceleyin.

Hesaba, kuruluş birimine veya ortak Drive'lara göre yapılan aramalar nasıl çalışır?

Apps Kasası'nın aradığı dosyalar arama türüne bağlıdır:

Arama türü Aranan dosyalar
Belirli hesaplar
veya
Kuruluş birimi

Apps Kasası aramaları:

  • Hesaba ait dosyalar
  • Doğrudan hesapla paylaşılan dosyalar (kuruluşunuzun dışındaki kullanıcılara ait dosyalar ve ortak Drive'lardaki dosyalar dahil)
  • Ortak Drive'lardaki klasörler dahil olmak üzere doğrudan hesapla paylaşılan klasörlerdeki dosyalar
  • 200'den az üyesi olan bir Google Grubu ile paylaşılan dosyalar (hesap, Google Grubu'na dosya erişimi verildiği sırada ve arama sırasında Google Grubu'nun üyesiyse)
  • Hesabın üyesi olduğu ve 200'den fazla üyesi olan bir Google Grubu ile paylaşılan dosyalar (hesap dosyayı açtıysa ve daha sonra dosyaya erişimi kaybetmediyse)
  • Kuruluştaki tüm kullanıcılarla veya herkese açık olarak paylaşılan ve hesap tarafından açılan dosyalar
  • Hesabın üyesi olduğu ve 200 veya daha fazla üyesi olan bir Google Grubu ile ya da kuruluş içindeki herkesle paylaşılan dosyalar (hesap dosyayı açmış olsun ya da olmasın) (dosya herhangi bir noktada hesapla doğrudan veya 200'den az üyesi olan bir Google Grubu ile eşzamanlı olarak paylaşıldıysa ve hesap daha sonra dosyaya erişimini kaybetmediyse)

(İsteğe bağlı) Ortak Drive'lardaki dosyalar

Apps Kasası yalnızca doğrudan bir hesapla paylaşılan dosyaları veya doğrudan bir hesapla paylaşılan klasörlerdeki dosyaları arar. Ortak Drive'lar, aramanıza eklemediğiniz sürece dahil edilmez. Bir aramaya ortak Drive'ları dahil ederseniz (hesaba veya kuruluş birimine göre arama yaptığınızda) Apps Kasası, aranan hesabın ait olduğu ortak Drive'ları arar. Ortak Drive'ları dahil et kutusu etkinleştirilmediği sürece, doğrudan bir kullanıcıyla paylaşılan ve kullanıcının üyesi olduğu ortak Drive'daki dosyalar dahil edilmez.
Ortak Drive'lar Apps Kasası, seçili ortak Drive'daki aranabilir tüm dosyaları arar.

Not: Apps Kasası aramasına klasörler veya Drive kısayolları dahil edilmez.

Meet kayıtları ve ilişkili sohbet, katılım, soru-cevap, anket günlükleri ve toplantı notlarında arama yapma

  • Kayıtlar: Toplantı adı ve meta verilere (ör. sahip, toplantı kimliği ve kayıt başlangıç zamanı) göre arama yapabilirsiniz. Toplantıda altyazılar etkinse Apps Kasası, altyazıların içeriğinde arama yapar. Aramanızı yalnızca videolarla sınırlamak için type:video arama terimini kullanabilirsiniz.
  • Chat günlükleri: SBV dosyası olarak kaydedilir. Chat günlükleri; kaydın başlangıç zamanı, gönderenlerin adı ve soyadı bilgileri ve mesaj metnine göre mesaj zaman damgaları içerir. Dosya adına, günlükteki metne ve dosyanın oluşturulma zamanı gibi meta verilere göre arama yapabilirsiniz.
    Not: Kesintisiz sohbetin kullanıldığı toplantı Chat günlükleri, Chat alanları olarak kabul edilir ve Chat politikalarına tabidir. Ayrıntılı bilgi için Apps Kasası'nı kullanarak Google Chat mesajlarını saklama başlıklı makaleyi inceleyin.
  • Katılım: Google E-Tablolar dosyası olarak kaydedilir. Günlükler; katılımcıların adlarını, e-posta adreslerini ve görüşmede bulundukları süreyi içerir. Dosya adına, günlükteki metne ve dosyanın oluşturulma zamanı gibi meta verilere göre arama yapabilirsiniz.
  • Soru-Cevap ve anket günlükleri: E-Tablolar dosyası olarak kaydedilir. Bu günlükler soruları, yanıtları ve katılımcıları içerir. Dosya adına, günlükteki metne ve dosyanın oluşturulma zamanı gibi meta verilere göre arama yapabilirsiniz.
  • Notlar: Google Dokümanlar dosyası olarak kaydedilir ve Google Takvim'de Toplantı notları al'ı kullandığınızda oluşturulur. Dosya adına, notlardaki metne ve dosyanın oluşturulma zamanı gibi meta verilere göre arama yapabilirsiniz.

Meet kayıtları hakkında daha fazla bilgi

Nasıl site araması yapabilirim?

Arama sonuçlarınızı yeni Sites'ta oluşturulan sitelerle sınırlamak için type:site arama terimini girin. Siteleri hariç tutmak için -type:site veya NOT type:site arama terimini girin.

Drive için Apps Kasası'nı kullanarak hangi türdeki dosyaların önizlemesini görebilirim?

Aşağıdaki dosya türlerini önizleyebilirsiniz:

  • Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Sites ve Çizimler ile oluşturulan dosyalar
  • .docx, .pdf ve .xlsx gibi yüklenmiş dosyalar
  • Bir odayı önizlerken harici bağlantıları da önizleyebilirsiniz. Önizlemenin desteklendiği yerleştirilmiş dosyaları (ör. yerleştirilmiş e-tablo veya dokümanlar) önizleyebilirsiniz ve söz konusu dosyalara erişim ayrıcalıklarına sahip olursunuz. Erişim ayrıcalıklarınız yoksa doğrudan yerleştirilmiş dosyayı aramanız gerekir.

Şifrelenmiş dosyaları, videoları veya ZIP dosyalarının içeriğini önizleyemezsiniz.

Bir dosyanın düzeltme geçmişinde arama yapma

Yalnızca dosyanın en yeni sürümünde arama yapabilirsiniz. Ancak, aramanın bir parçası olarak sürüm tarihi girebilirsiniz. Bir sürüm tarihi girdiğinizde Apps Kasası, dosyanın geçerli sürümünde arama yapar, ancak belirtilen tarihte saat 00:00'dan önce kaydedilen son sürümün içeriğini önizler ve dışa aktarırsınız. Sorguda saat dilimini belirlersiniz. Google Drive; Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Sites, Çizimler, Vids ve Pics ile oluşturulan dosyaların sürümlerini saklar.

Çok büyük boyutlu dosyaların ilk sürümleri (muhafazaya tabi olanlar hariç), depolama alanından tasarruf etmek için birleştirilebilir. Apps Kasası'nı arama yapmak için Drive'ı kullanırsanız ilk sürümlere erişemezsiniz. Bunun yerine, kullanılabilir en eski birleştirilmiş sürüme erişirsiniz.

Bazı özellikler, belirttiğiniz sürüm tarihi ne olursa olsun geçerli sürüm için raporlanır. Bu özellikler arasında dosya adı, dosyanın paylaşıldığı kullanıcılar, son değiştirilme zamanı, onaylayanlar, onay durumu ve Apps Kasası'nın metadata.xml dosyasındaki diğer veriler bulunur.

Sürüm anlık görüntüleri, aşağıdaki ölçütlere tabi olan yorumları içerir:

  • Açık yorumlar, yalnızca kuruluşunuzun dokümana yorum ekleme veya düzenleme erişimi varsa dahil edilir. Yalnızca görüntüleme erişiminiz varsa yorumlar dahil edilmez.
  • Açık bir bireysel yorum (yanıt içermeyen yorum) şu durumlarda dahil edilir: 1) yorum, sürüm tarihi itibarıyla oluşturulmuşsa ve 2) yorum eklenen metin bu sürümde mevcutsa (yorum eklenen metin artık silinmiş olsa bile). Yorumdan önce oluşturulmuş sürümlere yorum dahil edilmez.
  • Açık bir yorum ileti dizisi (yanıtları olan yorum) şu durumlarda bütünüyle dahil edilir: 1) ilk yorum, sürüm tarihi itibarıyla oluşturulmuşsa ve 2) yorum eklenen metin bu sürümde mevcutsa (yorum eklenen metin artık silinmiş olsa bile). Örneğin, bir yorum ileti dizisinde 1 Ekim ve 5 Ekim'de oluşturulmuş iki ileti varsa, sürüm tarihi olarak 2 Ekim kullanılarak yapılan bir aramada her iki yorum da bulunacaktır (5 Ekim'deki yorum o sırada mevcut olmasa bile).
  • Düzenlenen yorumlar, şu anki halleriyle dahil edilir (sürüm zamanındaki halleriyle değil).
  • Bir sürümde çözüldü olarak işaretlenen veya silinen yorumlar, sürüm zamanında açık durumda olsalar bile sürüme dahil edilmez.

Kuruluşumun en üst kuruluş biriminde arama yapabilir miyim?

Hayır. En üst kuruluş biriminde arama yapamazsınız. Bir alt kuruluş birimini veya tek tek hesapları seçin. Drive'da aramalar için maksimum hesap sayısı toplam 5.000'dir (tek tek hesaplar veya kuruluş birimlerinin üyeleri).

Yüklenen bir dosyanın oluşturulma ve değiştirilme zamanı dosyanın kaynağına bağlı olarak farklılık gösterir.

Google Drive'a ilk kez yüklenen dosyalara oluşturma tarihi ve değiştirilme tarihi atanır. Bu tarihler, dosyanın Drive'a nasıl eklendiğine bağlı olarak yerel dosyanın oluşturulma tarihi, değiştirilme tarihi veya yükleme tarihiyle aynıdır.

Aşağıdaki tabloda, çeşitli kaynaklar için hangi zamanın kullanıldığı gösterilmektedir:

  • Yükleme: Zaman damgası, dosyanın Drive'a yüklendiği zamanı gösterir.
  • Yerel: Zaman damgası, kaynak cihazda veya hizmette orijinal dosyanın oluşturulma ya da son değiştirilme zamanını gösterir.

Not: Google Drive'a yüklendikten sonra dosya her değiştirildiğinde değişiklik tarihi de değişir.

Dosya kaynağı (istemci) Oluşturulma zamanı Değişiklik zamanı
Web uygulaması Yükle

8 Nisan 2020'den önce:
Yükleme

8 Nisan 2020'den sonra:
Yerel
Masaüstü için Google Drive Yükleme Yerel
Yedekle ve Senkronize Et Yükleme Yerel
iOS Yükleme Yükleme
Android Yükleme Yükleme
Google Workspace Migrate Yerel Yerel
Drive API Çağrıyı yapan kod tarafından ayarlanabilir Çağrıyı yapan kod tarafından ayarlanabilir
  1. vault.google.com adresinde oturum açın.
  2. Konular'ı tıklayın. Verileri, Apps Kasası projelerinizin çalışma alanları olan konularda ararsınız. Konular, ilgili muhafazaları, aramaları ve dışa aktarmaları birlikte gruplandırmanıza olanak tanır. Konular, arama yapabileceğiniz verileri kısıtlamaz. Erişim izniniz olan tüm veriler, herhangi bir konudan aranabilir.

  3. Arama sorgusunu çalıştırmak istediğiniz konu mevcutsa, bu konuyu tıklayarak açın. Konu mevcut değilse bir konu oluşturun:

    1. Oluştur'u tıklayın.
    2. Konu için bir ad ve isterseniz bir açıklama girin.
    3. Oluştur'u tıklayın.

    Ara sekmesi açılır.

  4. Hizmet için Drive'ı seçin.

  5. Aranacak kaynak verileri seçin:

    • Tüm veriler: Kuruluşunuzdaki tüm mesajları arayın.
    • Muhafaza edilen veriler: Konuyla ilgili olarak yalnızca muhafaza edilen mesajları arayın.

  6. Aranacak varlığı seçin:

    • Belirli hesaplar - 5.000'e kadar hesap e-posta adresi girin.

    • Kuruluş birimi: Belirli bir kuruluş birimindeki tüm hesaplarda arama yapın. Açılan iletişim kutusunda bir kuruluş birimi seçin.

      Alt kuruluş birimlerine sahip bir kuruluş birimi seçerseniz alt kuruluş birimlerindeki hesaplar da aranır. Kuruluş biriminde, alt kuruluş birimleri de dahil 5.000'den az üye olmalıdır.

    • Ortak Drive'lar: Bir veya daha fazla ortak Drive'da arama yapın. Ortak Drive'ları seçip Ekle'yi tıklayın. Çok sayıda ortak Drive'ınız varsa ve liste sayfalara ayrılmışsa sayfa değiştirdiğinizde seçiminiz korunur. Listenin en üstündeki Tümünü seç kutusunu işaretlerseniz yalnızca geçerli sayfa seçilir. Listeyi bir üyenin e-posta adresiyle veya ortak Drive'ın adıyla da arayabilirsiniz.

      1. Listeyi bir üyenin e-posta adresine göre filtrelemek için:
        1. Üye e-postasına göre bul'u tıklayın.
        2. Bir veya daha fazla hesap girin.
        3. Bul'u tıklayın.

      2. Listeyi ortak Drive'ın adına göre filtrelemek için (kuruluşunuzda 1.000'den az ortak Drive varsa):

        1. Ada göre filtrele'yi tıklayın ve ortak Drive'ın adında bulunan harfleri girin. Örneğin, pr "Satış projeleri", "Pazarlama projeleri" ve "Ürün yönetimi" adlı ortak Drive'lar ile eşleşir ancak "Onarımlar" adlı ortak Drive ile eşleşmez.

          Sayfalara ayrılmış liste, siz harf ekledikçe otomatik olarak güncellenir.

        2. Kutuyu veya kutuları işaretleyin ardından Enter tuşuna basın.

      3. Ortak Drive'ı ada göre bulmak için (kuruluşunuzda 1.000'den fazla ortak Drive varsa):

        1. Ortak Drive adına göre bul'u tıklayın.
        2. Ortak Drive'ın adında kullanılan bir veya daha fazla kelime girin. Not: Kelimeler tam ve eksiksiz olmalıdır. Örneğin, marketing, projects"Pazarlama projeleri 2022'nin 4. çeyreği" ve "Pazarlama projeleri" adlı ortak Drive'larla eşleşir. "project" kelimesi "s" ile bitmediği için "Marketing project archive" adlı paylaşılan sürücüyle eşleşmiyor. Benzer şekilde, ma yalnızca bir kelimenin parçası olduğu için bu ortak Drive'ların hiçbiriyle eşleşmiyor.
        3. Bul'u tıklayın.

    • Sites: URL'ye göre site arayın.

      1. Açılan iletişim kutusuna, virgülle ayrılmış halde bir veya daha fazla yayınlanmış site URL'si girin. URL biçimi sites.google.com/alan-adı/site-adı şeklindedir. Not: Sayfa URL'sine göre değil yalnızca site URL'sine göre arama yapabilirsiniz. Harici kuruluşlar tarafından paylaşılan siteler için site URL'sine göre arama yapamazsınız.
      2. Bul'u tıklayın.
      3. Site listesinde, aramanıza dahil etmek istediğiniz siteleri seçin ve Ekle'yi tıklayın.

    • Drive dokümanı kimliği:Dosyaları Drive'dan dışa aktarmak için Drive dokümanı kimliklerini kullanın.

  7. (İsteğe bağlı) Hesaplarda veya kuruluş biriminde arama yapıyorsanız ortak Drive'lardaki belirli öğeleri dahil edebilirsiniz.

    • Dahil Değil: Ortak Drive'lardaki öğeleri hariç tutun.
    • Yalnızca dokümanlar doğrudan paylaşılırsa (ortak Drive üyeliği nedeniyle değil) dahil edilir: Hesapla paylaşılan öğeleri, yalnızca hesap ortak Drive'ın üyesi değilse dahil edin.
    • Dahil: Ortak Drive'lardaki öğeleri dahil edin.
    Ölçütler (ortak Drive'daki dosya) Kontrol seçili olan sonuçlarda
    Doğrudan hesapla paylaşılan Ortak Drive'ın üyesi olan hesap Dahil değil Yalnızca dokümanlar doğrudan paylaşılırsa (ortak Drive üyeliği nedeniyle değil) dahil edilir. Dahil
    ✖ ✖ Hayır Hayır Hayır
    ✔ ✖ Hayır Evet Evet
    ✖ ✔ Hayır Hayır Evet
    ✔ ✔ Hayır Hayır Evet

  8. (İsteğe bağlı) Bir saat dilimi seçin.

  9. (İsteğe bağlı) Değiştirilme tarihi için bir aralık girin.

    • Bir başlangıç tarihi girerseniz Apps Kasası, söz konusu tarihte veya daha sonra değiştirilen tüm öğeleri döndürür.
    • Bir bitiş tarihi girerseniz Apps Kasası, bu tarihte veya daha önce değiştirilen tüm öğeleri döndürür.

  10. (İsteğe bağlı) Terimler alanına bir veya daha fazla arama terimi girin:

    • İçerik, başlık veya meta verilerdeki bir veya daha fazla anahtar kelimeyi aramak için kelimeleri boşlukla ayırarak girin. Örneğin, project goals.
    • Bir kelime öbeğini aramak için kelimeleri tırnak içine alın. Örneğin, "project goals".
    • Hesap, paylaşım, öğe adı, öğe türü veya değiştirilme tarihine göre arama yapmak için arama operatörlerini kullanın.

    Arama terimleri 2.000 karakterden uzun olamaz.

  11. (İsteğe bağlı) Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Sites, Çizimler, Vids ve Pics'de oluşturulup belirli bir tarihte kaydedilmiş olan dosyaların sürümlerini almak için bir Sürüm tarihi girin. Ayrıntılar için bu sayfadaki sürüm geçmişiyle ilgili bölüme gidin.

    1. (İsteğe bağlı) Yalnızca istemci tarafında şifrelenmiş dosyaları aramak veya bunları aramanızdan hariç tutmak için Gelişmiş arama seçenekleri'ni tıklayın ve hangi dosyaların aranacağını seçin (varsayılan olarak tüm dosyalar aranır). Not: Bu seçenek yalnızca Google Workspace istemci tarafı şifreleme etkinleştirilmişse kullanılabilir.

  12. Aşağıdakilerden birini tıklayın:

  13. Arama veya dışa aktarma işleminiz tamamlandıktan sonra aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:

Dosyaları Drive'dan dışa aktarmak için Drive dokümanı kimliklerini kullanma

Bir Drive dosyasının Drive dokümanı kimliğini biliyorsanız bu kimliği kullanarak Drive'daki dosyaları dışa aktarabilirsiniz. Drive dosyasının doküman kimliğini bulmak için dosyayı tarayıcınızda açıp dosya URL'sine bakın. Drive dokümanı kimlikleri, dışa aktarma meta verilerinde bulunabilir veya doküman URL'sinden belirlenebilir.

Aşağıdaki sınırlamalar geçerlidir:

  • Önizlemeler desteklenmez.
  • Drive kimliğine dayalı dışa aktarma işlemleri aramayı desteklemez.
  • Şifrelenmiş doküman kimlikleri desteklenmez.
  • Alanınızın dışından paylaşılan harici dokümanlar dışa aktarılmaz.
  • Drive köprülerini dışa aktarma dosyalarının tamamına yalnızca süper yöneticiler ve kök kuruluş birimlerinin yöneticileri erişebilir. Alt kuruluş birimlerinin yöneticileri, yalnızca kendilerinin oluşturduğu Drive köprüsü dışa aktarımlarındaki dosyaları indirebilir.
  1. vault.google.com adresinde oturum açın.
  2. Konular'ı tıklayın. Verileri, Apps Kasası projelerinizin çalışma alanları olan konularda ararsınız. Konular, ilgili muhafazaları, aramaları ve dışa aktarmaları birlikte gruplandırmanıza olanak tanır. Konular, arama yapabileceğiniz verileri kısıtlamaz. Erişim izniniz olan tüm veriler, herhangi bir konudan aranabilir.

  3. Arama sorgusunu çalıştırmak istediğiniz konu mevcutsa, bu konuyu tıklayarak açın. Konu mevcut değilse bir konu oluşturun:

    1. Oluştur'u tıklayın.
    2. Konu için bir ad ve isterseniz bir açıklama girin.
    3. Oluştur'u tıklayın.

    Ara sekmesi açılır.

  4. Hizmet için Drive'ı seçin.

  5. Kaynak veriler için Tüm veriler'i seçin.

  6. Varlık için Drive dokümanı kimliği'ni seçin.

  7. Virgülle ayrılmış bir liste halinde en fazla 1.000 doküman kimliği girin.

  8. Dışa aktar'ı tıklayın.

Arama sonuçlarını önizleme

Bir arama yaptıktan sonra, sorgunuzla eşleşen öğeleri inceleyebilir ve indirebilirsiniz.

Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Sites, Çizimler ve Vids gibi Google dosyalarının yanı sıra PDF, DOCX ve XLSX gibi diğer yaygın dosya türleri de önizlenebilir. ZIP, ikili program ve video dosyalarını veya şifrelenmiş dosyaları önizleyemezsiniz. Google dosyalarındaki yorumları, önerilen düzenlemeleri veya düzeltme geçmişini önizleyemezsiniz.

Not: Google E-Tablolar'daki IMAGE işlevinde URL ile resim referansı verilebilir (ör. https://www.example.com/images/logo.jpg). Apps Kasası'nda bir e-tabloyu önizlediğinizde veya dışa aktardığınızda resim kaynaktan anında alınır. Apps Kasası, e-tabloya yüklenen veya eklenen resimleri aramanızda belirtilen tarihe göre depolar ve gösterir.

  1. Bir öğeyi önizlemek için arama sonuçları listesinde ilgili öğeyi tıklayın.
    • Desteklenen dosya türleri için öğenin bir önizlemesi açılır.
    • Önizlemede desteklenmeyen dosya türleri için Apps Kasası'nda bir hata gösterilir ancak öğeyi yine de indirebilirsiniz.
  2. Önizlemeden bir öğe indirmek için Diğer ardından İndir'i tıklayın.


Google, Google Workspace ve ilgili markalar ile logolar, Google LLC şirketinin ticari markalarıdır. Diğer tüm şirket ve ürün adları, ilişkili oldukları şirketlerin ticari markalarıdır.