ใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาใน Google ไดรฟ์, Meet และ Sites

Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ดูแลระบบและบุคลากรด้านกฎหมาย ก่อนที่จะใช้ห้องนิรภัยได้ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ต้องสร้างบัญชีให้คุณ ใครคือผู้ดูแลระบบของฉัน

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณสามารถใช้ Google ห้องนิรภัยเพื่อค้นหารายการต่างๆ ใน Google ไดรฟ์ ซึ่งรวมถึงไดรฟ์ที่แชร์ ไฟล์บันทึกของ Google Meet และเว็บไซต์จาก Google Sites แบบใหม่ โดยค้นจากชื่อและ เนื้อหาของประเภทไฟล์ที่รองรับ นอกจากนี้ คุณยังดูตัวอย่างและส่งออกผลการค้นหาได้อีกด้วย

ข้อควรทราบก่อนทำการค้นหา

ก่อนค้นหา เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบ ประเภทข้อมูลที่รองรับ สำหรับไดรฟ์, Meet และ Sites รวมถึง คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการค้นหาในห้องนิรภัย

ค้นหาไฟล์ในไดรฟ์

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้ในส่วนกรณี ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงาน สำหรับโปรเจ็กต์ห้องนิรภัย คุณจะใช้กรณีเพื่อจัดกลุ่มการคงไว้ชั่วคราว การค้นหา และ การส่งออกที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันได้ กรณีจะไม่จํากัดข้อมูลที่คุณค้นหาได้ เพราะคุณสามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้จากทุกกรณี

3. หากมีกรณีที่ต้องการเรียกใช้คำค้นหา ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

   1. คลิกสร้าง
   2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
   3. คลิกสร้าง

   แท็บค้นหาจะเปิดขึ้น

4. เลือกไดรฟ์สำหรับบริการ

5. เลือกแหล่งข้อมูลที่จะค้นหา

   • ข้อมูลทั้งหมด - ค้นหาข้อความทั้งหมดในองค์กร
   • ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราว - ค้นหาเฉพาะข้อความที่คงไว้ชั่วคราวและเกี่ยวข้องกับกรณีนั้นๆ

6. เลือกเอนทิตีที่จะค้นหา

   • บัญชีที่ระบุ ป้อนอีเมลของบัญชีได้สูงสุด 5,000 รายการ

   • หน่วยขององค์กร ค้นหาบัญชีทั้งหมดในหน่วยขององค์กรที่ต้องการ เลือกหน่วยขององค์กรในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น

     หากเลือกหน่วยขององค์กรที่มีหน่วยขององค์กรย่อย ระบบจะค้นหาบัญชีในหน่วยขององค์กรย่อยด้วย หน่วยขององค์กร รวมถึงหน่วยขององค์กรย่อย ต้องมีสมาชิกไม่เกิน 5,000 คน

   • ไดรฟ์ที่แชร์ -ค้นหาไดรฟ์ที่แชร์อย่างน้อย 1 ไดรฟ์ เลือกไดรฟ์ที่แชร์ แล้วคลิกเพิ่ม หากมีไดรฟ์ที่แชร์จํานวนมากและรายการนั้นมีเลขหน้ากำกับไว้ ระบบจะคงรายการที่เลือกไว้เมื่อเปลี่ยนหน้า หากเลือกช่องเลือกทั้งหมดที่ด้านบนของรายการ ระบบจะเลือกเฉพาะหน้าปัจจุบัน นอกจากนี้ คุณยังค้นหารายการโดยใช้อีเมลของสมาชิกหรือชื่อใน ไดรฟ์ที่แชร์ได้อีกด้วย

     1. วิธีกรองรายการตามอีเมลของสมาชิก
        1. คลิกค้นหาตามอีเมลสมาชิก
        2. ป้อนบัญชีอย่างน้อย 1 บัญชี
        3. คลิกค้นหา

     2. หากต้องการกรองรายการตามชื่อของไดรฟ์ที่แชร์ (หากองค์กรมีไดรฟ์ที่แชร์น้อยกว่า 1,000 รายการ) ให้ทำดังนี้

        1. คลิกกรองตามชื่อแล้วป้อนตัวอักษรในชื่อของ ไดรฟ์ที่แชร์ ตัวอย่างเช่น pr จะจับคู่กับไดรฟ์ที่แชร์ชื่อ "Sales projects", "Marketing Projects" และ "Product management" แต่จะไม่จับคู่กับ "Repairs"

           รายการที่มีเลขหน้ากำกับไว้จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มตัวอักษร

        2. เลือกช่องที่ต้องการ คลิก Enter

     3. วิธีค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ตามชื่อ (หากองค์กรมีไดรฟ์ที่แชร์มากกว่า 1,000 รายการ)

        1. คลิกค้นหาตามชื่อของไดรฟ์ที่แชร์
        2. ป้อนคำในชื่อของไดรฟ์ที่แชร์อย่างน้อย 1 คำ หมายเหตุ: คําที่ป้อนจะต้องเป็นคําที่สมบูรณ์และตรงกันทุกประการ เช่น marketing, projects จะตรงกับไดรฟ์ที่แชร์ชื่อ "Marketing projects Q4'22" และ "Projects for marketing" ไม่ตรงกับ ไดรฟ์ที่แชร์ชื่อ "ที่เก็บถาวรของโปรเจ็กต์การตลาด" เนื่องจาก "โปรเจ็กต์" ไม่ได้ลงท้ายด้วย "s" ในทำนองเดียวกัน ma จะไม่ตรงกับไดรฟ์ที่แชร์เหล่านี้เนื่องจากเป็นเพียงส่วนหนึ่งของคำ ไม่ใช่คำที่สมบูรณ์
        3. คลิกค้นหา

   • Sites - ค้นหาเว็บไซต์จาก URL

     1. ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้ป้อน URL ของเว็บไซต์ที่เผยแพร่อย่างน้อย 1 รายการ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายคอมมา รูปแบบ URL คือ sites.google.com/domain/site-name หมายเหตุ: คุณจะค้นหาจาก URL ของหน้าไม่ได้ แต่จะค้นหาได้จาก URL ของเว็บไซต์เท่านั้น และจะค้นหาจาก URL ของเว็บไซต์ที่แชร์โดยองค์กรภายนอกไม่ได้
     2. คลิกค้นหา
     3. เลือกเว็บไซต์ที่ต้องการค้นหาในรายการเว็บไซต์ แล้วคลิกเพิ่ม

   • รหัสเอกสารในไดรฟ์ -ใช้รหัสเอกสารในไดรฟ์เพื่อส่งออกไฟล์จาก ไดรฟ์

7. (ไม่บังคับ) หากค้นหาบัญชีหรือหน่วยขององค์กร คุณสามารถเลือกรวมบางรายการโดยเฉพาะจากไดรฟ์ที่แชร์ได้

   • ไม่รวม - ยกเว้นรายการในไดรฟ์ที่แชร์
   • รวมอยู่เฉพาะเมื่อมีการแชร์เอกสารโดยตรง (ไม่ใช่เนื่องจากการเป็นสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์) - รวมรายการที่แชร์กับบัญชี แต่เฉพาะในกรณีที่บัญชีไม่ได้เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์
   • รวม - รวมรายการในไดรฟ์ที่แชร์

   เกณฑ์ (ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์)		ในผลการค้นหาที่มีการเลือกกลุ่มควบคุมไว้
   แชร์กับบัญชีโดยตรง	สมาชิกบัญชีของไดรฟ์ที่แชร์	ไม่รวม	รวมอยู่เฉพาะเมื่อมีการแชร์เอกสารโดยตรง (ไม่ใช่เนื่องจากการเป็นสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์)	รวม
   ✖	✖	ไม่	ไม่	ไม่
   ✔	✖	ไม่	ใช่	ใช่
   ✖	✔	ไม่	ไม่	ใช่
   ✔	✔	ไม่	ไม่	ใช่

8. (ไม่บังคับ) เลือกเขตเวลา

9. (ไม่บังคับ) ป้อนช่วงวันที่แก้ไข

   • หากคุณป้อนวันที่เริ่มต้น ห้องนิรภัยจะแสดงผลรายการทั้งหมดที่แก้ไขในหรือหลังวันที่ดังกล่าว
   • หากคุณป้อนวันที่สิ้นสุด ห้องนิรภัยจะแสดงผลรายการทั้งหมดที่แก้ไขในหรือ ก่อนวันที่ดังกล่าว

10. (ไม่บังคับ) ในส่วนคำ ให้ป้อนข้อความค้นหาอย่างน้อย 1 คำดังนี้

    • หากต้องการค้นหาคีย์เวิร์ดในเนื้อหา ชื่อ หรือข้อมูลเมตาอย่างน้อย 1 คำ ให้ป้อนคําโดยคั่นด้วยเว้นวรรค เช่น project goals
    • หากต้องการค้นหาวลี ให้ใส่คําในเครื่องหมายคําพูด เช่น "project goals"
    • หากต้องการค้นหาตามบัญชี การแชร์ ชื่อรายการ ประเภทรายการ หรือวันที่แก้ไข ให้ใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา

    ข้อความค้นหาต้องมีอักขระไม่เกิน 2,000 ตัว

11. (ไม่บังคับ) หากต้องการเรียกใช้ไฟล์ที่สร้างใน Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites, วาดเขียน, Vids และ Pics ในเวอร์ชันที่บันทึกไว้ในวันที่กำหนด ให้ป้อน วันที่ของเวอร์ชัน โปรดดูรายละเอียดที่ส่วนเกี่ยวกับประวัติเวอร์ชันในหน้านี้

    1. (ไม่บังคับ) หากต้องการค้นหาเฉพาะไฟล์ที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์หรือยกเว้นไฟล์เหล่านั้นจากการค้นหา ให้คลิกตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงแล้วเลือกไฟล์ที่จะค้นหา (ค่าเริ่มต้นคือไฟล์ทั้งหมด) หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อมีการเปิดการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Google Workspace ไว้เท่านั้น

12. คลิกตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้

    • ค้นหา - เรียกใช้การค้นหาและแสดงผลรายการที่ตรงกับคำค้นหา
    • ส่งออก - ส่งออกผลการค้นหาโดยตรงและข้ามการแสดงตัวอย่างผลการค้นหา ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออก

13. หลังจากค้นหาหรือส่งออกเรียบร้อยแล้ว คุณจะดำเนินการต่อไปนี้ได้

    • หากต้องการแก้ไขการค้นหา ให้คลิกขยาย
    • หากต้องเปิดดูตัวอย่างรายการ ให้คลิกรายการนั้น หมายเหตุ: ไฟล์ที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์จะมีไอคอนการเข้ารหัส อยู่ข้างๆ ในรายการผลลัพธ์
    • หากต้องการสร้างการส่งออกผลการค้นหา ให้คลิกส่งออก ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออก
    • หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหาที่บันทึกไว้
    • หากต้องการล้างข้อมูลในทุกช่องและเริ่มการค้นหาใหม่ ให้คลิกล้าง

ใช้รหัสเอกสารในไดรฟ์เพื่อส่งออกไฟล์จากไดรฟ์

หากทราบรหัสเอกสารไดรฟ์ของไฟล์ในไดรฟ์ คุณจะใช้รหัสนี้เพื่อส่งออก ไฟล์จากไดรฟ์ได้ หากต้องการทราบรหัสเอกสารของไฟล์ในไดรฟ์ ให้เปิดไฟล์ใน เบราว์เซอร์เพื่อดู URL ของไฟล์ รหัสเอกสารไดรฟ์จะอยู่ใน ข้อมูลเมตาการส่งออกหรือ ระบุได้จาก URL ของเอกสาร

โดยมีข้อจำกัดดังต่อไปนี้

• ไม่รองรับการแสดงตัวอย่าง
• การส่งออกตามรหัสไดรฟ์ไม่รองรับการค้นหา
• ไม่รองรับรหัสเอกสารที่เข้ารหัส
• ระบบจะไม่ส่งออกเอกสารภายนอกที่แชร์จากภายนอกโดเมน
• มีเพียงผู้ดูแลระบบขั้นสูงและผู้ดูแลระบบหน่วยขององค์กรระดับรูทเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ส่งออกที่มีไฮเปอร์ลิงก์ของไดรฟ์ได้ทั้งหมด ส่วนผู้ดูแลระบบของหน่วยขององค์กรย่อยจะดาวน์โหลดไฟล์จากการส่งออกไฮเปอร์ลิงก์ของไดรฟ์ที่สร้างขึ้นได้เท่านั้น

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้ในส่วนกรณี ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงาน สำหรับโปรเจ็กต์ห้องนิรภัย คุณจะใช้กรณีเพื่อจัดกลุ่มการคงไว้ชั่วคราว การค้นหา และ การส่งออกที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันได้ กรณีจะไม่จํากัดข้อมูลที่คุณค้นหาได้ เพราะคุณสามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้จากทุกกรณี

3. หากมีกรณีที่ต้องการเรียกใช้คำค้นหา ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

   1. คลิกสร้าง
   2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
   3. คลิกสร้าง

   แท็บค้นหาจะเปิดขึ้น

4. เลือกไดรฟ์สำหรับบริการ

5. สําหรับแหล่งข้อมูล ให้เลือกข้อมูลทั้งหมด

6. เลือกรหัสเอกสารไดรฟ์สำหรับเอนทิตี

7. ป้อนรหัสเอกสารได้สูงสุด 1,000 รายการในรูปแบบรายการที่คั่นด้วยคอมมา

8. คลิก "ส่งออก"

ดูตัวอย่างผลการค้นหา

หลังจากเรียกใช้การค้นหาแล้ว คุณสามารถตรวจสอบและดาวน์โหลดรายการที่ตรงกับคำค้นหาได้

ระบบรองรับการแสดงตัวอย่างไฟล์ Google เช่น เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites, วาดเขียน และ Vids รวมถึงประเภทไฟล์ทั่วไปอื่นๆ เช่น PDF, DOCX และ XLSX คุณไม่สามารถดูตัวอย่างไฟล์ ZIP, ไฟล์ไบนารี, วิดีโอ หรือไฟล์ที่เข้ารหัส อีกทั้งความคิดเห็น การแก้ไขที่แนะนำ หรือประวัติการแก้ไขในไฟล์ Google ก็จะดูตัวอย่างไม่ได้เช่นกัน

หมายเหตุ: ฟังก์ชัน IMAGE ของ Google ชีตสามารถอ้างอิงรูปภาพโดยใช้ URL ได้ เช่น https://www.example.com/images/logo.jpg เมื่อดูตัวอย่างสเปรดชีตในห้องนิรภัย ระบบจะดึงข้อมูลรูปภาพจากแหล่งที่มาแบบเรียลไทม์ ห้องนิรภัยจะเก็บและแสดงรูปภาพที่อัปโหลด หรือแทรกลงในสเปรดชีตตามที่พร้อมใช้งานใน วันที่ที่ระบุไว้ในการค้นหา

1. หากต้องการดูตัวอย่างรายการ ให้คลิกรายการที่ต้องการในรายการผลการค้นหา
   • หากเป็นประเภทไฟล์ที่รองรับ ระบบจะแสดงตัวอย่างของรายการนั้น
   • หากไม่ใช่ไฟล์ที่รองรับ ห้องนิรภัยจะแสดงข้อผิดพลาด แต่คุณยังคงดาวน์โหลดรายการนั้นได้
2. หากต้องการดาวน์โหลดรายการจากการแสดงตัวอย่าง ให้คลิกเพิ่มเติม ดาวน์โหลด

Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของบริษัทที่เกี่ยวข้อง