שימוש ב-Vault כדי לחפש בקבוצות Google

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

במסגרת פרויקטים של eDiscovery בנתוני Google Workspace, אתם יכולים להשתמש ב-Vault כדי לחפש הודעות בקבוצות Google, לבדוק ולהדפיס את תוכן ההודעות, ולצפות בקבצים המצורפים ולהוריד אותם.

מה חשוב לדעת לפני שמחפשים

לפני שמחפשים הודעות, מומלץ לעיין בהודעות בקבוצות שנתמכות ב-Vault ובשאלות הנפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

חיפוש הודעות בקבוצות

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. בעזרת עניינים אפשר לקבץ ביחד השהיות, חיפושים וייצואים שקשורים זה לזה. ב-Matters אין הגבלה על הנתונים שאפשר לחפש – כל הנתונים שיש לכם הרשאה לגשת אליהם ניתנים לחיפוש מכל Matter.

3. אם העניין שבו רוצים להריץ את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:

   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.

   הכרטיסייה חיפוש נפתחת.

4. בוחרים באפשרות קבוצות בשירות.

5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:

   • כל הנתונים – חיפוש של כל ההודעות בארגון.
   • נתונים בהמתנה – חיפוש רק של הודעות בהמתנה שקשורות לנושא.
   • נתונים שלא עברו עיבוד – חיפוש רק בהודעות שעדיין נמצאות בתהליך עיבוד על ידי קבוצות Google או שלא ניתן להוסיף אותן לאינדקס. לפרטים, אפשר לעיין בקטע למה כדאי לחפש נתונים לא מעובדים? בדף הזה.

6. צריך להזין קבוצה אחת או יותר ולהפריד ביניהן באמצעות פסיקים. אפשר לחפש עד 50 קבוצות.

7. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

8. (אופציונלי) מזינים טווח עבור תאריך השליחה.

   • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או אחריו.
   • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או לפניו.

9. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

   • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בהודעה, מזינים מילים שמופרדות ברווחים. לדוגמה, project goals.
   • כדי לחפש ביטוי, צריך להקיף את המילים במירכאות. לדוגמה,"project goals".
   • כדי לחפש לפי חשבון, תאריך, מאפייני הודעה או נושא, משתמשים באופרטורים לחיפוש.

   מונחי החיפוש לא יכולים לחרוג מ-2,000 תווים.

10. לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • חיפוש – מריצים את החיפוש ומקבלים רשימה של הודעות שתואמות לשאילתה.
    • ספירה – חישוב מספר ההודעות שתואמות לשאילתת החיפוש ומספר החשבונות שיש בהם הודעות שתואמות לשאילתת החיפוש. כדי להוריד קובץ CSV של נתוני מספר השאילתות, לוחצים על הורדת חשבונות עם התאמות. מידע נוסף על הערכת ההיקף של שאילתה
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש ללא תצוגה מקדימה. מידע נוסף על ייצוא

11. אחרי שהחיפוש, הספירה או הייצוא מסתיימים, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של הודעה ושל השרשור שלה, לוחצים על ההודעה. מידע נוסף
    • כדי ליצור ייצוא של תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לבדוק ולהדפיס את ההודעות שתאמו לשאילתה, ולצפות בקבצים המצורפים ולהוריד אותם.

1. ברשימת תוצאות החיפוש, לוחצים על ההודעה. תיפתח רשימה של ההודעות בשרשור, והתוכן של ההודעה האחרונה בשרשור יוצג אוטומטית.
   • הודעות עם הסמל כוללות קובץ מצורף אחד או יותר. לוחצים על ההודעה כדי להוריד או לראות את הקובץ המצורף.
   • בשרשורים ארוכים, אפשר לראות בתצוגה מקדימה רק את 100 ההודעות האחרונות. עם זאת, ייצוא של תוצאות החיפוש כולל את כל ההודעות שתואמות לשאילתה, כולל הודעות שלא מוצגות בתצוגה המקדימה.
2. כדי להציג את התוכן של הודעה ספציפית, לוחצים על ההודעה. כדי להציג את התוכן של כל ההודעות בשרשור, לוחצים על סמל ההרחבה .
3. כדי להציג הודעה ואת כל התוכן של הכותרת שלה, לוחצים על מקורית.
4. כדי להדפיס הודעה ספציפית, לוחצים על הדפסה. כדי להדפיס את כל ההודעות בשרשור, לוחצים על 'הדפסת השרשור' .