Questions fréquentes sur la recherche dans Vault

Important : Les recherches peuvent générer des résultats inattendus dans certains fuseaux horaires.

Les résultats de recherche et les exportations peuvent être incomplets ou inclure des données qui sortent du cadre de votre recherche lorsque vous spécifiez les fuseaux horaires GMT suivants : GMT–3:30 et GMT+10:30. Pour veiller à ce que Vault renvoie toutes les données pertinentes lorsque vous utilisez ces fuseaux horaires GMT, étendez la recherche en y ajoutant une journée supplémentaire au début, et une autre à la fin.

Lorsque vous recherchez des données, vous pouvez spécifier un fuseau horaire. Vault utilise ce fuseau horaire pour déterminer les limites des dates pour l'affichage et l'exportation de résultats.

Compte tenu de la façon dont les messages sont stockés et consultés sur les serveurs Google, l'heure d'envoi des messages Gmail et Groupes est arrondie à l'heure la plus proche. Ainsi, un message envoyé à 23h30 le 31 décembre est inclus dans une recherche Vault débutant au 1er janvier. Cet arrondissement n'affecte pas vos recherches dans Drive.

Si votre recherche inclut des dates, les limites de la recherche sont les suivantes :

Si vous ne choisissez pas de fuseau horaire pour votre recherche, Vault utilise celui de votre ordinateur.

Heure d'été

Vous devrez peut-être ajuster le fuseau horaire pour tenir compte des passages à l'heure d'été. Par exemple, si vous recherchez des fichiers créés par un utilisateur à New York, choisissez une option :

• Sélectionnez GMT-5 pour tous les fichiers créés du 1er décembre au 31 janvier (heure d'hiver appliquée).
• Sélectionnez GMT-4 pour tous les fichiers créés du 1er juin au 31 juillet (heure d'été appliquée).

Un fuseau horaire incorrect peut entraîner des résultats de recherche incorrects

Les résultats de recherche peuvent changer selon le fuseau horaire que vous choisissez. Par exemple, si vous recherchez des messages issus d'un employé basé en France (GMT+1), mais que vous utilisez le fuseau horaire du Pacifique (GMT-8), la période à retenir ira de 16h00, la veille de votre date de début, à 15h59 à votre date de fin.

Selon les besoins de votre organisation et les obligations légales que votre recherche doit satisfaire, vous devrez peut-être tenir compte des problématiques suivantes :

• Effectuer plusieurs recherches si les données recherchées ont été générées par des utilisateurs situés dans différents fuseaux horaires
• Utiliser le fuseau horaire du siège de l'organisation si la personne effectuant la recherche se trouve dans un autre fuseau horaire
• Utiliser le fuseau horaire spécifié dans une ordonnance du tribunal ou tout autre document juridique lié à la recherche
• Tenir compte de la période de l'année, ainsi que du besoin ou non d'ajuster le fuseau horaire par rapport à l'heure d'été

Les problèmes ci-dessus sont des exemples permettant d'illustrer à quel point les fuseaux horaires peuvent affecter vos résultats de recherche. Votre organisation doit définir ses propres stratégies de recherche pour tenir compte des répercussions des fuseaux horaires et de l'heure d'été sur les résultats.

Une recherche peut parfois générer des erreurs. Par exemple :

• Vault ne peut pas explorer un compte pendant la synchronisation de ses données. Il s'agit d'un problème temporaire ; un délai d'environ 10 minutes est généralement nécessaire pour que les données soient disponibles. Si les comptes sont toujours indisponibles, contactez-nous pour obtenir de l'aide.
• Vault ne peut pas renvoyer de résultats de recherche lorsqu'un opérateur de recherche à caractère générique correspond à 100 mots ou plus au sein d'un compte utilisateur. Si cela se produit, affinez vos termes de recherche pour rendre celle-ci plus précise. Par exemple, si subj:foo* génère trop de résultats, vous pouvez essayer de rechercher subj:food* (pour trouver "food") et subj:foot* (pour trouver, par exemple, "foot" et "football").

La fonctionnalité de comptage vous permet d'évaluer l'étendue d'une requête avant d'effectuer une recherche Gmail. Saisissez vos termes de recherche, puis cliquez sur Compter.

Les messages peuvent être comptés deux fois. Par exemple, si alex@exemple.com envoie un message à dana@exemple.com, Vault compte ce message deux fois, car il existe dans les deux boîtes aux lettres. Lorsqu'un utilisateur envoie un message à une personne en dehors du domaine, ce message n'est compté qu'une seule fois.

Une fois le décompte effectué, Vault affiche les informations suivantes :

• Nombre de comptes traités par la recherche
• Temps nécessaire pour effectuer la recherche
• Nombre de messages correspondant à votre requête
• Nombre de comptes contenant des messages qui correspondent à la requête

Vous pouvez télécharger un fichier CSV (valeurs séparées par une virgule) comprenant le nombre total des comptes et de messages correspondant à votre requête. Le fichier contient les informations suivantes :

• Date et heure
• Requête ayant généré le décompte
• Nombre de comptes traités et non traités par la recherche
• Nombre de comptes contenant des messages qui correspondent à la requête
• Adresse e-mail et nom de chaque compte contenant des messages correspondant à la requête
• Nombre de messages de chaque compte qui correspondent à la requête

Vault est entièrement compatible avec Google Chat. Vault est également compatible avec les messages de chat Hangouts (version classique) envoyés après le 8 avril 2015.

Si l'historique est activé dans la version classique de Hangouts, vous pouvez également conserver, rechercher et exporter des messages de chat, et leur appliquer des obligations de conservation. Pour les messages de chat antérieurs à cette date, tenez compte des restrictions suivantes :

• Seuls les messages de chat enregistrés peuvent être recherchés, exportés ou conservés.
• Les règles de conservation ne sont pas correctement appliquées aux messages de chat envoyés dans la version classique de Hangouts.

• Google Chat : les administrateurs peuvent activer ou désactiver l'historique. Vault peut conserver tous les messages de chat de la version classique de Hangouts échangés après le 8 avril 2015 et pour lesquels l'historique a été activé.
• Google Talk : seuls les administrateurs peuvent exiger que les messages de chat soient en mode privé et peuvent désactiver l'historique des discussions.

Si un utilisateur dépasse sa limite de stockage, cela n'a aucune incidence sur Vault. En revanche, l'utilisateur ne peut plus envoyer ni recevoir d'e-mails et peut constater une dégradation générale des performances du compte.

Pour les données supprimées récemment, nous vous recommandons de restaurer les données Google Drive ou Gmail d'un utilisateur depuis la console d'administration Google.

Pour en savoir plus, consultez Récupérer des fichiers et des dossiers supprimés pour les utilisateurs Drive et Restaurer les messages définitivement supprimés d'un utilisateur.

Pour exclure les brouillons enregistrés automatiquement, ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^r_ad.

Pour exclure les brouillons supprimés, ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -(label:^deleted AND label:drafts).

Oui. Pour cela, sélectionnez Unité organisationnelle, puis l'unité organisationnelle voulue.

Vous ne pouvez pas sélectionner l'unité organisationnelle racine ni ajouter de comptes d'utilisateurs individuels à une recherche basée sur des unités organisationnelles. Vous pouvez spécifier une période et des termes de recherche.

Ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^admin_quarantine. Pour en savoir plus, consultez Effectuer des recherches dans Gmail à l'aide de Vault.
En savoir plus sur la zone de quarantaine administrative.

Google Vault convertit automatiquement les fichiers tels que Docs, Sheets et Slides dans des formats équivalents (Microsoft Office ou PDF, par exemple) pour qu'ils soient plus faciles à utiliser et accessibles par des tiers.

Les sites Google Sites sont convertis au format PDF pour fournir un aperçu simple et visuel du contenu du site, ce qui est plus pratique à examiner et beaucoup plus simple que de demander aux clients d'afficher des fichiers HTML, CSS et image.

Les fichiers Google natifs sont basés sur le Web et ne sont pas accessibles en dehors de l'écosystème Google (Google Cloud). La conversion des fichiers présente les avantages suivants :

• Accès universel : toute personne peut ouvrir et consulter les fichiers exportés sur n'importe quel appareil standard. Vous n'avez donc pas besoin de convertir manuellement les données ni de les importer de nouveau dans un compte Google Workspace.
• Besoins juridiques et de conformité : de nombreuses équipes juridiques s'appuient sur des outils d'ediscovery tiers pour analyser les exportations Google Vault. Ces outils nécessitent que les fichiers soient dans un format non Web afin qu'ils puissent lire et traiter les données Google.