האפשרות לייצא נתונים מ-Workspace ולשמור אותם במאגר מקומי זמינה רק למשתמשים עם חבילת Assured Controls או Assured Controls Plus. עשויים לחול חיובים נוספים עבור שירותי Google Cloud Storage. אתם יכולים לפנות אל התמיכה של Google Cloud בכל שאלה לגבי חיוב או שימוש.
אתם יכולים להפעיל הקלטה לצורכי תאימות כדי להעביר לארכיון פגישות ותמלילים ב-Google Meet באופן אוטומטי למשתמשים או לקבוצות ספציפיים. כך תוכלו לעמוד בדרישות הרגולטוריות, למשל של הרשות הרגולטורית של התעשייה הפיננסית (FINRA).
כשמפעילים הקלטה לצורכי תאימות למשתמש, הפגישות שלו ב-Meet מוקלטות והתמלילים נשמרים. שניהם מאוחסנים ב-Google Cloud Storage (GCS) שתואם ל-WORM (כתיבה פעם אחת, קריאה פעמים רבות) עם כללי מדיניות מתאימים לשמירת נתונים.
הגבלות על הקלטה מטעמים משפטיים
ההגבלות הבאות חלות על הקלטות לצורכי תאימות:
- המשתמשים לא יכולים לגשת להקלטות לצורכי תאימות. אם משתמש צריך להקליט או לתמלל פגישה, הוא צריך לעשות את זה בעצמו במהלך הפגישה.
- אפשר להקליט עד 8 שעות. אם בפגישה יש יותר משתתפים מהמגבלה הזו, יכול להיות שהמשתמשים בפיקוח יוסרו מהפגישה.
- הקלטות לצורכי תאימות כוללות קובץ מטא-נתונים עם מידע כמו פרטי הפגישה, שעת ההתחלה והסיום, שמות המשתתפים וסוג הקובץ.
- הקלטות לצורכי תאימות לא משותפות באופן אוטומטי עם המשתתפים ולא מקושרות לאירועים ביומן Google. המשתמשים גם לא מקבלים התראות באימייל על ההקלטות האלה.
- הצטרפות לפגישה באמצעות הטלפון ומשתתפים אנונימיים לא מנוטרים בנפרד. עם זאת, אם בפגישה משתתף מישהו שהוא לא אנונימי, הפעולות של המשתתפים האנונימיים כן מנוטרות.
- הכתוביות הן לא התיעוד הרשמי של הטקסט. התמלילים הם המקור המהימן לרשומות הטקסט.
- ב-Meet לא מתבצע מעקב אחרי פגישות על סמך רשימת המוזמנים בהזמנה לאירוע ביומן. ההקלטה לצורך תאימות תמיד מתחילה כשמשתמש מנוטר מצטרף לפגישה.
- אם המשתמשים המנוטרים יצטרפו לחדרים משניים, החדרים המשניים לא יתועדו בהקלטה.
לפני שמתחילים
כדי לעמוד בדרישות של WORM, צריך לוודא שבקטגוריה של GCS מוגדרים כללים מתאימים למדיניות שמירת נתונים, שכוללים נעילת קטגוריה. צריך לשתף את הקטגוריה עם חשבון השירות שמופיע בקטע "יעד". בנוסף, צריך לתת לחשבון השירות את ההרשאות הבאות:
- קריאה בקטגוריה באחסון מדור קודם
- צפייה באובייקטים של אחסון
- יצירת אובייקטים של אחסון
פרטים נוספים זמינים במאמר נעילת קטגוריות.
איך קובעים מי בארגון יכול להשתמש בהקלטה לצורכי תאימות ב-Meet
לפני שמתחילים: אם זה רלוונטי, קראו את המאמר איך מפעילים הגדרה למחלקה או לקבוצה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Google Meet.כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Meet.
- לוחצים על תאימות.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הקלטות בארכיון לצורכי תאימות.
- בקטע אפשרויות הקלטה, בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
- אודיו
- אודיו ווידאו
- בקטע Destination, בשדה Google Cloud bucket, ממלאים את השם של קטגוריית GCS.
- לוחצים על שמירה.
איך פועלת הקלטה לצורכי תאימות
לפני הפגישה
אם בפגישה משתתף משתמש שהשיחות שלו מנוטרות, במסך שלפני הפגישה מופיעה ההודעה השיחה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים, וההקלטה הזו מאובטחת.
במהלך הפגישה
- תג התאימות (שמוצג למעלה) מוצג לכל משתתפי הפגישה אם משתמש מנוטר נוכח או מופיע בהזמנה לאירוע ביומן.
- אי אפשר להשבית את התג "תאימות".
- כשלוחצים על תג התאימות, מופיעים פרטים כמו הפגישה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים ומידע על ההקלטה.
- אם מתבצעת הקלטה רגילה, מוצגים שני תגים נפרדים.
- אם ההקלטה לצורך עמידה בתקנות לא מתחילה, או אם יש בעיה באמצע הפגישה, יכול להיות שהמשתמשים המנוטרים יוסרו מהפגישה. בדרך כלל זה קורה כשלקטגוריית האחסון ב-GCS אין את ההרשאות הנכונות, או כשההקלטה או התמלול נכשלים. אם משתמש מנוטר מוסר מפגישה, מוצגת ההודעה עזבת את השיחה ב-Meet כי היא מוקלטת ואין לך אפשרות להשתתף בה.
- אם משתמש שהשיחות שלו מנוטרות מצטרף לפגישה שכבר התחילה, ההקלטה לצורך תאימות מתחילה באותו רגע.