האפשרות לייצא נתונים מ-Workspace ולשמור אותם במאגר מקומי זמינה רק למשתמשים עם התוסף Assured Controls או Assured Controls Plus. עשויים לחול חיובים נוספים על שירותי Google Cloud Storage. בכל שאלה לגבי חיוב או שימוש, אפשר לפנות אל צוות התמיכה של Google Cloud.
אתם יכולים להפעיל הקלטה לצורכי תאימות לארכיון, שתקליט באופן אוטומטי פגישות ותשמור תמלילים ב-Google Meet עבור משתמשים או קבוצות ספציפיים. כך תוכלו לעמוד בדרישות רגולטוריות – למשל, אלה של Financial Industry Regulatory Authority (הרשות הרגולטורית של תעשיית הפיננסים, FINRA).
כשמפעילים הקלטה לצורכי תאימות למשתמש, הפגישות שלו ב-Meet מוקלטות והתמלילים נשמרים. הן מאוחסנות ב-Google Cloud Storage (GCS) בהתאם ל-WORM (כתיבה חד-פעמית, קריאה רב-פעמית) עם מדיניות שמירה מתאימה.
הגבלות על הקלטה מטעמים משפטיים
ההגבלות הבאות חלות על הקלטות לצורכי תאימות:
- המשתמשים לא יכולים לגשת להקלטות לצורכי תאימות. אם משתמש צריך להקליט או לתמלל פגישה, הוא צריך לעשות זאת בעצמו במהלך הפגישה.
- משך ההקלטה המקסימלי הוא 8 שעות. אם מספר המשתתפים בפגישה חורג מהמגבלה הזו, יכול להיות שהמשתמשים שבפיקוח יוסרו מהפגישה.
- ההקלטות לצורכי תאימות כוללות קובץ מטא-נתונים שמכיל מידע כמו מזהה הפגישה, שעות ההתחלה והסיום, שמות המשתתפים וסוג הקובץ.
- הקלטות לצורכי תאימות לא משותפות אוטומטית עם המשתתפים ולא מקושרות לאירועים ביומן Google. המשתמשים גם לא מקבלים התראות באימייל על ההקלטות האלה.
- אי אפשר לעקוב בנפרד אחרי משתתפים אנונימיים ואחרי משתתפים שמצטרפים לפגישה בטלפון. עם זאת, אם יש בפגישה משתתף אחר בפיקוח שלא משתמש בהצפנה, הפגישה תהיה בפיקוח.
- הכתוביות הן לא התיעוד הרשמי של הטקסט. התמלילים הם המקור המהימן לרישומי טקסט.
- מערכת Meet לא עוקבת אחרי פגישות על סמך רשימת ההזמנות ביומן. ההקלטה לצורכי תאימות מתחילה תמיד כשמשתמש שנמצא במעקב מצטרף לפגישה.
- כשמשתמשים שנמצאים במעקב מצטרפים לחדרים לסשן משנה, ההקלטה לא תתעד את החדרים האלה.
לפני שמתחילים
כדי לוודא שהאחסון תואם ל-WORM, צריך לוודא שבקטגוריית GCS מוגדרות מדיניות שמירה מתאימה באמצעות Bucket Lock. צריך לשתף את מאגר הנתונים עם חשבון השירות שמופיע בקטע 'יעד'. צריך גם לתת לחשבון השירות את ההרשאות הבאות:
- קריאה בקטגוריה באחסון מדור קודם
- צפייה באובייקטים של אחסון
- יצירת אובייקטים של אחסון
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא נעילת Bucket.
איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש בהקלטת שיחות לצורכי תאימות ב-Meet
לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Meet.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על תאימות.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הקלטות בארכיון לצורכי תאימות.
- בקטע אפשרויות הקלטה, בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
- אודיו
- אודיו ווידאו
- בשדה קטגוריה של Google Cloud, בקטע יעד, מזינים את שם הקטגוריה של GCS.
- לוחצים על שמירה.
איך פועלת הקלטה לצורכי תאימות
לפני הפגישה
אם משתמש בפיקוח נמצא בפגישה, ההודעה השיחה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים, וההקלטה הזו מאובטחת תוצג במסך שלפני הפגישה.
במהלך הפגישה
- תג התאימות (שמוצג למעלה) מוצג לכל המשתתפים בפגישה אם משתמש שנמצא במעקב נוכח בפגישה או מופיע בהזמנה ביומן.
- אי אפשר להשבית את תג התאימות.
- לחיצה על תג התאימות מציגה פרטים כמו הפגישה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים ומידע על ההקלטה הזו.
- אם מתבצעת הקלטה רגילה, מוצגים שני תגים שונים.
- אם ההקלטה לצורכי תאימות לא מתחילה, או אם יש בעיה באמצע הפגישה, יכול להיות שהמשתמשים שנמצאים במעקב יוסרו מהפגישה. בדרך כלל זה קורה אם חסרות הרשאות מתאימות בדלי האחסון ב-GCS, או אם ההקלטה או התמליל נכשלו. אם משתמש שנמצא במעקב מוסר מהפגישה, מוצגת ההודעה עזבת את השיחה ב-Meet כי היא מוקלטת ואין לך אפשרות להשתתף בה.
- אם משתמש בפיקוח מצטרף לפגישה שכבר מתנהלת, ההקלטה לצורכי תאימות מתחילה באותו רגע.