स्थानीय डेटा स्टोरेज का इस्तेमाल करके, Workspace का डेटा एक्सपोर्ट करने की सुविधा सिर्फ़ उन लोगों के लिए उपलब्ध है जिनके पास Assured Controls या Assured Controls Plus ऐड-ऑन है. Google Cloud Storage के लिए अतिरिक्त शुल्क लग सकता है. बिलिंग या इस्तेमाल से जुड़े किसी भी सवाल के लिए, Google Cloud की सहायता टीम से संपर्क करें.
अनुपालन के लिए रिकॉर्डिंग की सुविधा चालू की जा सकती है. इससे मीटिंग अपने-आप रिकॉर्ड हो जाती हैं और Google Meet में खास उपयोगकर्ताओं या ग्रुप के लिए ट्रांसक्रिप्ट कैप्चर हो जाती हैं. इससे आपको कानूनी शर्तों को पूरा करने में मदद मिलती है. उदाहरण के लिए, फ़ाइनेंशियल इंडस्ट्री रेगुलेटरी अथॉरिटी (फ़िनरा) की शर्तें.
किसी उपयोगकर्ता के लिए, अनुपालन के लिए रिकॉर्डिंग की सुविधा चालू करने पर, उसकी Meet मीटिंग रिकॉर्ड की जाती हैं और ट्रांसक्रिप्ट कैप्चर की जाती हैं. दोनों को WORM (write once, read many) के मुताबिक Google Cloud Storage (GCS) में सेव किया जाता है. साथ ही, इन्हें डेटा के रखरखाव से जुड़ी नीतियों के मुताबिक सेव किया जाता है.
नीतियों के मुताबिक रिकॉर्डिंग से जुड़ी पाबंदियां
अनुपालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग पर ये पाबंदियां लागू होती हैं:
- उपयोगकर्ता, नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग ऐक्सेस नहीं कर सकते. अगर किसी उपयोगकर्ता को मीटिंग रिकॉर्ड करनी है या उसे ट्रांसक्राइब करना है, तो उसे मीटिंग के दौरान खुद ही ऐसा करना होगा.
- ज़्यादा से ज़्यादा आठ घंटे तक रिकॉर्डिंग की जा सकती है. अगर किसी मीटिंग में इस सीमा से ज़्यादा लोग शामिल होते हैं, तो निगरानी में रखे गए उपयोगकर्ताओं को मीटिंग से हटाया जा सकता है.
- अनुपालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग में एक मेटाडेटा फ़ाइल शामिल होती है. इसमें मीटिंग आईडी, शुरू और खत्म होने का समय, शामिल होने वाले लोगों के नाम, और फ़ाइल टाइप जैसी जानकारी होती है.
- अनुपालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के साथ अपने-आप शेयर नहीं की जाती हैं. साथ ही, इन्हें Google Calendar इवेंट से लिंक नहीं किया जाता है. उपयोगकर्ताओं को इन रिकॉर्डिंग के लिए ईमेल सूचनाएं भी नहीं मिलती हैं.
- फ़ोन से डायल-इन करने वाले और पहचान छिपाकर शामिल होने वाले लोगों को अलग-अलग मॉनिटर नहीं किया जाता. हालांकि, अगर मीटिंग में कोई ऐसा व्यक्ति शामिल है जिसे मॉनिटर किया जा रहा है और जिसने अपनी पहचान छिपाकर हिस्सा नहीं लिया है, तो इन लोगों को मॉनिटर किया जाता है.
- कैप्शन, आधिकारिक टेक्स्ट रिकॉर्ड नहीं होते हैं. टेक्स्ट रिकॉर्ड के लिए, ट्रांसक्रिप्ट ही सबसे भरोसेमंद सोर्स होती हैं.
- Meet, कैलेंडर के न्योते की सूची के आधार पर मीटिंग की निगरानी नहीं करता. मॉनिटर किए जा रहे उपयोगकर्ता के मीटिंग में शामिल होने पर, अनुपालन के लिए रिकॉर्डिंग हमेशा शुरू हो जाती है.
- जब मॉनिटर किए जा रहे उपयोगकर्ता ब्रेकआउट रूम में शामिल होते हैं, तब रिकॉर्डिंग में ब्रेकआउट रूम कैप्चर नहीं होता है.
शुरू करने से पहले
WORM के नियमों का पालन करने के लिए, पक्का करें कि आपके GCS बकेट में, बकेट लॉक का इस्तेमाल करके डेटा बनाए रखने की सही नीतियां कॉन्फ़िगर की गई हों. आपका बकेट, डेस्टिनेशन में दिए गए सेवा खाते के साथ शेयर किया जाना चाहिए. आपको सेवा खाते को ये अनुमतियां भी देनी होंगी:
- Storage Legacy Bucket Reader
- स्टोरेज ऑब्जेक्ट व्यूअर
- स्टोरेज ऑब्जेक्ट क्रिएटर
ज़्यादा जानकारी के लिए, बकेट लॉक पर जाएं.
यह कंट्रोल करना कि आपके संगठन में Meet की अनुपालन रिकॉर्डिंग की सुविधा का इस्तेमाल कौन करेगा
शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Google Meet पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- अनुपालन पर क्लिक करें.
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(ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.
ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें
- अनुपालन के लिए संग्रहित की गई रिकॉर्डिंग बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.
- रिकॉर्डिंग के विकल्पों के लिए, इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
- ऑडियो
- ऑडियो और वीडियो
- डेस्टिनेशन के लिए, Google Cloud बकेट फ़ील्ड में, अपने GCS बकेट का नाम डालें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
अनुपालन के लिए रिकॉर्डिंग की सुविधा कैसे काम करती है
मीटिंग से पहले
अगर निगरानी में रखा गया कोई उपयोगकर्ता मीटिंग में शामिल है, तो मीटिंग से पहले दिखने वाली स्क्रीन पर, Meet, नियमों के पालन की पुष्टि के लिए सुरक्षित तरीके से रिकॉर्डिंग कर रहा है मैसेज दिखता है.
मीटिंग के दौरान
- अगर मॉनिटर किया जा रहा कोई उपयोगकर्ता मीटिंग में शामिल है या उसे Calendar पर मीटिंग का न्योता भेजा गया है, तो मीटिंग में शामिल सभी लोगों को नीतियों के पालन से जुड़ा बैज (ऊपर दिखाया गया है) दिखेगा.
- अनुपालन बैज को बंद नहीं किया जा सकता.
- नियमों के पालन से जुड़े बैज पर क्लिक करने से, नियमों के पालन की पुष्टि के लिए Meet रिकॉर्डिंग कर रहा है और इस रिकॉर्डिंग के बारे में जानकारी जैसी जानकारी दिखती है.
- अगर कोई सामान्य रिकॉर्डिंग चल रही है, तो दो अलग-अलग बैज दिखाए जाते हैं.
- अगर अनुपालन के लिए रिकॉर्डिंग शुरू नहीं होती है या मीटिंग के बीच में कोई समस्या आती है, तो निगरानी में रखे गए उपयोगकर्ताओं को मीटिंग से हटाया जा सकता है. आम तौर पर, ऐसा तब होता है, जब GCS स्टोरेज बकेट में सही अनुमतियां मौजूद न हों या रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्शन में गड़बड़ी हो. अगर मॉनिटर किए जा रहे किसी उपयोगकर्ता को मीटिंग से हटा दिया जाता है, तो आपने कॉल छोड़ दिया है, क्योंकि Meet में ज़रूरी रिकॉर्डिंग नहीं हो सकी मैसेज दिखता है.
- अगर निगरानी में रखा गया कोई उपयोगकर्ता, चल रही मीटिंग में शामिल होता है, तो उसी समय से नीतियों के मुताबिक रिकॉर्डिंग शुरू हो जाती है.