Jika Anda berada di Industri Jasa Keuangan (FSI) dan perlu mengikuti aturan Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), Anda dapat menggunakan Google Workspace untuk mengekspor dan mengarsipkan data Anda. Artikel ini berisi ringkasan setelan dan fitur yang dapat Anda dan administrator Google Workspace lainnya terapkan untuk mendukung kepatuhan terhadap FINRA dan peraturan jasa keuangan lainnya.
Kepatuhan FINRA untuk Workspace
Kepatuhan FINRA mewajibkan agar data diarsipkan dan komunikasi dipantau. Fitur Workspace yang didukung memenuhi persyaratan catatan elektronik yang ditentukan oleh beberapa badan pengatur untuk lembaga jasa keuangan, termasuk:
- Securities and Exchange Commission (SEC) dalam 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC dalam 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA dalam Aturan 4511(c), yang tunduk pada persyaratan media dan format dalam SEC Rule 17a-4(f)
- Commodity Futures Trading Commission (CFTC) dalam 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka situs FINRA.
Konfigurasi Workspace
Ekspor Gmail, Google Kalender, dan Google Chat merekam data berbasis komunikasi yang dapat Anda siapkan untuk diekspor secara otomatis ke platform pihak ketiga. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur Workspace berikut untuk memenuhi persyaratan pencatatan, pengawasan, pemantauan, dan pengawasan yang penting.
- Gmail—Mencatat semua email dari unit organisasi atau grup tertentu di Google Grup ke kotak surat pihak ketiga menggunakan SMTP.
- Chat—Mencatat semua peristiwa chat untuk unit organisasi atau grup tertentu ke kotak surat pihak ketiga menggunakan SMTP.
- Kalender—Mencatat semua acara kalender untuk pengguna di unit organisasi atau grup tertentu ke kotak surat pihak ketiga menggunakan SMTP.
- Google Drive—Mengekspor semua file Drive yang diberi label untuk pengarsipan kepatuhan ke bucket Google Cloud Storage (GCS) menggunakan alat Ekspor Data.
- Data diarsipkan oleh AODocs Compliance Archive, solusi pengelolaan data pihak ketiga oleh AODocs, Inc.
- Data Drive diarsipkan oleh solusi pengelolaan data pihak ketiga yang disebut AODocs Compliance Archive oleh AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive adalah layanan pengelolaan konten lanjutan yang terintegrasi dengan Workspace dan GCS. Layanan ini memenuhi persyaratan industri sekuritas untuk menyimpan catatan elektronik dalam format yang tidak dapat ditulis ulang dan tidak dapat dihapus untuk periode retensi yang diterapkan dan pembekuan litigasi.
- Saat menggunakan integrasi AODocs, Anda dapat memberi label pada file Drive untuk pengarsipan kepatuhan. Data ini dikunci, yang berarti daftar kontrol akses (ACL) dihapus dan disimpan dalam format yang dapat diindeks di bucket GCS.
Semua admin Workspace yang bertanggung jawab untuk menetapkan persyaratan pengarsipan dan pengawasan dalam alat yang digunakan di seluruh organisasi FSI dapat menyelesaikan tugas ini. Semua admin diharapkan untuk mengonfigurasi, memantau, dan mengoperasikan alat yang diperlukan agar tetap mematuhi peraturan FSI utama (sebelumnya di halaman ini), termasuk FINRA.
Mengonfigurasi kepatuhan FINRA untuk Gmail
Anda dapat menyiapkan solusi pengarsipan pihak ketiga untuk mengarsipkan pesan jurnal Gmail. Untuk mengetahui petunjuk mendetail, buka Mengintegrasikan Gmail dengan solusi pengarsipan pihak ketiga.
Mengonfigurasi kepatuhan FINRA untuk Chat
Siapkan solusi pihak ketiga untuk mengarsipkan pesan Chat sebagai arsip jurnal email. Untuk mengetahui petunjuk mendetail, buka Mengintegrasikan Chat dengan solusi pengarsipan pihak ketiga.
Mengonfigurasi kepatuhan FINRA untuk Kalender
Siapkan solusi pihak ketiga untuk mengarsipkan acara Kalender beserta detailnya sebagai arsip jurnal email. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengintegrasikan Kalender dengan solusi pengarsipan pihak ketiga.
Mengonfigurasi kepatuhan FINRA untuk Meet
Sebagai administrator, Anda dapat menyesuaikan fungsi Meet dengan kebutuhan kepatuhan layanan keuangan organisasi. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengelola setelan Meet (untuk admin).
Mengonfigurasi kepatuhan FINRA untuk Drive
Integrasi antara Workspace dan AODocs dirancang untuk membantu organisasi memenuhi persyaratan kepatuhan FINRA, khususnya untuk data Drive guna memenuhi persyaratan SEC 17a-4. Saat dokumen Drive diselesaikan di AODocs dan diberi label, alat Ekspor Data akan mengekspornya ke bucket GCS milik pelanggan dengan penyimpanan Write Once, Read Many (WORM) yang diaktifkan. AODocs kemudian mengindeks data ini dari bucket ekspor dan menyalinnya ke bucket GCS-nya sendiri yang tidak dapat diubah sesuai dengan kebijakan retensi yang ditentukan, sehingga dapat ditelusuri untuk tujuan kepatuhan.
Selesaikan langkah-langkah berikut untuk menyiapkan AODocs dan Drive:
- Siapkan modul Compliance Archiving di AODocs. Untuk mengetahui detailnya, buka situs AODocs.
- Jadwalkan ekspor FINRA pendukung untuk Drive guna mengekspor data Drive organisasi Anda ke arsip GCS. AODocs mengambil data dari penyimpanan ini dan menyalinnya untuk pengindeksan. Untuk mengetahui petunjuknya, buka Menyiapkan ekspor data yang mematuhi FINRA.
Perlu bantuan lain?
Jika ada pertanyaan tentang cara menyiapkan Workspace untuk kepatuhan FINRA, hubungi Sales Rep Google Anda.
Google, Google Workspace, serta merek dan logo terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang dari masing-masing perusahaan yang bersangkutan.