Jeśli pracujesz w branży usług finansowych i musisz przestrzegać zasad Instytucji ds. Regulacji Branży Finansowej (FINRA), możesz eksportować i archiwizować dane za pomocą Google Workspace. W tym artykule znajdziesz omówienie ustawień i funkcji, które Ty i inni administratorzy Google Workspace możecie zastosować, aby zapewnić zgodność z przepisami FINRA i innymi regulacjami dotyczącymi usług finansowych.
Zgodność z przepisami FINRA w Workspace
Zgodność z wymogami FINRA wymaga archiwizowania dokumentacji i monitorowania komunikacji. Obsługiwane funkcje Workspace spełniają wymagania dotyczące dokumentacji elektronicznej określone przez różne organy odpowiedzialne z regulacji usług finansowych, takie jak:
- Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) – 17 CFR § 240.17a-4(f)(2);
- SEC – 17 CFR § 240.18a-6(e)(2);
- FINRA – zarządzenie 4511(c), które opiera się na wymaganiach dotyczących formatu i nośnikach podanych w zarządzeniu SEC 17a-4(f);
- Komisja ds. Obrotu Towarowymi Kontraktami Terminowymi (CFTC) – 17 CFR § 1.31(c)–(d).
Więcej informacji znajdziesz w witrynie FINRA.
Konfiguracja Workspace
Eksporty z Gmaila, Kalendarza Google i Google Chat zawierają dokumentację na podstawie komunikacji, którą można skonfigurować tak, aby była automatycznie eksportowana do platform innych firm. Aby spełnić ważne wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji, monitorowania i nadzoru, możesz włączyć lub wyłączyć te funkcje Workspace:
- Gmail – prowadzenie rejestrów wszystkich e-maili z określonej jednostki organizacyjnej lub grupy w Grupach dyskusyjnych Google i wysyłanie ich do skrzynki pocztowej innej firmy za pomocą SMTP.
- Google Chat – prowadzenie rejestrów wszystkich zdarzeń na czacie dotyczących konkretnej jednostki organizacyjnej lub grupy i wysyłanie ich do skrzynki pocztowej innej firmy za pomocą SMTP.
- Kalendarz – prowadzenie rejestrów wszystkich wydarzeń w kalendarzu użytkowników w określonej jednostce organizacyjnej lub grupie i wysyłanie ich do skrzynki pocztowej innej firmy za pomocą SMTP.
- Dysk Google – eksportowanie wszystkich plików z Dysku, które są oznaczone jako przeznaczone do archiwizacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami, do zasobnika Google Cloud Storage (GCS) za pomocą narzędzia do eksportu danych.
- Rekordy danych są archiwizowane przez AODocs Compliance Archive – rozwiązanie do zarządzania rekordami oferowane przez firmę AODocs, Inc.
- Rekordy z Dysku są archiwizowane przez AODocs Compliance Archive – rozwiązanie do zarządzania rekordami oferowane przez firmę AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive to zaawansowana usługa zarządzania treścią zintegrowana z Workspace i GCS. Spełnia ona obowiązujące w branży papierów wartościowych wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji elektronicznej w formacie, którego nie można nadpisać ani usunąć, przez zastosowane okresy przechowywania oraz w przypadku blokad na potrzeby postępowania sądowego.
- Korzystając z integracji z AODocs, możesz oznaczać pliki na Dysku etykietami na potrzeby archiwizacji w celu zapewniania zgodności z wymogami. Te rekordy zostaną zablokowane, co oznacza, że listy kontroli dostępu (ACL) zostaną usunięte i umieszczone w zasobniku GCS w możliwym do zindeksowania formacie.
Te zadania mogą wykonywać wszyscy administratorzy Workspace, którzy są odpowiedzialni za konfigurowanie wymagań dotyczących archiwizacji i nadzoru w narzędziach używanych w organizacji z branży usług finansowych. Od wszystkich administratorów wymagamy skonfigurowania, monitorowania i obsługiwania narzędzi niezbędnych do zachowania zgodności z kluczowymi przepisami dotyczącymi branży usług finansowych (wymienionymi wcześniej na tej stronie), w tym z wymaganiami FINRA.
Konfigurowanie zgodności z wymaganiami FINRA w Gmailu
Możesz skonfigurować rozwiązanie innej firmy służące do archiwizowania wiadomości dziennika z Gmaila. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w artykule Integracja Gmaila z narzędziami archiwizacyjnymi innych firm.
Konfigurowanie zgodności z wymaganiami FINRA w Google Chat
Skonfiguruj rozwiązanie innej firmy, aby archiwizować wiadomości z Google Chat w postaci archiwów dziennika poczty e-mail. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w artykule Integracja Google Chat z narzędziami archiwizacyjnymi innych firm.
Konfigurowanie zgodności z wymaganiami FINRA w Kalendarzu
Skonfiguruj rozwiązanie innej firmy, aby archiwizować wydarzenia z Kalendarza i ich szczegóły jako archiwa dziennika poczty e-mail. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule o integracji Kalendarza z narzędziami archiwizacyjnymi innych firm.
Konfigurowanie zgodności z wymaganiami FINRA w Meet
Jako administrator możesz dostosować działanie Meet do potrzeb organizacji związanych ze zgodnością usług finansowych. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie ustawieniami Meet (dla administratorów).
Konfigurowanie zgodności z wymaganiami FINRA na Dysku
Integracja Workspace z AODocs ma na celu pomóc organizacjom w zapewnieniu zgodności z przepisami FINRA, w szczególności w spełnianiu wymagań SEC 17a-4 w przypadku danych z Dysku. Gdy dokumenty na Dysku zostaną sfinalizowane w AODocs i otrzymają etykiety, narzędzie do eksportowania danych wyeksportuje je do należącego do klienta zasobnika GCS z włączonym przechowywaniem bez możliwości modyfikowania (Write Once, Read Many – WORM). Następnie AODocs zindeksuje te dane z zasobnika eksportu i skopiuje je do własnych zasobników GCS, których nie można zmodyfikować, zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami przechowywania, dzięki czemu będzie można je wyszukiwać w celu zapewnienia zgodności z przepisami.
Aby skonfigurować AODocs i Dysk:
- Skonfiguruj moduł archiwizacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami w AODocs. Szczegółowe informacje znajdziesz w witrynie AODocs.
- Zaplanuj pomocniczy eksport zgodny z wymaganiami FINRA, aby przenieść dane z Dysku organizacji do archiwum GCS. AODocs pobierze dane z tego magazynu i skopiuje je na potrzeby indeksowania. Instrukcje znajdziesz w artykule o konfigurowaniu eksportu danych zgodnego z wymogami FINRA.
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Jeśli masz pytania dotyczące konfigurowania Workspace w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami FINRA, skontaktuj się z przedstawicielem handlowym Google.
Google, Google Workspace i znaki pokrewne są znakami towarowymi Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.