Jako administrator Gmaila możesz skonfigurować rozwiązanie innej firmy służące do archiwizowania wiadomości dziennika z Gmaila. Może to być przydatne do:
- zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi poczty e-mail, takimi jak SEC 17a-4;
- dalszego używania rozwiązania innej firmy.
- zapewniania użytkownikom dostępu do archiwum.
Jak działa integracja
Aby zintegrować Gmaila z narzędziem archiwizacyjnym innej firmy, musisz określić adres e-mail, na który mają być przekazywane wiadomości dziennika. Jeśli podasz więcej niż jeden taki adres, wiadomości dziennika będą wysyłane na każdy z nich.
Jeśli korzystasz z rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy, zalecamy skonfigurowanie zgodności z TLS. Dzięki temu Gmail będzie wymagał szyfrowania TLS podczas wysyłania poczty do rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy.
Konfigurowanie narzędzia archiwizacyjnego innej firmy
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje Google Workspace Gmail Routing. - (Opcjonalnie) Po lewej stronie wybierz organizację.
- W sekcji Routing przewiń do opcji Archiwizowanie poczty e-mail za pomocą narzędzia innej firmy. Możesz też wpisać Archiwizowanie poczty e-mail za pomocą narzędzia innej firmy w polu wyszukiwania.
- Wpisz adres e-mail, na który mają być wysyłane wiadomości dziennika.
- Kliknij Dodaj ustawienie.
- U dołu strony kliknij Zapisz.
Jak działa zarządzanie wiadomościami
Wersje wiadomości obsługiwane w dziennikach
Ważne: wiadomości obsługiwane w dziennikach nie są zwolnione z zasad Gmaila, które odrzucają wiadomości zawierające potencjalne wirusy i szkodliwe oprogramowanie. Więcej informacji znajdziesz w artykule Typy plików blokowane w Gmailu.
- Wiadomości przychodzące – w dzienniku uwzględniana jest wersja wiadomości otrzymana przez użytkownika. Jeśli na przykład w wyniku działania zasad zgodności treści e-mail zostanie pozbawiony załącznika, to w dzienniku zostanie zapisana kopia bez załącznika.
- Wiadomości wychodzące – w dzienniku uwzględniana jest wersja wiadomości wysłana przez użytkownika. Jeśli na przykład w wyniku działania zasad zgodności treści e-mail zostanie pozbawiony załącznika, to w dzienniku zostanie zapisana kopia z tym załącznikiem.
- Wiadomości wewnętrzne – wiadomości wysyłane w obrębie domeny są traktowane jako przychodzące w przypadku adresatów lub wychodzące w przypadku nadawców.
Wiadomości wysyłane do kwarantanny administracyjnej
- Wiadomości przychodzące – jeśli wiadomość przychodząca zostanie umieszczona w kwarantannie administracyjnej, jej kopia zarejestrowana w dzienniku nie zostanie wysłana, dopóki dana wiadomość nie zostanie zwolniona z kwarantanny. Wiadomości usunięte z kwarantanny nie docierają do użytkowników, więc nie są archiwizowane.
- Wiadomości wychodzące – jeśli wiadomość wychodząca trafi do kwarantanny administracyjnej, jej kopia zarejestrowana w dzienniku zostanie przesłana do archiwum, gdy użytkownik kliknie Wyślij, bez względu na to, czy e-mail zostanie umieszczony w kwarantannie.
Wiadomości do wielu adresatów
W przypadku wiadomości wysyłanych do wielu adresatów w wyniku działania zasad routingu lub zgodności niektórzy użytkownicy mogą otrzymać inną wersję e-maila.
- Wiadomości przychodzące – oddzielna kopia dziennika z odpowiednią wersją wiadomości jest wysyłana do każdego adresata. Aby określić, czy różni adresaci otrzymali tę samą wiadomość, narzędzie archiwizacyjne powinno korzystać z mechanizmu do usuwania duplikatów.
- Wiadomości wychodzące – w dzienniku jest uwzględniana kopia wysłana przez nadawcę.
- Wiadomości wewnętrzne – adresaci wewnętrzni pozostają uwzględnieni w wiadomości. Mimo że w wyniku działania zasad zgodności lub innych niektórzy adresaci mogą faktycznie nie otrzymać wiadomości, to rejestrowane jest dostarczenie do części lub wszystkich adresatów.
Wiadomości do nierozpoznanych adresatów
Dzienniki nie rejestrują wiadomości otrzymanych przez nierozpoznanych adresatów. Aby w dzienniku były uwzględniane wiadomości danego użytkownika, musi on być zarejestrowany.
Mechanizm ponawiania prób dostarczenia w przypadku kodów błędów SMTP
Jeśli wiadomość nie zostanie dostarczona na adres dziennika i host SMTP zwróci tymczasowy błąd (4xx), Gmail ponawia próbę dostarczenia wiadomości przez 8 dni. Jeśli host SMTP zwróci trwały błąd (5xx), Gmail nie ponawia próby dostarczenia.
Bezpieczeństwo
Zalecamy skonfigurowanie archiwum innej firmy, aby wiadomości bez podpisu SPF i DKIM były odrzucane. Google korzysta z podpisów DKIM na 2 sposoby:
- klucz Google w imieniu klienta (jeśli klient nie przeprowadził konfiguracji),
- klucz klienta.
Zalecamy skonfigurowanie zgodności z TLS, aby zabezpieczyć połączenie z rozwiązaniem archiwizacyjnym innej firmy.