Integracja Kalendarza z narzędziami archiwizacyjnymi innych firm

Ta funkcja jest dostępna w wersji Enterprise Plus z dodatkami Bezpieczne ustawienia i Bezpieczne ustawienia Plus. Ta funkcja wymaga uprawnień do odczytu i zapisu w archiwizacji zewnętrznej.

Jako administrator możesz skonfigurować rozwiązanie innej firmy, aby archiwizować wydarzenia z Kalendarza Google i ich szczegóły w postaci archiwów dziennika poczty e-mail. Może to być przydatne do:

  • zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi przechowywania danych elektronicznych FINRA i innymi przepisami dotyczącymi usług finansowych, w tym SEC 17a-4; Więcej informacji znajdziesz w przewodniku po konfigurowaniu Google Workspace zgodnie z wymogami FINRA.
  • dalszego używania rozwiązania innej firmy w celu spełnienia ważnych wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji, monitorowania i nadzoru.

Zanim zaczniesz

  • Rozwiązanie do archiwizacji innej firmy musi obsługiwać przesyłanie wiadomości przy użyciu połączenia SMTP przez TLS. TLS to protokół bezpieczeństwa, który szyfruje e-maile, aby zapewnić ochronę zawartych w nich informacji. Wiadomości dziennika wysyłane do rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy, które nie obsługuje TLS, nie będą one dostarczane. Więcej informacji znajdziesz w artykule Wysyłanie e-maili przez bezpieczne połączenie TLS.
  • Zatwierdzenie przez wiele osób – jeśli w Twojej organizacji włączona jest funkcja zatwierdzenia przez wiele osób, każda zmiana ustawienia archiwizacji przez firmę zewnętrzną, np. wyłączenie tej funkcji lub zmiana adresu archiwizacji, wymaga zatwierdzenia przez innego superadministratora. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zatwierdzenie przez wiele osób działań związanych z poufnymi danymi.

Konfigurowanie archiwizacji Kalendarza przez inną firmę

Zanim zaczniesz: jeśli musisz skonfigurować dział lub zespół dla tego ustawienia, przeczytaj artykuł Dodawanie jednostki organizacyjnej.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu  a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Kalendarz.

    Wymaga uprawnień administratora Kalendarza.

  2. Kliknij Ustawienia archiwizacji zewnętrznej.
  3. (Opcjonalnie) aby zastosować ustawienie na potrzeby działu lub zespołu, z boku wybierz jednostkę organizacyjną.
  4. Zaznacz pole Archiwizacja włączona.
  5. W polu Adres docelowy wpisz adres e-mail, na który chcesz wysyłać wiadomości dziennika.
  6. Kliknij Zapisz.

Co jest archiwizowane?

Po włączeniu tej funkcji Kalendarz będzie archiwizować te działania użytkowników, którzy należą do jednostki organizacyjnej lub grupy, w której skonfigurowano archiwizację przez firmy zewnętrzne. Dane są wysyłane jako standardowy załącznik do e-maila w formacie ICS.

  • Tworzenie wydarzenia
  • Aktualizowanie wydarzenia
  • Usuwanie wydarzenia
  • Gdy rozpoczyna się wydarzenie

Archiwizowane są wszystkie typy wydarzeń, w tym wydarzenia poza biurem, lokalizacja miejsca pracy, czas skupienia i wydarzenia prywatne.

Zarchiwizowane dane zawierają wszystkie szczegóły wydarzenia, takie jak tytuł, opis, uczestnicy, data, godzina i inne informacje powiązane z wydarzeniem.