คู่มือการกำหนดค่า FINRA สำหรับ Workspace

การสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Plus ที่มี ส่วนเสริม Assured Controls และ Assured Controls Plus

หากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมบริการทางการเงิน (FSI) และต้องปฏิบัติตามกฎของหน่วยงานกำกับดูแลอุตสาหกรรมการเงิน (FINRA) คุณสามารถใช้ Google Workspace เพื่อส่งออกและเก็บข้อมูลของคุณได้ บทความนี้จะแสดงภาพรวมของการตั้งค่า และฟีเจอร์ที่คุณและผู้ดูแลระบบ Google Workspace คนอื่นๆ สามารถใช้เพื่อ สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA และกฎระเบียบอื่นๆ เกี่ยวกับบริการทางการเงิน

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Workspace

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA กำหนดให้ต้องเก็บระเบียนและตรวจสอบการสื่อสาร ฟีเจอร์ Workspace ที่รองรับจะตอบสนองข้อกำหนดเกี่ยวกับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ที่ระบุโดยหน่วยงานกำกับดูแลหลายแห่งสำหรับสถาบัน บริการทางการเงิน ซึ่งรวมถึง

  • Securities and Exchange Commission (SEC) ใน 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
  • SEC ใน 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
  • FINRA ในกฎ 4511(c) ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดด้านรูปแบบและสื่อของ กฎ SEC 17a-4(f)
  • Commodity Futures Trading Commission (CFTC) ใน 17 CFR § 1.31(c)-(d)

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ FINRA

การกำหนดค่า Workspace

การส่งออก Gmail, Google ปฏิทิน และ Google Chat จะบันทึกข้อมูลที่อิงตามการสื่อสาร ซึ่งคุณตั้งค่าให้ส่งออกไปยังแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามโดยอัตโนมัติได้ คุณสามารถเปิดหรือปิดฟีเจอร์ต่อไปนี้ของ Workspace เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญเกี่ยวกับการเก็บระเบียน การควบคุมดูแล การเฝ้าระวัง และการกำกับดูแล

  • Gmail - บันทึกอีเมลทั้งหมดจากหน่วยขององค์กรที่เฉพาะเจาะจงหรือกลุ่ม ใน Google Groups ไปยังกล่องจดหมายของบุคคลที่สามโดยใช้ SMTP
  • Chat - บันทึกเหตุการณ์การแชททั้งหมดของหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง ไปยังกล่องจดหมายของบุคคลที่สามโดยใช้ SMTP
  • ปฏิทิน - บันทึกเหตุการณ์ในปฏิทินทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงไปยังกล่องจดหมายของบุคคลที่สามโดยใช้ SMTP
  • Google ไดรฟ์ - ส่งออกไฟล์ทั้งหมดในไดรฟ์ที่มีป้ายกำกับการเก็บถาวรเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดไปยังที่เก็บข้อมูล Google Cloud Storage (GCS) โดยใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูล
    • ระเบียนข้อมูลได้รับการเก็บโดย AODocs Compliance Archive ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการระเบียนของบุคคลที่สามของ AODocs, Inc.
    • บันทึกในไดรฟ์จะได้รับการเก็บโดยโซลูชันการจัดการระเบียนของบุคคลที่สาม ที่เรียกว่า AODocs Compliance Archive โดย AODocs, Inc.
    • AODocs Compliance Archive เป็นบริการจัดการเนื้อหาขั้นสูง ที่ผสานรวมกับ Workspace และ GCS ซึ่งมีการทำงานที่เป็นไปตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมหลักทรัพย์ ในการรักษาระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่ เขียนซ้ำไม่ได้และลบไม่ได้สำหรับระยะเวลาการเก็บรักษาและการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีที่ใช้
    • เมื่อใช้การผสานรวม AODocs คุณจะติดป้ายกำกับไฟล์ในไดรฟ์สำหรับการเก็บตามข้อกำหนดได้ ระบบจะล็อกระเบียนเหล่านี้ ซึ่งหมายความว่าจะนำรายการควบคุมการเข้าถึง (ACL) ออกและจัดเก็บในรูปแบบที่จัดทำดัชนีได้ใน Bucket ของ GCS

ผู้ดูแลระบบ Workspace ทุกคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตั้งค่าข้อกำหนดการเก็บและการเฝ้าระวังภายในเครื่องมือที่ใช้ในองค์กร FSI จะดำเนินการเหล่านี้ได้ ผู้ดูแลระบบทุกคนต้องกำหนดค่า ตรวจสอบ และใช้งาน เครื่องมือที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดหลักของ FSI (ก่อนหน้าใน หน้านี้) รวมถึง FINRA

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Gmail

คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สามให้เก็บข้อความรายการบันทึกของ Gmail ได้ โปรดดูวิธีการโดยละเอียดที่หัวข้อใช้ Gmail ร่วมกับโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Chat

ตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บข้อความ Chat เป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมล โปรดดูวิธีการโดยละเอียดที่หัวข้อใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับปฏิทิน

ตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บกิจกรรมในปฏิทินและรายละเอียดของกิจกรรมเป็น ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมล โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ปฏิทินร่วมกับโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Meet

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานของ Meet ให้เหมาะกับความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านบริการทางการเงินขององค์กรได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการการตั้งค่า Meet (สำหรับผู้ดูแลระบบ)

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับไดรฟ์

การผสานรวมระหว่าง Workspace กับ AODocs ออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กร ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA โดยเฉพาะสำหรับข้อมูลในไดรฟ์เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด SEC 17a-4 เมื่อเอกสารในไดรฟ์เสร็จสมบูรณ์ใน AODocs และมีป้ายกำกับ เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกเอกสารไปยัง Bucket ของ GCS ที่ลูกค้าเป็นเจ้าของโดยเปิดที่เก็บข้อมูลแบบเขียนครั้งเดียว อ่านหลายครั้ง (WORM) จากนั้น AODocs จะจัดทำดัชนีข้อมูลนี้ จากที่เก็บข้อมูลการส่งออกและคัดลอกไปยังที่เก็บข้อมูล GCS ที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ของตนเอง ตามนโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดไว้ ทำให้ค้นหาได้เพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตั้งค่า AODocs และไดรฟ์

  1. ตั้งค่าโมดูลการเก็บตามข้อกำหนดใน AODocs โปรดดูรายละเอียดที่เว็บไซต์ AODocs
  2. ตั้งเวลาการส่งออกที่รองรับ FINRA สำหรับไดรฟ์เพื่อส่งออกข้อมูลไดรฟ์ขององค์กรไปยังที่เก็บถาวรของ GCS AODocs จะดึงข้อมูลจากที่เก็บข้อมูลนี้และ คัดลอกเพื่อจัดทำดัชนี โปรดดูวิธีการที่หัวข้อตั้งค่าการส่งออกข้อมูล ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

หากมีคำถามเกี่ยวกับการตั้งค่า Workspace เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA โปรดติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google


Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง