ใช้ปฏิทินร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Plus ที่มีส่วนเสริม Assured Controls และ Assured Controls Plus ฟีเจอร์นี้ต้องมีสิทธิ์อ่าน/เขียนการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บกิจกรรมใน Google ปฏิทินและรายละเอียดเป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมลได้ ซึ่งโซลูชันดังกล่าวจะมีประโยชน์ดังนี้

  • ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ FINRA และกฎระเบียบอื่นๆ เกี่ยวกับบริการทางการเงิน ซึ่งรวมถึง SEC Rule 17a-4 โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่คู่มือการกำหนดค่า FINRA ของ Google Workspace
  • ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามต่อไปสำหรับข้อกำหนดที่สำคัญเกี่ยวกับการเก็บระเบียน การควบคุมดูแลหรือการเฝ้าระวัง และการกำกับดูแล

ก่อนเริ่มต้น

  • โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามจะต้องรองรับการส่งข้อความโดยใช้การเชื่อมต่อ SMTP ผ่าน Transport Layer Security (TLS) ซึ่งเป็นโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้ารหัสอีเมลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว หากคุณพยายามส่งข้อความรายการบันทึกไปยังโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามที่ไม่รองรับ TLS ระบบจะไม่ส่งข้อความดังกล่าว ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อส่งอีเมลผ่านการเชื่อมต่อ TLS ที่ปลอดภัย
  • การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ - หากเปิดใช้การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับองค์กร การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม เช่น การปิดใช้ฟีเจอร์หรือการเปลี่ยนที่อยู่การเก็บถาวร จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้ดูแลระบบขั้นสูงรายอื่น โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการดำเนินการที่มีความละเอียดอ่อน

ตั้งค่าการเก็บถาวรในปฏิทินของบุคคลที่สาม

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น  แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น ปฏิทิน

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับปฏิทิน

  2. คลิกการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่ด้านข้าง
  4. เลือกช่องเปิดใช้การเก็บถาวรอยู่
  5. ในส่วนที่อยู่ปลายทาง ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการส่งข้อความรายการบันทึก
  6. คลิกบันทึก

ระบบจะเก็บอะไรไว้

เมื่อเปิดใช้ฟีเจอร์นี้ ปฏิทินจะเก็บการดำเนินการต่อไปนี้ของผู้ใช้ที่อยู่ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่มีการตั้งค่าการเก็บของบุคคลที่สาม ระบบจะส่งข้อมูลเป็นไฟล์แนบอีเมล ICS มาตรฐาน

  • การสร้างกิจกรรม
  • การอัปเดตกิจกรรม
  • การลบกิจกรรม
  • เมื่อกิจกรรมเริ่ม

ระบบจะเก็บกิจกรรมทุกประเภท รวมถึงการลางาน สถานที่ทำงาน เวลาที่ต้องการสมาธิ และกิจกรรมส่วนตัว

ข้อมูลที่เก็บถาวรจะมีรายละเอียดทั้งหมดของกิจกรรม เช่น ชื่อ คำอธิบาย ผู้เข้าร่วม วันที่ เวลา และข้อมูลอื่นๆ ที่เชื่อมโยงกับกิจกรรม