ใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus รวมถึง Education Fundamentals และ Education Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บข้อความ Google Chat เป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมลได้ ซึ่งโซลูชันดังกล่าวจะมีประโยชน์ดังนี้

  • ปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ เกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น SEC Rule 17a-4
  • ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามได้ต่อไป

วิธีใช้งานร่วมกัน

หากต้องการใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม คุณจะต้องระบุอีเมลที่จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปให้

  • การเก็บถาวรจะเริ่มต้นเมื่อมีผู้ใช้อย่างน้อย 1 คนในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1, แชทเป็นกลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานที่เปิดใช้การเก็บถาวร
    หมายเหตุ: ระบบจะเก็บถาวรเฉพาะข้อความจากพื้นที่ทำงานที่องค์กรของคุณเป็นเจ้าของ แต่จะไม่เก็บข้อความจากพื้นที่ทำงานที่ผู้ใช้ภายนอกเป็นเจ้าของ
  • การเก็บถาวรจะสิ้นสุดลงภายใน 3 วันหลังจากที่ผู้ใช้คนสุดท้ายที่เปิดใช้การเก็บถาวรออกจากแชทเป็นกลุ่มหรือพื้นที่ทำงาน โดยระบบจะไม่เก็บข้อความในแชทที่ส่งหลังจากเวลานี้

สำคัญ: โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามจะต้องกำหนดให้ส่งข้อความผ่านการเชื่อมต่อ Transport Layer Security (TLS) ซึ่งเป็นโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้ารหัสอีเมลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว หากคุณพยายามส่งข้อความรายการบันทึกไปยังโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามที่ไม่รองรับ TLS ระบบจะไม่ส่งข้อความดังกล่าว

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

ระบบจะไม่เก็บข้อความที่ไม่มีการบันทึกเอาไว้ เราจึงขอแนะนําให้คุณทําดังนี้

ตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ Google Chat

  2. คลิกการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่ด้านข้าง
  4. เลือกเปิดใช้การเก็บถาวรอยู่
  5. ในที่อยู่ปลายทาง ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการส่งข้อความรายการบันทึก
  6. ป้อนความถี่ในการสร้างข้อความ (ทุกๆ 1-24 ชั่วโมง) ในส่วนความถี่ในการเก็บถาวร
  7. (ไม่บังคับ) ในส่วนหัวที่กําหนดเอง ให้ป้อนรายการส่วนหัวของข้อความอีเมลทั้งหมดที่คั่นด้วยจุลภาคเพื่อระบุข้อความที่ไม่ซ้ำกันใน Chat
  8. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า