บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับผู้ใช้ โปรดดูที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งาน Google Chat
คุณจะควบคุมวิธีการที่ผู้ใช้แชทกับบุคคลภายนอกองค์กรได้ หากอนุญาตให้ผู้ใช้ทำการแชทกับภายนอกได้ คุณยังอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานกับคนภายนอกองค์กรได้เช่นกัน
หากปิดการเข้าถึงภายนอกสำหรับข้อความแชทและพื้นที่ทำงานที่มีอยู่
- การปิดแชทภายนอกจะไม่ลบข้อความแชท การสนทนา และพื้นที่ทำงานที่สร้างไว้แล้ว แต่ผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับเชิญแล้วจะยังคงเห็นและเข้าถึงได้ ผู้ใช้ในองค์กรจะเข้าถึงเอนทิตีเหล่านั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่สถานะการเป็นสมาชิกจะไม่เปลี่ยนแปลง หากเปิดการตั้งค่าอีกครั้ง คุณจะเข้าถึงข้อความ การสนทนา และพื้นที่ทำงานได้อีกครั้ง
- การนำสิทธิ์เข้าถึงภายนอกของพื้นที่ทำงานออกไม่ได้เป็นการป้องกันสมาชิกในพื้นที่ทำงานไม่ให้เข้าถึงข้อมูลที่แชร์ไปยังพื้นที่ทำงานได้ เช่น ไฟล์ใน Google ไดรฟ์หรืองาน การดำเนินการนี้จะนำสิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ทำงานออกเท่านั้น หากต้องการป้องกันไม่ให้สมาชิกภายนอกเข้าถึงพื้นที่ทำงานและเนื้อหาในพื้นที่ทำงาน คุณต้องนำสมาชิกรายดังกล่าวออกจากพื้นที่ทำงาน โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการพื้นที่ทำงานในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
การตรวจสอบกิจกรรมที่ผู้ใช้ภายนอกองค์กรเริ่ม
หากผู้ใช้ภายนอกองค์กรเริ่มกิจกรรมในการสนทนาที่องค์กรของคุณเป็นเจ้าของ ระบบจะบันทึกรายละเอียดของเหตุการณ์การแชทเพื่อให้ผู้ดูแลระบบดูได้ว่ามีการแชท แต่ผู้ดูแลระบบจะอ่านเนื้อหาจากแชทนั้นไม่ได้
ตั้งค่าแชทภายนอก
ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น: โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชทกับผู้ใช้ภายนอก
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace Google Chat - คลิกการตั้งค่าแชทภายนอก
- (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่ด้านข้าง
- ในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความไปยังภายนอกองค์กร ให้เลือกเปิดหรือปิด
- เปิด - อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งและรับข้อความจากภายนอกองค์กรได้
(ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดผู้เข้าร่วมให้เข้าถึงโดเมนที่เชื่อถือได้ ให้เลือกช่องอนุญาตการตั้งค่านี้สำหรับโดเมนที่อนุญาตเท่านั้น - ปิด - ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความภายนอกองค์กร
- เปิด - อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งและรับข้อความจากภายนอกองค์กรได้
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร
หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า
เปิดหรือปิดพื้นที่ทำงานภายนอก
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้สร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นภายในองค์กรที่มีบุคคลภายนอกองค์กรของคุณได้หรือไม่ ผู้ใช้ที่ปิดการตั้งค่านี้หรือผู้ใช้ที่มีรุ่นที่ไม่รองรับพื้นที่ทำงานภายนอกจะสร้างพื้นที่ทำงานเหล่านี้ไม่ได้ แต่จะเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่มีอยู่แล้วกับบุคคลภายนอกที่สร้างโดยโดเมนที่มีรุ่นที่มีสิทธิ์ได้
ก่อนเริ่มต้น: การตั้งค่าพื้นที่ทำงานภายนอกจะมีผลก็ต่อเมื่อเปิดใช้ตัวเลือกแชทกับภายนอกเท่านั้น (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนด้านบน) และผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้เป็นผู้สร้างพื้นที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม หากแอปสร้างพื้นที่ทำงาน แอปจะสร้างพื้นที่ทำงานภายนอกไม่ได้ เว้นแต่จะเปิดการตั้งค่าพื้นที่ทำงานที่ระดับ OU รูท หากไม่ใช่ ผู้ใช้จะไม่สามารถสร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายในหรือภายนอกองค์กรได้ แม้ว่าตัวเลือกพื้นที่ทำงานภายนอกจะเปิดอยู่ก็ตาม
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace Google Chat - คลิกพื้นที่ทำงานภายนอก
การตั้งค่านี้จะมีผลกับทั้งองค์กร - ในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานกับบุคคลภายนอกองค์กร ให้เลือกเปิดหรือปิด
- เปิด - อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรสร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกภายในองค์กรได้
(ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดผู้เข้าร่วมภายนอกให้เข้าร่วมโดเมนที่เชื่อถือ ให้เลือกช่องอนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มผู้คนจากโดเมนที่อนุญาตเท่านั้น หากเลือกช่องโดเมนที่อนุญาตสำหรับแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า) คุณควรเลือกช่องนี้สำหรับพื้นที่ทำงานด้วย ไม่เช่นนั้น ผู้ใช้ที่เลือกช่องโดเมนในรายการที่อนุญาตเป็นแชทกับภายนอกไว้จะสร้างหรือเข้าถึงพื้นที่ทำงานภายนอกไม่ได้ ทั้งนี้ผู้ใช้จะยังแชทกับผู้ใช้โดเมนในรายการที่อนุญาตผ่านการสนทนาอื่นๆ ได้ (เช่น การรับส่งข้อความส่วนตัว) แต่จะแชทกับผู้ใช้ภายนอกในพื้นที่ทำงานไม่ได้ - ปิด - ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นในองค์กรที่มีบุคคลภายนอก ผู้ใช้จะยังคงเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่สร้างขึ้นภายนอกองค์กรได้ หากเปิดตัวเลือกแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า)
- เปิด - อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรสร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกภายในองค์กรได้
- คลิกบันทึก