Nếu đang làm việc trong Ngành dịch vụ tài chính (FSI) và cần tuân thủ các quy tắc của Cơ quan quản lý ngành dịch vụ tài chính (FINRA), bạn có thể sử dụng Google Workspace để xuất và lưu trữ dữ liệu của mình. Bài viết này cung cấp thông tin tổng quan về các chế độ cài đặt và tính năng mà bạn và các quản trị viên Google Workspace khác có thể áp dụng để hỗ trợ việc tuân thủ quy định của FINRA và các quy định khác về dịch vụ tài chính.
Tuân thủ quy định của FINRA đối với Workspace
Để tuân thủ FINRA, bạn phải lưu trữ hồ sơ và giám sát thông tin liên lạc. Các tính năng được hỗ trợ của Workspace đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ điện tử do nhiều cơ quan quản lý quy định đối với các tổ chức dịch vụ tài chính, bao gồm:
- Uỷ ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) theo 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC trong 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA trong Quy tắc 4511(c), theo đó, các yêu cầu về định dạng và phương tiện được quy định trong Quy tắc 17a-4(f) của SEC
- Uỷ ban Giao dịch Hợp đồng Tương lai Hàng hóa (CFTC) theo 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Để biết thêm thông tin, hãy truy cập trang web của FINRA.
Cấu hình Workspace
Dữ liệu xuất của Gmail, Lịch Google và Google Chat ghi lại các bản ghi dựa trên thông tin liên lạc mà bạn có thể thiết lập để tự động xuất sang các nền tảng bên thứ ba. Bạn có thể bật hoặc tắt các tính năng sau đây của Workspace để đáp ứng các yêu cầu quan trọng về việc lưu giữ hồ sơ, giám sát, theo dõi và giám sát.
- Gmail – Ghi nhật ký tất cả email từ một đơn vị tổ chức hoặc một nhóm cụ thể trong Google Groups vào hộp thư của bên thứ ba bằng SMTP.
- Chat – Ghi nhật ký tất cả sự kiện trò chuyện của một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể vào hộp thư của bên thứ ba bằng SMTP.
- Lịch – Ghi nhật ký tất cả sự kiện trên lịch của người dùng trong một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể vào hộp thư của bên thứ ba bằng SMTP.
- Google Drive – Xuất tất cả tệp trên Drive được gắn nhãn để lưu trữ tuân thủ vào một vùng chứa Google Cloud Storage (GCS) bằng công cụ Xuất dữ liệu.
- Hồ sơ dữ liệu được lưu trữ bằng AODocs Compliance Archive, một giải pháp quản lý hồ sơ của bên thứ ba do AODocs, Inc. cung cấp.
- Các bản ghi trên Drive được lưu trữ bằng một giải pháp quản lý bản ghi của bên thứ ba có tên là AODocs Compliance Archive của AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive là một dịch vụ quản lý nội dung nâng cao được tích hợp với Workspace và GCS. Giải pháp này đáp ứng các yêu cầu của ngành chứng khoán về việc lưu giữ hồ sơ điện tử ở định dạng không ghi đè, không xoá được trong khoảng thời gian lưu giữ và lệnh tạm ngưng pháp lý được áp dụng.
- Khi sử dụng tính năng tích hợp AODocs, bạn có thể gắn nhãn cho các tệp trên Drive để lưu trữ tuân thủ. Các bản ghi này được khoá, tức là danh sách kiểm soát quyền truy cập (ACL) sẽ bị xoá và lưu trữ ở định dạng có thể lập chỉ mục trong một vùng chứa GCS.
Tất cả quản trị viên Workspace chịu trách nhiệm thiết lập các yêu cầu về lưu trữ và giám sát trong các công cụ được dùng trên toàn bộ tổ chức dịch vụ tài chính đều có thể hoàn thành những việc này. Tất cả quản trị viên đều phải định cấu hình, giám sát và vận hành các công cụ cần thiết để tuân thủ các quy định chính về FSI (trước đó trên trang này), bao gồm cả FINRA.
Định cấu hình chế độ tuân thủ FINRA cho Gmail
Bạn có thể thiết lập một giải pháp lưu trữ của bên thứ ba để lưu trữ các thông báo nhật ký của Gmail. Để xem hướng dẫn chi tiết, hãy truy cập vào bài viết Tích hợp Gmail với một giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.
Định cấu hình chế độ tuân thủ FINRA cho Chat
Thiết lập một giải pháp của bên thứ ba để lưu trữ tin nhắn trên Chat dưới dạng nhật ký lưu trữ qua email. Để xem hướng dẫn chi tiết, hãy tham khảo bài viết Tích hợp Chat với giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.
Định cấu hình việc tuân thủ quy định của FINRA cho Lịch
Thiết lập một giải pháp của bên thứ ba để lưu trữ các sự kiện trên Lịch và thông tin chi tiết của các sự kiện đó dưới dạng tệp lưu trữ nhật ký qua email. Để biết thông tin chi tiết, hãy tham khảo bài viết Tích hợp Lịch với giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.
Định cấu hình chế độ tuân thủ FINRA cho Meet
Là quản trị viên, bạn có thể điều chỉnh chức năng của Meet cho phù hợp với nhu cầu tuân thủ dịch vụ tài chính của tổ chức. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Quản lý chế độ cài đặt Meet (dành cho quản trị viên).
Định cấu hình chế độ tuân thủ FINRA cho Drive
Việc tích hợp giữa Workspace và AODocs được thiết kế để giúp các tổ chức đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của FINRA, đặc biệt là đối với dữ liệu trên Drive để đáp ứng các yêu cầu của SEC 17a-4. Khi các tài liệu trên Drive được hoàn tất trong AODocs và được gắn nhãn, công cụ Xuất dữ liệu sẽ xuất các tài liệu đó sang một bộ chứa GCS thuộc sở hữu của khách hàng khi bật bộ nhớ Ghi một lần, đọc nhiều (WORM). Sau đó, AODocs lập chỉ mục dữ liệu này từ vùng lưu trữ xuất và sao chép vào các vùng lưu trữ GCS bất biến của riêng mình theo chính sách giữ lại dữ liệu đã xác định, giúp bạn có thể tìm kiếm dữ liệu cho mục đích tuân thủ.
Hoàn tất các bước sau để thiết lập AODocs và Drive:
- Thiết lập mô-đun Lưu trữ để tuân thủ trong AODocs. Để biết thông tin chi tiết, hãy truy cập trang web của AODocs.
- Lập lịch xuất dữ liệu hỗ trợ FINRA cho Drive để xuất dữ liệu Drive của tổ chức bạn sang một tệp lưu trữ trên GCS. AODocs lấy dữ liệu từ kho lưu trữ này và sao chép để lập chỉ mục. Để xem hướng dẫn, hãy chuyển đến phần Thiết lập tính năng xuất dữ liệu tuân thủ FINRA.
Bạn cần chúng tôi trợ giúp thêm?
Nếu bạn có thắc mắc về cách thiết lập Workspace để tuân thủ FINRA, hãy liên hệ với đại diện bán hàng của Google.
Google, Google Workspace cũng như những nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.