Phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Enterprise Plus có tiện ích bổ sung Quyền kiểm soát có đảm bảo và Assured Controls Plus. Bạn cần có đặc quyền đọc/ghi của tính năng Lưu trữ bên thứ ba để sử dụng tính năng này.
Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập một giải pháp của bên thứ ba để lưu trữ các sự kiện trên Lịch Google và thông tin chi tiết về các sự kiện đó dưới dạng nhật ký lưu trữ qua email. Giải pháp này có thể hữu ích cho:
- Tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ điện tử của FINRA và các quy định khác về dịch vụ tài chính, bao gồm cả Quy tắc 17a-4 của SEC. Để biết thêm thông tin, hãy xem Hướng dẫn định cấu hình FINRA trong Google Workspace.
- Tiếp tục sử dụng giải pháp lưu trữ của bên thứ ba cho các yêu cầu quan trọng về lưu giữ hồ sơ, giám sát hoặc theo dõi và giám sát.
Trước khi bắt đầu
- Giải pháp lưu trữ của bên thứ ba phải hỗ trợ việc truyền thư bằng kết nối SMTP qua giao thức Bảo mật tầng truyền tải (TLS). TLS là một giao thức bảo mật mã hoá email để bảo vệ quyền riêng tư của email. Nếu bạn cố gắng gửi thư nhật ký đến một giải pháp lưu trữ của bên thứ ba không hỗ trợ TLS, thì thư sẽ không được gửi. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Gửi email qua một kết nối TLS an toàn.
- Phê duyệt nhiều bên – Nếu tổ chức của bạn bật chế độ phê duyệt nhiều bên, thì mọi thay đổi đối với chế độ cài đặt lưu trữ của bên thứ ba (chẳng hạn như vô hiệu hoá tính năng này hoặc thay đổi địa chỉ lưu trữ) đều phải được một quản trị viên cấp cao khác phê duyệt. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo bài viết Phê duyệt nhiều bên đối với hành động nhạy cảm.
Thiết lập dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba cho Lịch
Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Lịch.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
- Nhấp vào Chế độ cài đặt về dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba.
- (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
- Đánh dấu vào hộp Đã bật tính năng lưu trữ.
- Đối với Địa chỉ đích, hãy nhập địa chỉ email mà bạn muốn gửi thư nhật ký đến.
- Nhấp vào Lưu.
Những nội dung được lưu trữ
Khi bạn bật tính năng này, Lịch sẽ lưu trữ những hành động sau đây của người dùng trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm mà bạn thiết lập tính năng lưu trữ của bên thứ ba. Dữ liệu được gửi dưới dạng tệp đính kèm email ICS tiêu chuẩn.
- Tạo sự kiện
- Cập nhật sự kiện
- Xoá sự kiện
- Khi một sự kiện bắt đầu
Tất cả các loại sự kiện đều được lưu trữ, bao gồm cả sự kiện không có mặt tại văn phòng, địa điểm làm việc, thời gian cần tập trung và sự kiện riêng tư.
Dữ liệu được lưu trữ bao gồm tất cả thông tin chi tiết về sự kiện, chẳng hạn như tiêu đề, nội dung mô tả, người tham dự, ngày, giờ và mọi thông tin khác liên quan đến sự kiện.