Evita la filtración accidental de datos en dispositivos iOS

Como administrador, puedes usar la configuración de uso compartido de datos para evitar que los usuarios compartan potencialmente datos de Google Workspace desde sus dispositivos iOS con personas ajenas a tu organización. Estos parámetros de configuración dificultan que los usuarios muevan datos laborales entre cuentas empresariales y personales en el mismo dispositivo iOS. Por ejemplo, puedes impedir que los usuarios de iOS copien texto de un correo electrónico laboral a una cuenta personal y que usen una hoja de compartir de iOS (también conocida como vista de actividad) para enviar datos laborales a apps personales.

Antes de comenzar

  • Solo puedes impedir el uso compartido de datos desde las apps de Google que admiten la protección de datos. Estas apps son Gmail, Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, Google Chat y Google Meet.
  • Es posible que algunos archivos se abran en una app que no sea de Google Workspace y que no estén protegidos por la protección de datos.
  • La configuración no puede detener todas las posibles filtraciones de datos, como copiar desde Visual Look Up de Apple, tomar capturas de pantalla o usar extensiones de traducción.

¿Cuáles son los parámetros de configuración?

Puedes activar o desactivar las siguientes opciones de uso compartido de datos:

Permitir que los datos laborales se copien y peguen en cuentas y apps personales

Permite que los usuarios de sus cuentas laborales copien contenido de una app de Google que admite la protección de datos a una app de Google en su cuenta personal o a una app de terceros. También permite que los usuarios de cualquier cuenta arrastren contenido entre apps de Google y usen la función Todos los Recibidos (que combina mensajes de varias cuentas de Gmail en una sola carpeta Recibidos).

Permitir el envío de datos laborales a apps personales, incluidas todas las apps que no son de Google Workspace en la hoja para compartir de iOS

Importante: Este parámetro de configuración no se aplica a todos los documentos y apps. Por ejemplo, cuando seleccionas este parámetro de configuración, no se impide que los usuarios compartan un documento .doc o .docx en la app de Microsoft Word, o un documento .xls o .xlsx en la app de Microsoft Excel.

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo copien contenido de una app de Google que admita la protección de datos a algunas apps que no son de Google Workspace. Para evitar que los usuarios usen una hoja para compartir y compartan archivos y datos de su cuenta de trabajo a apps ajenas a Google Workspace, desactiva este parámetro de configuración.

Si desactivas este parámetro de configuración y quieres permitir que una app específica que no sea de Google Workspace reciba archivos y datos laborales, ve a la configuración de la app y selecciona Permitir que esta app reciba datos laborales desde la hoja para compartir de iOS. Para obtener más detalles, consulta Cómo editar la configuración de la app.

Permitir el uso compartido de datos laborales con cuentas personales o con Mail de iOS en la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios de sus cuentas laborales compartan contenido en una app de Google que admita la protección de datos con una app de Google en su cuenta personal o con Mail de Apple. Para evitar que los usuarios usen una hoja para compartir archivos y datos de su cuenta laboral a una cuenta personal o a Mail de Apple, desactiva este parámetro de configuración.

Este parámetro de configuración solo se aplica a los datos compartidos desde las apps de Google Workspace. Para evitar compartir contenido con apps de terceros, sigue estos pasos:

Permitir el uso compartido de datos laborales con AirDrop en la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo compartan contenido de una app de Google que admita la protección de datos a Apple AirDrop a través de una hoja para compartir. Para evitar que los usuarios compartan elementos de Google Workspace con AirDrop a través de una hoja para compartir, desactiva este parámetro de configuración.

Permitir la impresión de archivos de trabajo

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo impriman contenido en una app de Google que admita la protección de datos. Para evitar que los usuarios impriman archivos de Google Workspace, desactiva este parámetro de configuración.

Permitir que los datos laborales se guarden en Archivos a través de la hoja para compartir de iOS y se pueda acceder a ellos directamente desde Archivos

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo guarden contenido de una app de Google que admita la protección de datos en la carpeta Archivos de su dispositivo a través de una hoja para compartir. También permite a los usuarios acceder al contenido de sus cuentas de trabajo en Drive directamente desde la app de Archivos. Para evitar que los usuarios guarden contenido de sus cuentas de trabajo con la opción Guardar en Archivos en una hoja para compartir y que accedan al contenido de sus cuentas de trabajo en Drive desde la app de Archivos, desactiva este parámetro de configuración.

Permitir que se guarden imágenes y videos laborales en Fotos de iOS

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo guarden imágenes y videos de Google Workspace en Fotos de iOS. Para evitar que los usuarios guarden imágenes o videos de su cuenta de trabajo en las apps de Google, desactiva este parámetro de configuración.

Permitir la asignación de elementos a Contactos a través de la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo asignen elementos de una app de Google que admite la protección de datos a Contactos a través de una hoja para compartir. Desactiva este parámetro de configuración para evitar que los usuarios usen la opción Asignar a contactos en una hoja para compartir desde su cuenta de trabajo.

Cómo activar y desactivar una opción de configuración

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Dispositivos y luegoDispositivos móviles y extremos y luegoConfiguración y luegoiOS. 

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Servicios y dispositivos.

  2. Haz clic en Uso compartido de datos y luegoAcciones de datos.

  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.

  4. Elige una opción:

    • Para evitar que los usuarios compartan datos de Google Workspace de forma externa, selecciona No permitir que los usuarios realicen acciones que puedan compartir datos correspondientes de Google Workspace de forma externa.
    • Para permitir que los usuarios realicen algunas acciones de uso compartido de datos, selecciona Permitir que los usuarios realicen acciones específicas en dispositivos iOS y elige la configuración.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Impedir que los usuarios usen las Herramientas de escritura

Si permites que los usuarios usen las Herramientas de Escritura de Apple Intelligence en las apps de Workspace en sus dispositivos iOS, podrán copiar datos de Workspace y compartirlos con personas ajenas a tu organización. Para evitar que los usuarios compartan datos sensibles, desactiva las Herramientas de Escritura en las apps de Workspace.

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Dispositivos y luegoDispositivos móviles y extremos y luegoConfiguración y luegoiOS. 

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Servicios y dispositivos.

  2. Haz clic en Uso compartido de datos y luegoApple Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.

  4. Desactiva Permitir que los usuarios usen las Herramientas de Escritura de Apple Intelligence en las apps de Google Workspace para dispositivos iOS.

  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Protege los datos con una configuración administrada

Cuando la administración avanzada de dispositivos móviles para dispositivos iOS está activada, puedes proteger aún más los datos de tu organización con una configuración administrada. La siguiente configuración administrada impide que se compartan datos de fuentes desconocidas (generalmente, apps ajenas a Google Workspace) con usuarios de una cuenta personal o una cuenta corporativa con un ID de cliente diferente en una app de Google (como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Chat y Meet). Para obtener información sobre cómo establecer la configuración administrada, consulta Cómo configurar apps para iOS con configuraciones administradas.

<dict>
  <key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
  <string>${customer_id}</string>
</dict>

Notas:

  • Puedes usar esta configuración administrada con cualquier proveedor de administración de dispositivos móviles que admita la configuración administrada de aplicaciones (AppConfig). Sigue las instrucciones del proveedor de administración de dispositivos móviles para aplicar la configuración administrada de las apps de Google Workspace con tu ID de cliente de Google Workspace.
  • El customer_id es un ID de cliente único que se asigna a tu cuenta. Puedes encontrarlo en la Consola del administrador de Google en Cuenta y luegoConfiguración de la cuenta y luegoPerfil.
  • Para garantizar que las restricciones de uso compartido de datos se apliquen de manera coherente, aplica la configuración administrada a todas las apps de Google que use tu organización.
  • Para que la configuración administrada funcione, la app debe ser administrada y los usuarios deben instalarla desde la app de Google Device Policy. Para obtener más información, consulta Cómo editar la configuración de la app.
  • Para evitar que los usuarios abran archivos y vínculos de trabajo en apps no administradas, ve a Abrir los documentos en apps no administradas.
  • Si quieres permitir el uso compartido de datos de fuentes desconocidas solo para algunos usuarios, desmarca la casilla Permitir el envío de datos laborales a apps personales, incluidas todas las apps que no son de Google Workspace en la hoja para compartir de iOS o selecciona No permitir que los usuarios realicen acciones que puedan compartir datos correspondientes de Google Workspace de forma externa en dispositivos iOS para esos usuarios.


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