שיטות מומלצות להעברה גדולה של נתונים ל-Google Drive

המאמר הזה מיועד לארגונים שרוצים להעביר מאות אלפי קבצים ממערכת של צד שלישי אל Google Drive. לפני שמבצעים העברה גדולה, כדאי לעיין בשיטות המומלצות האלה. ההנחיות האלה קובעות נקודת התחלה להכנה להעברה.

בכל תיקייה בתיקיית 'האחסון שלי' או באחסון השיתופי של המשתמש יש מגבלה של 500,000 פריטים בסך הכול. מה נכלל בחישוב של שטח האחסון

מומלץ להימנע ממילוי תיקיות ותיקיות אחסון שיתופי במהלך ההעברה, כדי שהן יוכלו לגדול באופן אורגני כשהמשתמשים יוצרים תוכן חדש. מידע נוסף על מגבלות תיקיות ב-Drive

לפני שמתחילים

לרוב ההעברות הגדולות:

יצירה של קבצים ובעלות על קבצים

חשוב: כדי לצמצם את הסיכוי לטעויות ולשפר את הביצועים במהלך ההעברה ואחריה, אל תאפשרו למשתמש ליצור או להיות בעלים של יותר מ-500,000 קבצים, תיקיות או קיצורי דרך.

כדי לזרז את ההעברה, אפשר להשתמש בחשבונות שירות כדי לשתף את יצירת הקבצים בין כמה חשבונות. חשבונות שירות הם חשבונות מכונה שמבצעים פונקציות עסקיות לא אישיות ב-Google Workspace.

מבנה התיקיות

אם היררכיות התיקיות גדלות, יכול לקחת הרבה זמן לעדכן אותן. כדי להקל על עדכון ההרשאות והפריטים, מומלץ להימנע מהוספת יותר מדי פריטים לתיקייה אחת או מהוספת היררכיות מקוננות עמוקות. אי אפשר להציב יותר מ-100 רמות של תיקיות בתוך תיקיית 'האחסון שלי' או בתיקיית אחסון שיתופי. מידע נוסף על מגבלות באחסון שיתופי

שימוש באחסון שיתופי

משתמש יוצר קבצים ואז יכול להוסיף אותם לאחסון שיתופי. בשלב הזה, האחסון השיתופי הופך לבעלים של הקבצים. כדאי לשמור באחסון שיתופי פריטים שלא צריכים להיות בבעלות של אדם אחד. אפשר גם להוסיף קבוצות ספציפיות כחברים באחסון השיתופי.

גם אם חברי צוות עוזבים את הארגון, הקבצים בתיקיות האחסון השיתופי נשארים במקומם. הצוות יכול להמשיך לשתף מידע ולעבוד מכל מקום ומכל מכשיר. למידע נוסף, אפשר לעיין במאמר מה זה אחסון שיתופי?

שיתוף והרשאות ב-Google Drive

העברת הרשאות היא מושג חשוב להבנת שיתוף קבצים ב-Drive ולהצלחת ההעברה. קבצים מקבלים בירושה את אמצעי הבקרה של התיקיות שבהן הם נמצאים. לכן, בדרך כלל כדאי להחיל הרשאות על תיקיות לפני שמוסיפים קבצים.

מגבלות העלאה, מכסות ופטורים

מגבלות אחרות של המערכת מגנות על הנתונים שלכם ומבטיחות את הביצועים. פרטים נוספים זמינים במאמרים מגבלות של אחסון והעלאה ב-Google Workspace ומגבלות על השימוש ב-Drive API.

כדי להימנע מחריגה מהמגבלות והמכסות, מומלץ להשתמש בשיטות המומלצות הבאות ולעקוב אחרי המכסות של ממשקי ה-API. אם אתם חושבים שתחרגו מהמכסות האלה, תוכלו לבקש הגדלה.

  • כדאי לאגד כמה קריאות לבקשה אחת באמצעות Google Drive API, במיוחד כשמשנים מטא-נתונים של קבצים עבור הרבה פריטים ששייכים לאותו משתמש. מידע נוסף זמין במאמר בנושא Google Drive API.
  • אל תאפשרו לחשבון שירות ליצור יותר מ-500,000 קבצים בשם חשבון משתמש נתון.
  • מגבלות המכסה שמוגדרות כברירת מחדל ל-Drive API הן 20,000 קריאות בכל 100 שניות, לכל משתמש ולכל פרויקט. המגבלה הזו חלה על הסכום של קריאות קריאה וכתיבה.
  • קצב הבקשות לכתיבה ב-Drive API מוגבל – חשוב להימנע מחריגה מ-3 בקשות לשנייה של בקשות כתיבה או הוספה מתמשכות, לכל חשבון. הערה: אי אפשר להגדיל את מגבלת הקצב הזו.
  • אם נתקלתם בשגיאות במהלך ההעברה, תוכלו לבצע את השלבים לפתרון הבעיות. כך מבצעים ניסיון חוזר של בקשות שנכשלו כדי לפתור שגיאות.

שימוש בחשבונות שירות כדי להתחזות למשתמשים רבים ולהעלות קבצים

חשוב: צריך להשתמש בחשבונות שירות להקצאת הרשאות רק במקרים שבהם הזהות היא של משתמש יחיד. שימוש בחשבון השירות כבעלים משותף ליצירה של הרבה מסמכים משותפים עלול לגרום לבעיות בביצועים. אל תשתמשו בחשבונות שירות כדי להשיג מכסת אחסון נוספת או כדי לפעול כחברים בדומיין.

חשבונות שירות ממלאים תפקיד חשוב בהעברות, כי הם מבצעים אוטומציה של יצירת תוכן בשם המשתמשים, מקצים הרשאות וממקמים פריטים בצורה מתאימה במבנה התיקיות. השימוש בחשבונות שירות יכול לעזור לכם להשלים את ההעברה מהר יותר, כי עומס ההעברה מתחלק בין משתמשים רבים.

אפשר להשתמש בהם כדי:

  • ליצור תוכן בשם משתמש על ידי התחזות למשתמש.
  • כדאי לפצל את בקשות ההעלאה וההוספה בין הרבה חשבונות משתמשים. כדי להעלות תוכן ל-Google Drive במהירות ולמנוע בעיות שקשורות למכסת נפח האחסון, אפשר להשתמש בחשבון שירות עם הענקת הרשאות גישה ברמת הדומיין כדי לפזר את פעילות הכתיבה בין הרבה משתמשים שונים שמתחזים אליהם.

בקישורים הבאים מוסבר איך לעשות את הפעולות הבאות:

הערה: במקום להקצות בעלות על קבצים ותיקיות לחשבון השירות שמבצע את ההעלאה, אפשר למקם את התוכן באחסון שיתופי או להקצות בעלות לחשבון משתמש.

העלאת סרטונים ל-Drive

בדרך כלל, קובצי וידאו שמועלים ל-Drive עוברים עיבוד כדי שאפשר יהיה להפעיל אותם ישירות באפליקציות האינטרנט או באפליקציות לנייד של Drive. עם זאת, יש הגבלות על עיבוד סרטונים כדי להגן על המערכות שלנו, וההגבלות האלה עשויות להיות מופעלות על ידי העברות. אם אתם מעבירים כמות גדולה של קובצי וידאו וצריכים שהם יפעלו ישירות ב-Drive, צרו קשר עם שותף ההעברה לפני שתמשיכו. איך מאחסנים ומפעילים סרטונים ב-Google Drive ומהן מגבלות ההעלאה ב-Google Drive

אסטרטגיית מידע

לפני המיגרציה, כדאי לתכנן מערכת לארגון הפריטים במאגר התוכן. לדוגמה, אפשר ליצור מטא-נתונים של קבצים ולבנות את התוכן של הארגון על ידי ביצוע השלבים הבאים:

  • החלת מאפייני קובץ מותאמים אישית. מידע נוסף
  • הגבלת גרסאות סופיות של קבצים באמצעות נעילה. מידע נוסף
  • החלת מדיניות שמירת נתונים של Google Vault על התוכן. מידע נוסף
  • מציינים את מדיניות השיתוף של הארגון. מידע נוסף

עדיין צריכים עזרה?

פנו לשותף ההעברה שלכם. אם אתם לא עובדים עם שותף, פנו לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.