授權使用者存取電子郵件隔離區

Google Workspace 超級管理員可以授權機構中的使用者存取電子郵件隔離區。如要進一步瞭解超級管理員角色，請參閱「預先建立的管理員角色」。

如有這類需求，我們建議採用下列授權方法，讓使用者既能查看隔離的郵件，也能對這類郵件採取行動：

  • 方法 1： 授權特定使用者存取所有隔離區：建立具有「存取管理員隔離區」管理員權限的自訂管理員角色，然後將這個角色指派給機構中的使用者，這樣使用者就能存取所有隔離區中的任何郵件。如需詳細步驟，請按這裡。
  • 方法 2：運用使用者群組授權指定使用者存取不同隔離區：建立具有「存取受限隔離區」管理員權限的自訂角色，然後將角色指派給使用者，再將使用者加入群組。建立或編輯隔離區時，您可以授予群組該隔離區的存取權。這個方法適合用來授權特定使用者存取特定隔離區。舉例來說，您可以讓法規遵循團隊審查包含個人或機密資訊的隔離郵件。如需詳細步驟，請按這裡。

方法 1：授予個別使用者隔離區存取權

選擇這個方法時，您需要先在 Google 管理控制台建立自訂角色，再將該角色指派給機構成員。這個選項可讓具有自訂角色的人員存取所有隔離區中的任何郵件。

建立具有「存取管理員隔離區」權限的新角色

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「帳戶」接下來「管理員角色」。

    您必須以超級管理員的身分登入，才能執行這項工作。

  2. 按一下「建立新角色」。
  3. 輸入名稱 (例如「管理員隔離區存取權」)，視需要新增角色說明，然後點選「繼續」。
  4. 在「權限名稱」清單中捲動至「Gmail」，勾選「存取管理員隔離區」方塊。如要讓使用者存取特定隔離區，請勾選步驟 2 中說明的「存取受限隔離區」方塊。
  5. 依序點選「繼續」和「建立角色」。

將角色指派給使用者

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「目錄」「使用者」接下來。

    必須具備適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。

  2. 在清單中找出使用者。
  3. 按一下使用者的名稱，開啟該使用者的帳戶頁面。
  4. 向下捲動，然後按一下「管理員角色與權限」。
  5. 在您剛建立的自訂角色旁邊，按一下「開啟」圖示 。

    如果找不到能開啟的切換按鈕 ，點選「角色」下方任一處即可看到該按鈕。

  6. (選用) 如要限制管理員角色只適用於特定機構單位，請點選「所有機構單位」旁邊的「編輯」圖示 ，選取所需機構單位，再點選「完成」。

    如果沒有看到「編輯」圖示 ，表示該角色無法套用至機構單位。

  7. 按一下 [儲存]。

如要一次為多位使用者指派新角色，請按照下列步驟操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「帳戶」接下來「管理員角色」。

    您必須以超級管理員的身分登入，才能執行這項工作。

  2. 將游標移至剛建立的自訂角色，然後按一下右側的「指派管理員」。

    提示：您可以切換檢視要指派角色的管理員及相關權限，做法是點選頂端的「管理員」或「權限」。

  3. 按一下「指派成員」。
  4. 輸入使用者電子郵件地址 (非使用者名稱) 的前幾個字母，然後從隨即顯示的選項中選取該使用者的地址。

    您一次最多可以將角色指派給 20 位使用者。

  5. 按一下「指派角色」。
  6. (選用) 如要限制管理員角色只適用於特定機構單位，請點選「所有機構單位」旁邊的「編輯」圖示 ，選取所需機構單位，再點選「完成」。

    如果沒有看到「編輯」圖示 ，表示該角色無法套用至機構單位。

方法 2：授權使用者群組存取隔離區

如要授權不同使用者存取不同的隔離區，請建立具有「存取受限隔離區」權限的自訂角色，並將該角色指派給使用者，然後將使用者加入群組。建立或編輯隔離區時，您可以授予特定使用者群組隔離區存取權。

建立具有「存取受限隔離區」權限的新角色

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「帳戶」接下來「管理員角色」。

    您必須以超級管理員的身分登入，才能執行這項工作。

  2. 按一下「建立新角色」。
  3. 輸入名稱 (例如「管理員隔離區存取權」)，視需要新增角色說明，然後點選「繼續」。
  4. 在「權限名稱」清單中捲動至「Gmail」，勾選「存取受限隔離區」方塊。
  5. 依序點選「繼續」和「建立角色」。

將角色指派給使用者

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「目錄」「使用者」接下來。

    必須具備適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。

  2. 在清單中找出使用者。
  3. 按一下使用者的名稱，開啟該使用者的帳戶頁面。
  4. 向下捲動，然後按一下「管理員角色與權限」。
  5. 在您剛建立的自訂角色旁邊，按一下「開啟」圖示 。

    如果找不到能開啟的切換按鈕 ，點選「角色」下方任一處即可看到該按鈕。

  6. (選用) 如要限制管理員角色只適用於特定機構單位，請點選「所有機構單位」旁邊的「編輯」圖示 ，選取所需機構單位，再點選「完成」。

    如果沒有看到「編輯」圖示 ，表示該角色無法套用至機構單位。

  7. 按一下 [儲存]。

如要一次為多位使用者指派新角色，請按照下列步驟操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「帳戶」接下來「管理員角色」。

    您必須以超級管理員的身分登入，才能執行這項工作。

  2. 將游標移至剛建立的自訂角色，然後按一下右側的「指派管理員」。

    提示：您可以切換檢視要指派角色的管理員及相關權限，做法是點選頂端的「管理員」或「權限」。

  3. 按一下「指派成員」。
  4. 輸入使用者電子郵件地址 (非使用者名稱) 的前幾個字母，然後從隨即顯示的選項中選取該使用者的地址。

    您一次最多可以將角色指派給 20 位使用者。

  5. 按一下「指派角色」。
  6. (選用) 如要限制管理員角色只適用於特定機構單位，請點選「所有機構單位」旁邊的「編輯」圖示 ，選取所需機構單位，再點選「完成」。

    如果沒有看到「編輯」圖示 ，表示該角色無法套用至機構單位。

建立可存取特定隔離區的群組

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「目錄」接下來「群組」。

    必須擁有群組管理員權限。

  2. 輸入群組的名稱、電子郵件地址和說明。
  3. 選取「存取層級」為「受限制」。
  4. 點選「建立」。

如要進一步瞭解如何建立新群組，請參閱「在貴機構中建立群組」。

將使用者加入群組

  1. 請確認使用者已獲派具有「存取受限隔離區」權限的新角色。
  2. 按一下「新增成員」圖示 。
  3. 按一下 [Add members] (新增成員)。
  4. 如要新增使用者或其他群組，請輸入相應電子郵件地址的前幾個字元，然後選取所需地址。
  5. 如要新增服務帳戶，請輸入該帳戶的完整電子郵件地址。
  6. 視需要重複上述步驟。
  7. 按一下「加入群組」。

如要一次將多位使用者新增至群組，請使用下列任一方法：

為使用者說明如何存取電子郵件隔離區

授權使用者存取電子郵件隔離區後，他們就能查看隔離的郵件，並對這類郵件採取行動。您可以請使用者參考下列步驟開始管理隔離的郵件：

  1. 登入 Google Workspace 帳戶。
  2. 前往 https://admin.google.com/ac/moderation。
  3. 查看隔離的郵件並對郵件採取行動。如需詳細步驟，請參閱「管理隔離區郵件」。