Als Google Workspace-Administrator können Sie mit der Einstellung Automatisches Löschen von E-Mails und Chatnachrichten den Speicherplatz für Nachrichten für Nutzer in Ihrer Organisation verwalten. Sie können festlegen, wie viele Tage Nachrichten im Postfach eines Nutzers verbleiben sollen. Darüber hinaus können Sie Einstellungen für folgende Aufgaben erstellen:
- Nachrichten in den Papierkorb verschieben oder endgültig löschen, nachdem deren Speicherzeit abgelaufen ist.
- Nachrichten mit bestimmten Labels aufbewahren.
- Nachrichten automatisch löschen oder Nutzer Nachrichten selbst löschen lassen.
Die Einstellung Automatisches Löschen von E-Mails und Chatnachrichten gilt nur für den Nachrichtenspeicher von Gmail und für das klassische Hangouts (eingestellt). Informationen zum Verwalten des Speicherplatzes für Google Chat-Nachrichten finden Sie unter Google Chat-Nachrichten für Ihre Organisation automatisch löschen.
Speicher für Nachrichten mit Vault verwalten
Wenn die Nachrichten aller Konten automatisch gelöscht werden sollen, z. B. aus rechtlichen oder Compliancegründen, verwenden Sie Google Vault anstelle der Einstellung Automatisches Löschen von E-Mails und Chatnachrichten. Google empfiehlt, entweder die Einstellung für das automatische Löschen oder Vault zu verwenden, um die Aufbewahrung von Nachrichten zu verwalten, aber nie beide Optionen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Häufig gestellte Fragen zur Vault-Aufbewahrung.
So werden Einstellungen für das automatische Löschen angewendet
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Nachrichten über die Einstellung Automatisches Löschen von E-Mails und Chatnachrichten verwaltet werden:
Die Einstellung gilt für E‑Mails im Posteingang eines Nutzers, für archivierte Nachrichten und für Nachrichten, die über die Gmail API hinzugefügt wurden.
Wenn mindestens eine Nachricht in einer Konversation auf Basis der Einstellung aufbewahrt wird, werden alle Nachrichten in der Konversation aufbewahrt. Dies passiert unabhängig davon, ob die Konversationsansicht aktiviert oder deaktiviert ist.
Die Einstellung gilt nicht für Nachrichten im Ordner Papierkorb. Nachrichten im Papierkorb werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
Die Einstellung wird nach Plan auf Nachrichten angewendet. Nach Ablauf des Speicherzeitraums werden die Nachrichten möglicherweise nicht sofort entfernt. Sie werden beim nächsten Anwenden der Einstellung entfernt.
Um zu bestimmen, wann Nachrichten gelöscht werden sollen, werden Tag und Uhrzeit des Eingangs der Nachricht in Gmail verwendet. Bei Nachrichten, die zu Gmail migriert oder von Gmail aus einem POP- oder IMAP-Postfach empfangen wurden, wird für die Einstellung der Header „Date:“ oder das IMAP-Attribut „Internal Date“ verwendet.
Automatisches Löschen von Nachrichten aktivieren
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Gehen Sie in der Google Admin-Konsole zum Dreistrich-Menü
AppsGoogle WorkspaceGmailCompliance.Hierfür ist die Administratorberechtigung für die Gmail-Einstellungen erforderlich.
- Wählen Sie links die oberste Organisation aus. Das ist normalerweise Ihre Domain.
- Scrollen Sie zur Einstellung Automatisches Löschen von E‑Mails und Chatnachrichten und wählen Sie E‑Mails und Chatnachrichten automatisch löschen, die älter als die festgelegte Zahl an Tagen sind aus.
- Geben Sie ein, für wie viele Tage die Nachrichten gespeichert werden sollen. Geben Sie beispielsweise 45 ein, wenn Nachrichten gelöscht werden sollen, die älter als 45 Tage sind. Der Mindestwert beträgt 30.
- Wählen Sie unter „Umgang mit automatisch gelöschten Nachrichten“ eine Option für gelöschte Nachrichten aus:
- Nachrichten in den Papierkorb verschieben: Nachrichten verbleiben 30 Tage lang im Papierkorb, bevor sie gelöscht werden. So können Sie versehentlich gelöschte Nachrichten wiederherstellen.
- Nachrichten endgültig löschen: Nachrichten werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern nach der von Ihnen angegebenen Anzahl an Tagen endgültig gelöscht. Endgültig gelöschte Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden.
- Optional: Wenn Nachrichten mit bestimmten Labels nicht automatisch gelöscht werden sollen, geben Sie unter Nachrichten mit folgenden Labels nicht automatisch löschen eine kommagetrennte Liste der Labelnamen ein. Teilen Sie den Nutzern in Ihrer Organisation die Namen dieser Labels mit, damit sie diese Labels zu Nachrichten hinzufügen können, die sie behalten möchten. Weitere Informationen zum Erstellen von Labels
- Klicke unten auf der Seite auf Speichern.