En tant qu'administrateur Google Workspace, vous pouvez utiliser le paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions pour gérer le stockage des messages des membres de votre organisation. Vous pouvez définir le nombre de jours pendant lesquels les messages restent dans la boîte aux lettres d'un utilisateur, puis définir les paramètres suivants :
- Placer dans la corbeille les messages dont le délai de conservation est arrivé à expiration ou les supprimer définitivement
- Conserver les messages associés à des libellés spécifiques
- Supprimer automatiquement les messages ou laisser les utilisateurs se charger de leur suppression
Le paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions ne s'applique qu'au stockage des messages Gmail et de la version classique de Hangouts (obsolète). Pour gérer le stockage des messages Google Chat, consultez Supprimer automatiquement les messages Chat de votre organisation.
Gérer le stockage des messages avec Vault
Si vous avez besoin de supprimer automatiquement tous les comptes et messages, à des fins légales ou de conformité par exemple, utilisez Google Vault au lieu du paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions. Nous vous recommandons d'utiliser le paramètre de suppression automatique ou Vault pour gérer la conservation des messages, mais pas les deux. Pour en savoir plus, consultez la page Questions fréquentes sur la conservation des données dans Vault.
Application des paramètres de suppression automatique
Cette section explique comment les messages sont gérés avec le paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions :
Ce paramètre s'applique aux e-mails figurant dans la boîte de réception de l'utilisateur, aux messages archivés et aux messages ajoutés à l'aide de l'API Gmail.
Lorsqu'au moins un message d'une conversation est conservé en raison du paramètre, tous les messages de la conversation le sont également. Cela se produit lorsque le mode Conversation est activé ou désactivé.
Ce paramètre ne s'applique pas aux messages du dossier Corbeille. Les messages de la corbeille sont supprimés définitivement au bout de 30 jours.
Le paramètre est appliqué aux messages à intervalles réguliers. Par conséquent, lorsqu'une période de stockage se termine, les messages ne sont pas toujours supprimés immédiatement. Ils seront supprimés la prochaine fois que le paramètre sera appliqué.
Pour déterminer quand supprimer les messages, le paramètre utilise le jour et l'heure auxquels Gmail a reçu le message. Pour les messages migrés vers Gmail ou reçus par Gmail à partir d'une boîte aux lettres POP ou IMAP, le paramètre utilise l'en-tête "Date" ou l'attribut "IMAP Internal Date" (Date interne IMAP).
Activer la suppression automatique des messages
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
ApplicationsGoogle WorkspaceGmailConformité.Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres Gmail.
- Sur la gauche, sélectionnez l'organisation racine, généralement votre domaine.
- Faites défiler la page jusqu'au paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions, puis sélectionnez Supprimer automatiquement les e-mails et les messages de discussions datant d'un certain nombre de jours.
- Saisissez la durée de conservation des messages, en nombre de jours. Par exemple, saisissez 45 pour que les messages remontant à plus de 45 jours soient supprimés. La valeur minimale est 30.
- Sous "Traitement des messages supprimés automatiquement", choisissez une option pour les messages supprimés :
- Déplacer des messages dans le dossier Corbeille : Les messages restent dans la corbeille 30 jours supplémentaires avant d'être supprimés. Ce délai supplémentaire vous permet de récupérer les messages supprimés par erreur.
- Supprimer des messages définitivement : après expiration du délai de conservation défini, les messages sont supprimés définitivement sans passer préalablement par la corbeille. Vous ne pouvez pas récupérer les messages qui ont été supprimés définitivement.
- (Facultatif) Pour exclure les messages associés à des libellés spécifiques de la suppression automatique, saisissez une liste de noms de libellés séparés par une virgule sous Ne pas supprimer automatiquement les messages associés aux libellés suivants. Transmettez ces libellés aux membres de votre organisation afin qu'ils puissent créer les mêmes libellés pour les messages qu'ils souhaitent conserver. Découvrez comment organiser la messagerie Gmail en créant des libellés.
- En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.