Memilih data Workspace yang ingin Anda ekspor

Ingin mengekspor semua data? Buka Mengekspor semua data organisasi Anda.

Dengan alat Ekspor Data, Anda dapat mengekspor sebagian atau semua data organisasi Anda ke arsip Google Cloud Storage dan mendownloadnya. Beberapa organisasi hanya perlu mengekspor data tertentu, bukan seluruh set data. Misalnya, sebuah organisasi mungkin hanya perlu mengekspor konten yang dibuat oleh departemen penjualan.

Untuk mengizinkan pengguna Anda mendownload data mereka, izinkan Google Takeout dan minta pengguna membaca Cara mendownload data Google Anda.

Di halaman ini

Sebelum Anda memulai

Persyaratan

Untuk mengekspor data organisasi Anda, Anda harus:

  • Menggunakan akun administrator super Google Workspace atau Cloud Identity yang dibuat minimal 30 hari sebelumnya (kecuali jika akun organisasi Anda dibuat kurang dari 30 hari lalu).
  • Mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah (2SV) untuk akun Anda. Penerapan Verifikasi 2 Langkah hanya diperlukan untuk admin yang memulai ekspor. Untuk memeriksa apakah Verifikasi 2 Langkah diaktifkan untuk akun Anda, tinjau setelan keamanan akun Anda.

Untuk mengakses data yang diekspor, Anda harus mengaktifkan Google Cloud untuk akun admin Anda. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Cloud untuk pengguna.

Fitur ekspor menurut edisi Google Workspace

Edisi Google Workspace Anda menentukan fitur ekspor yang tersedia untuk Anda.

Assured Controls, Assured Controls Plus Enterprise Essentials Plus,
Enterprise Plus,
Education Standard,
Education Plus		 Semua edisi Google Workspace lainnya
Mengekspor semua data organisasi Anda ✔ ✔ ✔
Menjalankan ekspor data yang difilter untuk satu pengguna ✔ ✔ ✔
Menjalankan ekspor data yang difilter untuk sebuah unit organisasi, grup, atau hingga 100 pengguna ✔ ✔
Menjalankan ekspor data yang difilter untuk satu atau beberapa layanan Workspace Inti ✔
Menjalankan ekspor data yang difilter untuk satu label Drive ✔
Menjalankan ekspor data yang difilter untuk jangka waktu 7, 30, atau 90 hari terakhir ✔
Menjalankan ekspor berkelanjutan ✔
Menjalankan ekspor yang mematuhi FINRA ✔
Mengekspor ke bucket Cloud Storage Anda sendiri (penyimpanan data lokal) ✔
Jumlah ekspor serentak 2 2

Pilih salah satu:

  • Satu ekspor penuh dan satu ekspor pengguna tunggal
  • Dua ekspor pengguna tunggal
Interval waktu minimum antara ekspor data penuh Tidak ada Tidak ada 30 hari

Data apa saja yang diekspor?

Administrator super dapat menggunakan filter di alat Ekspor Data untuk mengekspor data dari unit organisasi, grup, atau pengguna tertentu. Data juga dapat difilter menurut layanan (misalnya Gmail atau Drive), satu label Drive, atau dibatasi untuk jangka waktu tertentu.

Catatan untuk edisi Google Workspace for Education: Jika menggunakan filter unit organisasi atau grup di alat Ekspor Data, pastikan untuk memilih label usia Semua pengguna berusia 18 tahun ke atas. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengontrol akses ke layanan Google berdasarkan usia.

Secara umum, alat Ekspor Data mengekspor data yang sama dengan yang tersedia melalui Google Takeout untuk pengguna. Untuk mengetahui informasi tentang data yang diekspor untuk setiap layanan, lihat daftarnya di Mengekspor semua data organisasi Anda.

Data berikut tidak termasuk dalam ekspor data yang difilter:

  • Unit organisasi dan grup yang ditambahkan dalam 24 jam terakhir mungkin tidak diekspor.
  • Data yang bukan milik pengguna perorangan, seperti dokumen di Drive Bersama, tidak akan diekspor. Misalnya, jika seorang pengguna membuat spreadsheet dan menyimpannya di Drive Saya miliknya, ia adalah pemilik spreadsheet tersebut. Namun, jika pengguna ini membuat spreadsheet dan memindahkannya ke drive bersama, ia bukan lagi pemilik spreadsheet tersebut. Fitur yang tidak dimiliki oleh pengguna perorangan meliputi:
    • Ruang Chat dan pesan langsung grup
    • Sites
    • Drive bersama
    • Kalender sekunder
  • Data drive bersama tidak dapat difilter menurut rentang waktu, dan diekspor sebagai batch lengkap.

Untuk mengekspor data bagi seluruh organisasi, termasuk konten drive bersama, lihat Mengekspor semua data organisasi Anda.

Di mana data yang diekspor disimpan?

Alat Ekspor Data mengekspor data organisasi Anda ke bucket Google Cloud Storage (GCS). Secara default, alat Ekspor Data menyediakan bucket Cloud Storage sementara dari Google.

Jika Anda memiliki Google Workspace Assured Controls dan Assured Controls Plus, Anda dapat menentukan bucket Cloud Storage yang Anda miliki untuk memanfaatkan penyimpanan data lokal. Fitur ini memberi Anda kontrol lebih besar atas lokasi data Anda dan siapa saja yang dapat mengaksesnya, sehingga membantu mengatasi masalah kedaulatan data.

Jika Anda memilih bucket yang disediakan Google

  • Anda dapat memilih bucket yang berada di Amerika Serikat, Eropa, atau menyatakan bahwa Anda memilih opsi Tidak ada preferensi.
  • Data yang diekspor akan otomatis dihapus 60 hari sejak dimulainya ekspor tersebut.

Jika Anda memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri

Untuk mempertahankan data Anda selama lebih dari 60 hari, Anda harus membuat ekspor kustom dan memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri. Lihat Mengekspor data Workspace Anda menggunakan penyimpanan data lokal untuk mengetahui informasi selengkapnya.

Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengekspor data?

Saat Anda memulai ekspor, semua admin super akan menerima email yang memberitahukan bahwa ada ekspor data yang akan berlangsung. Ekspor tersedia paling cepat 48 jam setelah Anda memulai ekspor. Periode tunggu ini membantu memberikan keamanan untuk data organisasi Anda.

Ekspor data biasanya membutuhkan waktu 72 jam, tetapi dapat membutuhkan waktu hingga 14 hari, bergantung pada ukuran ekspor data Anda. Semua admin super akan mendapatkan email notifikasi saat proses ekspor selesai. Semua administrator super dapat melihat ekspor tersebut.

Menyiapkan dan mengelola ekspor berkelanjutan

Ekspor berkelanjutan hanya mencakup data dari pengguna dengan lisensi Assured Controls.

Anda dapat menjadwalkan dan mengotomatiskan ekspor berkelanjutan. Fitur ekspor berkelanjutan memungkinkan Anda menyiapkan konfigurasi pengeksporan admin tertentu, lalu menjalankan ekspor tersebut secara berkelanjutan. Alat Ekspor Data secara otomatis menjalankan proses ekspor secara berkelanjutan, dengan memulai ekspor baru secara otomatis lima hari setelah ekspor sebelumnya dimulai. Jika ekspor sebelumnya masih berlangsung, ekspor akan dimulai setelah ekspor sebelumnya selesai, sehingga membuat arsip baru setiap kali ekspor dijalankan.

Alat Ekspor Data memberi label pada arsip yang dibuat menggunakan ekspor berkelanjutan otomatis dengan tag Berkelanjutan.

Menghentikan atau menjeda ekspor berkelanjutan

  • Untuk menghentikan atau menjeda ekspor selanjutnya untuk arsip tertentu, buka drop-down Tindakan arsip dan pilih Nonaktifkan ekspor berkelanjutan. Labelnya akan berubah menjadi Nonaktif.
  • Jika Anda siap melanjutkan ekspor berkelanjutan untuk arsip tersebut, pilih Aktifkan ekspor berkelanjutan.

Mengedit ekspor berkelanjutan

Untuk mengubah data yang disertakan dalam ekspor selanjutnya atau mengganti tujuannya, buka drop-down Tindakan di salah satu arsip, lalu pilih Edit ekspor. Lakukan perubahan, lalu klik Perbarui ekspor. Ekspor selanjutnya akan menggunakan setelan baru ini.

Mengekspor data pengguna Anda

Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Data laluImpor & ekspor data laluEkspor data.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Klik Siapkan ekspor baru.
  3. Di kotak Nama, masukkan nama untuk ekspor Anda.
  4. Di kotak Jenis Ekspor, pilih Standar.
  5. Di kotak Cakupan, pilih data pengguna yang akan diekspor:
    • Untuk mengekspor semua data organisasi Anda, termasuk data yang hanya tersedia bagi admin, pilih Ekspor semua data pengguna, lalu lewati langkah berikutnya. Buka Mengekspor semua data organisasi Anda untuk mengetahui informasi selengkapnya.
    • Untuk mengekspor data bagi pengguna yang dipilih, pilih Ekspor data untuk pengguna tertentu, lalu pilih apakah Anda akan mengidentifikasi pengguna berdasarkan nama pengguna perorangan, grup, atau unit organisasi
  6. (Opsional) Pilih apakah Anda ingin mengekspor data dari Grup, Unit organisasi, atau Nama pengguna. Setelah itu, klik kotak pilihan, lalu pilih dari opsi yang ada atau ketikkan pilihan Anda.
    • Saat Anda memilih unit organisasi, yang akan diekspor hanya anggota langsung dari unit organisasi yang dipilih, bukan dari unit organisasi turunan. Misalnya, unit organisasi Keuangan memiliki dua unit organisasi turunan, yaitu Eropa dan Asia. Jika Anda memilih unit organisasi Keuangan, hanya pengguna langsung di bagian Keuangan yang akan diekspor. Unit organisasi Eropa dan Asia tidak diekspor.
  7. Di kotak Layanan, pilih layanan yang datanya ingin Anda ekspor.
  8. (Opsional) Di kotak Label, Anda dapat memilih untuk mengekspor data dengan label Google Drive tertentu. Pilih label drive yang Anda inginkan dari menu drop-down.
  9. Di kotak Rentang tanggal & jenis, pilih rentang tanggal untuk mengekspor data Google Drive, Gmail, dan Chat dari rentang waktu tertentu, atau siapkan ekspor berkelanjutan. Pelajari lebih lanjut Ekspor berkelanjutan
    Catatan: File drive bersama tidak dapat difilter menurut rentang waktu.
  10. (Opsional) Untuk menyiapkan Ekspor berkelanjutan, pilih kotak centangnya.
    Catatan: Hanya organisasi dengan add-on Assured Controls yang dapat melihat kotak Ekspor berkelanjutan.
  11. Di kotak Tujuan, pilih tempat untuk menyimpan data yang diekspor.
    Alat Ekspor Data dapat mengekspor data pengguna ke bucket Cloud Storage dari Google atau bucket Cloud Storage Anda sendiri. Pelajari lebih lanjut tempat penyimpanan data yang diekspor
    • Untuk menggunakan bucket sementara dari Google, pilih Bucket dari Google, lalu pilih region untuk bucket tersebut: Amerika Serikat, Eropa, atau Tidak ada preferensi.
      Catatan: Bucket Cloud Storage sementara dari Google tidak tersedia untuk ekspor berkelanjutan.
    • Untuk memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri, pilih Bucket Anda, lalu masukkan nama bucket yang telah Anda buat. Contoh: my-gws-data-export-bucket
  12. Klik Mulai ekspor.
    Perkiraan runtime dihitung, jika tersedia untuk ekspor Anda. Setelah selesai, perkiraan waktu penyelesaian akan ditampilkan.

Melihat dan mendownload data yang diekspor

Setelah ekspor data Anda selesai, admin super di organisasi Anda akan mendapatkan notifikasi email dengan link untuk melihat arsip. Anda juga dapat mengakses arsip ini menggunakan Konsol Google Admin.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Data laluImpor & ekspor data laluEkspor data.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Tabel Ekspor data mencantumkan semua ekspor data Anda dan mencakup:
    • Nama ekspor
    • Tanggal mulai dan penyelesaian terakhir
    • Orang yang menyiapkan setiap ekspor
    • Status ekspor
    • Tindakan yang dapat Anda lakukan pada data yang diekspor
  3. Di tabel Ekspor data, klik nama ekspor untuk membuka tampilan mendetail.
  4. Di bagian Cakupan, Anda dapat melihat pengguna, grup, atau unit organisasi yang diekspor.
  5. Di bagian Status, Anda dapat melihat apakah ekspor berjalan sepenuhnya atau apakah ada error:
    • Gagal: Tidak ada data yang diekspor
    • Error: Beberapa data tidak ditemukan dalam arsip
    • Selesai: Semua data diekspor
  6. Untuk melihat arsip, klik Tindakan laluLihat Arsip.
  7. Jika ekspor data Anda selesai dengan error, Anda dapat menjalankan perbaikan.

Melihat arsip ekspor data Anda

Arsip data yang diekspor tersedia dalam file terkompresi yang disebut file ZIP. Folder root memiliki daftar folder pengguna yang berisi file ZIP data pengguna tersebut. Data dikelompokkan berdasarkan layanan—seperti Drive atau Gmail—dan batas ukuran file. Misalnya, pengguna mungkin memiliki data Drive dan Gmail yang dibagi menjadi beberapa file berlabel: Drive (Bagian 1), Drive (Bagian 2), Gmail (Bagian 1), dan Gmail (Bagian 2).

Catatan: Urutan layanan mungkin berbeda setiap kali Anda mengekspor. Jadi, jangan khawatir jika Drive berada di urutan teratas pada satu waktu dan Gmail berada di urutan teratas pada waktu berikutnya.

Untuk melihat dan mendownload arsip data yang Anda ekspor:

  1. Di UI Cloud Storage, klik folder root.
    Catatan: Beberapa data, seperti file di drive bersama, dimiliki oleh akun layanan, bukan pengguna. Di arsip ekspor, akun layanan diberi nama "Resource".
    Hanya objek individual yang dapat didownload menggunakan UI Cloud Storage. Untuk mendownload satu folder atau beberapa objek sekaligus, gunakan alat command line gcloud storage.
    Contoh:

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

  1. Klik file ZIP untuk mendownload data pengguna.
  2. Ekstrak file tersebut untuk meninjau data pengguna berdasarkan produk.