Jika seorang pengguna keluar dari organisasi dan Anda ingin mempertahankan data Google Workspace-nya, ada beberapa alternatif untuk menangani informasinya. Tabel ini menguraikan beberapa opsi untuk menyimpan email, acara & fasilitas Google Kalender, Google Chat, Google Kontak, folder & file Google Drive, Google Grup, Google Keep, rekaman Google Meet, dan Google Voice agar dapat diakses oleh administrator, pengelola, atau pengguna tertentu di organisasi Anda.
Catatan: Administrator juga dapat menangguhkan pengguna untuk sementara. Tindakan ini akan memblokir akses pengguna ke layanan Google organisasi Anda. Untuk mengetahui informasi selengkapnya mengenai hal yang terjadi pada data pengguna yang ditangguhkan, buka Menangguhkan pengguna untuk sementara.
| Sumber data / opsi | Google Takeout | Ekspor & impor dalam aplikasi | Layanan migrasi data | Transfer Google Drive | Selama penghapusan pengguna (3) | Alat Ekspor Data | Mengekspor dengan Google Vault | Lisensi Arsip Akun Pengguna |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Siapa yang dapat melakukannya? | Pengguna | Pengguna atau admin | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin |
| ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Kalender | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Kontak | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Folder dan file Drive, termasuk rekaman Meet | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| Grup | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Voice | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
Catatan
(1) Hanya ekspor; tanpa impor.
(3) Saat pengguna keluar dari organisasi, Anda dapat menghapus akunnya. Administrator super dapat mentransfer file dan data pengguna kepada pemilik baru. Jika Anda tidak mentransfer konten kepada pengguna lain, konten tersebut akan dihapus.
Mengekspor atau memigrasikan data Anda
Pilihan untuk masing-masing sumber data yang tercantum di atas dibagi menurut peran secara lebih mendetail di bawah. Opsi migrasi manual dan produk tambahan untuk pengguna akhir dan administrator juga disertakan.
Setelah data dimigrasikan, dipindahkan, atau diekspor, admin seharusnya memiliki akses ke data mantan karyawan selama mereka memiliki akses ke akun tujuan. Batasan akses ke data khusus apa pun, seperti lisensi Arsip Akun Pengguna (AU), diuraikan satu per satu.
Catatan: Meskipun penggunaan opsi ini tidak dipungut biaya, biaya lisensi Google Workspace untuk akun yang menyimpan data yang ditransfer masih akan dikenai. Hal ini mencakup Lisensi AU.
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Layanan migrasi data | Memigrasikan email dengan layanan migrasi data | Anda dapat mentransfer data email dari akun pengguna lama ke akun pengguna baru atau yang sudah ada. |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
|
| Google Vault | Anda dapat mengekspor data email pengguna agar dapat diakses di luar Google Workspace. | |
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
| Penerusan email | Merutekan email pengguna ke alamat lain | Setelah mempertahankan data email apa pun, Anda dapat meneruskan email pengguna ke alamat Google Workspace lain. |
| Mengganti nama akun pengguna | Mengubah nama atau alamat email pengguna Direktori | Anda dapat mengubah alamat email atau nama profil kerja ke akun pengguna baru atau yang sudah ada di dalam konsol Google Admin. |
Kalender
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi pengguna atau admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Ekspor & impor manual dalam aplikasi | Mengekspor dan mengimpor acara dari Google Kalender |
Anda dapat mengekspor acara dari semua kalender Anda, atau dari satu kalender saja, lalu mengimpornya ke Google Kalender lainnya. Anda dapat mengakses data selama memiliki akses ke kalender tersebut, atau selama Anda ditambahkan sebagai tamu dalam acara tersebut. |
| Mentransfer kalender atau acara Google milik Anda kepada pemilik lain | Mentransfer kalender atau acara Google |
Anda dapat mentransfer kalender milik Anda kepada pemilik lain. Anda juga dapat mentransfer acara kepada pemilik atau ke kalender lain. Anda dapat mengakses data selama memiliki akses ke kalender tersebut, atau selama Anda ditambahkan sebagai tamu dalam acara tersebut. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Selama penghapusan pengguna | Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi | Anda dapat mentransfer kalender dan acara kalender kepada pemilik lain. Anda juga dapat membebaskan fasilitas kalender apa pun yang direservasi untuk acara yang diselenggarakan oleh pengguna yang keluar dari organisasi. |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
|
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
Chat
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
|
| Google Vault | Anda dapat mengekspor percakapan Chat pengguna agar dapat diakses di luar Google Workspace. | |
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
Kontak
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi pengguna atau admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Ekspor & impor manual dalam aplikasi | Mengekspor dan mengimpor kontak dari Google Kontak |
Anda dapat mengekspor kontak ke file CSV, lalu mengimpornya ke akun pengguna baru atau yang sudah ada. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Alat Ekspor Data | Mengekspor data organisasi Anda |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
Drive
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Ekspor & impor manual dalam aplikasi | Mendownload dan mengupload file dari Google Drive |
Anda dapat mendownload file Drive ke komputer dan menguploadnya ke Drive di akun pengguna baru atau yang sudah ada. |
| Mentransfer kepemilikan file Drive kepada orang lain | Menjadikan orang lain sebagai pemilik file Anda | Anda dapat mentransfer file dari akun pengguna lama ke akun pengguna baru atau yang sudah ada. Mentransfer file tidak memengaruhi pemilik akses ke file tersebut. |
| Memindahkan file ke drive bersama | Memindahkan konten ke drive bersama | Anda dapat mengizinkan editor file di organisasi Anda untuk memindahkan konten dari Drive Saya atau drive bersama. Jika Anda memindahkan file ke drive bersama, hanya anggota drive bersama dan orang yang diajak berbagi file secara langsung yang dapat mengakses file tersebut. |
| Mendownload file Drive secara terprogram | Mengekspor dan mengimpor file menggunakan Drive API | Anda dapat mendownload file Drive secara terprogram ke komputer dan memindahkannya ke Drive di akun pengguna baru atau yang sudah ada. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Transfer Google Drive | Mentransfer file Drive ke pemilik baru | Anda dapat mentransfer file dari akun pengguna lama ke akun pengguna baru atau yang sudah ada. Mentransfer file tidak memengaruhi pemilik akses ke file tersebut. |
| Selama penghapusan pengguna | Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi | Anda dapat mentransfer file dan dokumen Drive dari akun pengguna lama ke akun pengguna baru atau yang sudah ada. |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
|
| Google Vault | Mengekspor data dari Vault | Anda dapat mengekspor file Drive yang dimiliki oleh dan dibagikan kepada pengguna tertentu. Folder tidak dipertahankan. |
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
Grup
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
|
| Google Vault | Mengekspor data dari Vault | Anda dapat mengekspor percakapan data email grup pengguna agar dapat diakses di luar Google Workspace. Meskipun ekspor dilakukan menurut grup, Anda dapat menggunakan istilah penelusuran untuk hanya mengekspor pesan yang dikirim oleh akun tertentu. |
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
Keep
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. Catatan: Meskipun Anda dapat menggunakan alat Ekspor Data untuk mengekspor data Keep, mengimpornya ke Keep tidak mungkin dilakukan. |
|
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
Suara
| Opsi pengguna | Pelajari caranya | Catatan |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cara mendownload data Google Anda |
Anda dapat mengekspor data pengguna Anda. |
| Opsi admin | Pelajari caranya | Catatan |
| Alat Ekspor Data |
Anda dapat mengekspor semua data pengguna organisasi Anda. |
|
| Google Vault | Mengekspor data dari Vault | Anda dapat mengekspor data suara pengguna agar dapat diakses di luar Google Workspace. |
| Lisensi Arsip Akun Pengguna | Mengelola mantan karyawan beserta datanya |
Anda dapat mempertahankan data pengguna organisasi Anda dengan menggunakan lisensi AU. Google menyimpan data pengguna dengan aman dalam sistem produksi Google standar. Data tersebut akan tetap disimpan oleh aturan retensi Vault dan pembekuan apa pun yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspornya. |
Topik terkait
- Mentransfer data antar-akun Google Workspace
- Mengizinkan siswa yang lulus mentransfer data Google Workspace
- Jika Anda adalah developer software, gunakan Google Workspace API
Google, Google Workspace, serta merek dan logo terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang dari masing-masing perusahaan yang bersangkutan.