Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi

Domain terverifikasi

Saat pengguna keluar dari organisasi Anda yang diverifikasi domain, Anda dapat menghapus akun Google Workspace miliknya. Pengguna tersebut akan kehilangan akses ke semua layanan dan data yang terkait dengan akunnya.

Sebelum akunnya dihapus, pengguna dapat mentransfer data pribadi yang ingin mereka bawa. Selain itu, admin dapat mentransfer data penting perusahaan kepada pengguna lain. Semua data yang tidak ditransfer akan dihapus. Beberapa data disimpan selama 20 hari. Selama waktu tersebut, Anda dapat memulihkan pengguna yang dihapus.

Di halaman ini

• Langkah 1: Transfer data penting
• Langkah 2: Hapus satu atau beberapa pengguna
• Langkah 3: Setelah menghapus pengguna
• Penting: Perubahan penagihan
• Data yang dihapus
• Kapan tidak perlu menghapus pengguna
• Apa yang terjadi jika transfer data gagal?
• Menghapus pengguna Vault
• Menghapus akun admin Anda sendiri
• Memulihkan pengguna yang dihapus

Langkah 1: Transfer data penting

Untuk menyimpan data dalam organisasi, Anda atau pengguna perlu mentransfer data yang dimiliki ke pengguna lain. Admin super dapat mentransfer beberapa data selama proses penghapusan. Admin lain harus mentransfer data sebelum menghapus pengguna.

Menghapus beberapa pengguna? Ekspor data mereka dengan alat Ekspor Data.

Langkah 2: Hapus satu atau beberapa pengguna

1. Di konsol Google Admin, buka Menu Direktori Pengguna.

   Buka Pengguna

   Memerlukan Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

2. Pilih salah satu opsi:

   Menghapus satu pengguna

   1. Di daftar Pengguna, arahkan kursor ke pengguna, lalu klik Opsi lainnya Hapus pengguna di bagian kanan, sebagaimana ditunjukkan di bawah.

      Atau, jika daftarnya panjang, ketik di kotak penelusuran di bagian paling atas untuk menemukan halaman akun pengguna. Kemudian, di sebelah kiri halaman akunnya, klik Hapus pengguna.  Tunjukkan caranya

      

   Menghapus beberapa pengguna

   1. Centang kotak di samping setiap pengguna yang ingin dihapus.
      Tips: Jika semua pengguna berada di unit organisasi yang sama, pilih unit organisasi tersebut di sebelah kiri untuk menemukan pengguna dengan lebih mudah.
   2. Di pojok kanan atas, klik Opsi lainnya Hapus pengguna yang dipilih.

      

3. Bergantung pada hak istimewa Anda sebagai admin, pilih salah satu opsi:
   • Admin super—Di samping Data di aplikasi lain, pilih salah satu opsi:
     • Untuk tidak mentransfer data pengguna, pilih Jangan transfer data.
     • Untuk mentransfer data pengguna:
       1. Pilih Transfer.
       2. Di kolom Telusuri pengguna, masukkan nama atau alamat email pengguna yang menjadi tujuan transfer file Anda.
       3. Di bagian Pilih data yang akan ditransfer, centang kotak di samping setiap opsi yang diinginkan.

          Untuk Drive dan Dokumen, Anda dapat menyertakan file yang tidak dibagikan kepada siapa pun. Jika Anda tidak memilih opsi ini, kepemilikan file pribadi mungkin masih ditransfer jika file tersebut berada di folder yang dibagikan. Jika folder tidak dibagikan, kepemilikan file yang dibagikan dalam folder tersebut mungkin ditransfer (tetapi foldernya tidak ikut dibagikan) sehingga file tidak dapat ditemukan. Pemilik baru dapat menemukan file ini dengan penelusuran Drive: is:unorganized owner:me.

   • Admin lain—Untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami dampak penghapusan akun, centang kotak.
4. Klik Hapus Pengguna.

Jika Anda memilih opsi untuk mentransfer data, akun pengguna yang dihapus akan ditangguhkan hingga transfer selesai. Akun tersebut kemudian akan dihapus dan email akan dikirim ke pengguna yang menerima data yang ditransfer.

Langkah 3: Setelah menghapus pengguna

Cara perubahan penagihan

• Paket penagihan fleksibel—Saat Anda menghapus akun pengguna, tarif bulanan Anda akan dihitung secara prorata. Misalnya, jika Anda menambahkan pengguna pada 1 April dan menghapusnya pada 15 April, kami hanya akan menagih biaya layanan untuk setengah bulan.
• Paket penagihan Tahunan/Jangka Waktu Tetap—Penghapusan akun tidak mengurangi jumlah lisensi yang Anda miliki dan tidak akan memengaruhi penagihan Anda. Anda dapat menetapkan lisensi pengguna yang dihapus kepada pengguna lain, tetapi jika nanti Anda memulihkan pengguna yang dihapus, Anda memerlukan lisensi lain.

Data yang dihapus

Hanya data yang dimiliki pengguna—yang tidak ditransfer sebelum akunnya dihapus—akan dihapus secara permanen. Klik di bawah untuk mengetahui detailnya. 

Kapan tidak perlu menghapus pengguna

Sebaiknya hapus akun pengguna hanya jika orang tersebut keluar dari organisasi Anda. Jangan hapus akun untuk melakukan hal berikut:

• Selesaikan akun bentrok saat menambahkan pengguna yang tidak dikelola ke organisasi Anda. Pengguna akan kehilangan data dan akses ke layanan Google Workspace jika Anda menghapus akunnya. Sebagai gantinya, pelajari cara menyelesaikan akun bentrok.
• Mengubah nama pengguna. Sebagai gantinya, buat alias—atau nama panggilan—untuk pengguna tersebut. Pelajari lebih lanjut di Mengubah nama atau alamat email pengguna Direktori.
• Memblokir pengguna untuk sementara agar tidak dapat mengakses layanan Google organisasi Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat Menangguhkan pengguna untuk sementara.
• Menghemat biaya lisensi. Untuk menyimpan data pengguna dan mengurangi biaya, tetapkan lisensi Arsip Akun Pengguna ke akunnya. Pelajari lebih lanjut di Mengarsipkan akun mantan karyawan.

Apa yang terjadi jika transfer data gagal?

Jika transfer data tidak dapat diselesaikan karena alasan apa pun, proses penghapusan pengguna akan berhenti. Akun pengguna tidak dihapus, dan datanya tetap tidak terpengaruh. Anda akan menerima pesan error di konsol Admin yang menjelaskan alasan transfer gagal. Untuk memperbaiki masalah ini, hubungi tim dukungan Google Workspace dan berikan detail error kepada mereka. Setelah masalah teratasi, Anda dapat menghapus pengguna dan mentransfer datanya.

Menghapus pengguna Vault

Jika organisasi Anda menggunakan Google Vault, semua aturan retensi atau pembekuan yang diterapkan untuk data pengguna yang dihapus tidak berlaku lagi. Data dapat langsung dihapus permanen. Data ini tidak dapat dipulihkan meskipun Anda memulihkan pengguna dalam waktu 20 hari. Data pengguna di ekspor Vault tetap dapat didownload hingga masa berlaku paket ekspor berakhir. Pelajari lebih lanjut cara menghapus pengguna Vault.

Penting: Anda tidak dapat mentransfer data atau menghapus pengguna yang berada dalam pembekuan litigasi. Untuk menghapus pengguna, admin dengan hak istimewa Vault harus mencabut pembekuan terlebih dahulu (dapat memerlukan waktu hingga 48 jam agar perubahan diterapkan). Untuk mengetahui detailnya, buka Menghapus pengguna yang memiliki data yang dibekukan.

Menghapus akun admin Anda sendiri

Anda tidak dapat menghapus akun administrator Anda sendiri. Anda harus menetapkan hak istimewa administrator super kepada pengguna lain, lalu memintanya menghapus akun Anda. 

Memulihkan pengguna yang dihapus

Anda dapat memulihkan akun yang dihapus hingga 20 hari. Beberapa data juga akan dipulihkan, termasuk konten Gmail dan file Drive yang tidak ditransfer, serta kalender utamanya. Untuk mengetahui detailnya, buka Memulihkan pengguna yang baru dihapus.

Email diverifikasi

Jika pengguna tidak perlu lagi berkolaborasi dengan tim Anda di layanan Google Anda yang diverifikasi email—seperti Google Workspace Business atau Essentials, atau Chrome Enterprise—Anda dapat menghapus akunnya. Jika menggunakan Google Workspace, Anda dapat mentransfer dokumen dan file Drive apa pun milik pengguna tersebut kepada pengguna lainnya, seperti admin atau pengelola.

Anda dapat menghapus satu atau beberapa pengguna sekaligus.

Yang terjadi dengan data dan akun pengguna yang dihapus

Setelah Anda menghapus akun pengguna dari layanan Google Anda, akunnya akan dikonversi menjadi Akun Google konsumen. Dengan akun konsumen, pengguna yang dihapus masih dapat mengakses data akunnya. Jika Anda menggunakan Google Workspace dan tidak mentransfer kepemilikan data pengguna, seperti file Drive miliknya, dia akan terus memiliki data tersebut dan Anda tidak dapat mengelolanya lagi.

Sebelum memulai

Khusus edisi berbayar untuk edisi Business dan Essentials

Memastikan Anda memahami dampak penghapusan pengguna terhadap penagihan

• Untuk mengetahui detail tentang edisi Business, lihat Memahami tagihan dan biaya Google Workspace.
• Untuk mengetahui detail tentang Enterprise Essentials, lihat Membandingkan paket pembayaran fleksibel dan tahunan/jangka waktu tetap.
• Untuk mengetahui detail tentang edisi Essentials, lihat Cara kerja penagihan Essentials.

Memeriksa izin berbagi Drive 

Agar pengguna yang telah dihapus tidak lagi dapat mengakses file di dalam drive bersama dan file lain yang sebelumnya dibagikan langsung kepadanya—termasuk file yang telah Anda transfer kepada pengguna lain—setel izin Drive untuk mencegah pembagian file ke luar organisasi.

Memeriksa izin Chat

Agar pengguna yang telah dihapus tidak lagi dapat mengakses pesan chat yang dikirim langsung kepadanya (bukan melalui grup chat), atur Izin chat untuk mencegah pengguna mengirim pesan chat ke orang di luar organisasi Anda.

Mentransfer file ke drive bersama

Selain mentransfer file milik pengguna yang telah dihapus itu ke pengguna lain, Anda juga dapat mentransfernya ke drive bersama. Semua file di drive bersama adalah milik semua anggota drive tersebut secara kolektif. Jika ada satu orang keluar, anggota drive bersama lainnya masih dapat mengakses file. Tindakan ini dapat mencegah file terhapus saat akun pemilik file dihapus. 

Pelajari drive bersama lebih lanjut, termasuk cara memigrasikan konten yang ada ke drive bersama.

Semua layanan

Menghapus peran admin, jika ada

Untuk menghapus pengguna yang memiliki peran admin, Anda perlu menghapus perannya terlebih dahulu.

Menghapus satu atau beberapa pengguna

1. Di konsol Google Admin, buka Menu Direktori Pengguna.

   Buka Pengguna

   Memerlukan Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

2. Pilih salah satu metode berikut untuk menghapus satu atau beberapa pengguna:

   Menghapus satu pengguna

   1. Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
   2. Arahkan kursor ke pengguna yang ingin dihapus, lalu klik Hapus pengguna. (Anda juga dapat menemukan opsi ini di sebelah kiri halaman akun pengguna.)

      

   Menghapus beberapa pengguna

   1. Di daftar Pengguna, centang kotak di samping tiap pengguna yang ingin dihapus.
   2. Di bagian atas halaman, klik Lainnya Hapus pengguna.

      

      Tips: Jika semua pengguna yang ingin Anda hapus berasal dari unit organisasi yang sama, pilih unit organisasi tersebut di sebelah kiri agar lebih mudah menemukan mereka. (Anda dapat mengklik  di kiri atas untuk melihat struktur organisasi.) Atau, jika pengguna berada di organisasi yang berbeda, di sebelah kiri, pilih Pengguna dari semua unit organisasi.

3. (Opsional untuk edisi Business dan Essentials) Jika Anda tidak ingin mentransfer data pengguna:
   1. Pilih Jangan transfer data.
   2. Centang kotak untuk menandakan bahwa Anda memahami Anda tidak akan lagi mengelola data pengguna ini dan bahwa Google tidak berkewajiban untuk menghapusnya.
4. (Opsional untuk edisi Business dan Essentials) Jika Anda ingin mentransfer data pengguna:
   • Pilih Transfer kepemilikan data pengguna ini ke pengguna lain (misalnya, pengelola).
   • Di kotak Alamat email pemilik baru , telusuri akun pengguna dengan memasukkan beberapa karakter pertama dari nama atau alamat emailnya. Jika Anda melihat akun yang diinginkan, pilih akun tersebut.
   • Untuk mentransfer kepemilikan data Drive, pada bagian Pilih data untuk ditransfer, centang Drive dan Dokumen. Selain itu, untuk mentransfer file yang tidak dibagikan kepada siapa pun, centang kotak Sertakan file yang tidak dibagikan kepada siapa pun.
   • (Khusus edisi Essentials) Untuk mentransfer kepemilikan data Kalender, pada bagian Pilih data yang akan ditransfer, centang Kalender.
5. Klik Hapus Pengguna.

Daftar tugas Anda akan terbuka secara otomatis dan menampilkan progres penghapusan akun. Untuk menghapus pengguna lain, Anda harus menunggu hingga proses penghapusan yang sedang berlangsung selesai.

Jika Anda mentransfer data, penghapusan biasanya memerlukan beberapa menit. Namun, proses ini dapat memerlukan waktu lebih lama, bergantung pada jumlah file yang ditransfer.

Catatan: Setelah Anda menghapus pengguna, mungkin diperlukan waktu beberapa jam agar perubahan dapat diterapkan ke akun konsumen pengguna. Misalnya, pengguna mungkin tidak langsung memiliki akses ke datanya (jika Anda mengizinkannya menyimpan data).