Artikel ini ditujukan untuk administrator Google Workspace for Education.
Anda dapat mengizinkan siswa dan staf menggunakan Google Takeout untuk menyalin file Google Drive, pesan Gmail, dan konten Google Foto mereka ke Akun Google lain. Misalnya, siswa yang lulus dapat menyalin dan mentransfer data ke Akun Google pribadi mereka.
Pelajari cara pengguna menyalin konten dari akun sekolah ke akun lain
Untuk mengelola transfer data bagi layanan Google lainnya, seperti YouTube atau Foto, buka Mengizinkan atau memblokir Takeout untuk pengguna.
Data yang dapat disalin dan ditransfer oleh pengguna
Secara default, izin transfer Takeout diaktifkan untuk semua unit organisasi. Izin tersebut memungkinkan pengguna mendownload data Gmail dan Drive mereka:
- Drive: Pengguna dapat mentransfer salinan dokumen dan folder yang mereka miliki di Drive Saya.
- Gmail: Menyalin dan mentransfer email (bukan kontak, chat, atau tugas).
- Foto: Pengguna dapat mentransfer foto, video, dan album yang mereka miliki. Judul album di akun tujuan akan menyertakan alamat email pemilik asli.
Catatan: Tidak ada dokumen, email, atau foto yang dihapus selama proses tersebut; salinan dibuat di akun baru, sedangkan file asli tidak mengalami perubahan. File Drive tidak dapat disalin jika Anda menonaktifkan berbagi file di luar domain.
Langkah 1: Tetapkan izin transfer
Untuk langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa admin untuk Unit Organisasi (tingkat teratas) dan Setelan Layanan.
-
Di konsol Google Admin, buka Menu
Data
Impor & ekspor data
Google Takeout.Anda harus memiliki hak istimewa administrator Setelan Layanan.
- Klik Izin transfer tambahan.
- Centang atau hapus centang kotak akses transfer.
- Catatan: Mencentang kotak ini memungkinkan pengguna Anda mengakses alat dan mulai mentransfer data mereka.
Di bagian Layanan transfer data, aktifkan Drive, Gmail, atau Foto untuk setiap layanan yang ingin Anda izinkan pengguna untuk mentransfernya.
Penting: Pengguna hanya dapat mengakses alat Transfer konten Anda jika kotak centang di langkah 3 dicentang dan setidaknya salah satu layanan yang tercantum di langkah 4 diaktifkan. Jika semua layanan dinonaktifkan, pengguna tidak dapat mengakses alat ini meskipun Izin transfer tambahan diaktifkan. Pelajari lebih lanjut cara mengaktifkan atau menonaktifkan layanan.
(Opsional) Untuk menerapkan setelan ini ke grup pengguna tertentu, pilih unit organisasi di panel Unit organisasi sebelum mengubah setelan.
- Pelajari struktur organisasi lebih lanjut.
Klik Simpan.
Langkah 2. Pastikan setelan Anda memungkinkan transfer data
Pastikan Google Takeout diaktifkan untuk pengguna Anda. Jika layanan dinonaktifkan, pengguna tidak dapat mengakses alat ini meskipun Anda telah mengizinkan mereka mentransfer konten mereka.
Catatan:
- Berbagi Drive: Agar pengguna dapat mentransfer file yang mereka miliki, fitur berbagi eksternal harus diaktifkan untuk Drive.
- Penyimpanan tujuan: Akun tujuan harus memiliki penyimpanan yang cukup untuk menyimpan data yang ditransfer.
Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Mengizinkan atau memblokir Google Takeout, Melihat aplikasi yang diaktifkan untuk pengguna, grup, atau unit organisasi, dan Mengelola berbagi eksternal untuk organisasi Anda.
Langkah 3. Beri tahu siswa tentang proses transfer
Jika siswa akan lulus atau siap melakukan transfer, mereka dapat menyiapkan transfer di halaman Akun Google. Bagikan petunjuk, Menyalin konten dari akun sekolah Anda ke akun lain untuk membantu siswa memulai.