Mengizinkan siswa yang lulus mentransfer data

Google Takeout untuk Drive, Gmail, dan Foto

Artikel ini ditujukan untuk administrator Google Workspace for Education.

Anda dapat mengizinkan siswa dan staf menggunakan Google Takeout untuk menyalin file Google Drive, pesan Gmail, dan konten Google Foto mereka ke Akun Google lain. Misalnya, siswa yang lulus dapat menyalin dan mentransfer data ke Akun Google pribadi mereka.

Pelajari cara pengguna menyalin konten dari akun sekolah ke akun lain akun

Untuk mengelola transfer data bagi layanan Google lainnya, seperti YouTube atau Foto, buka Mengizinkan atau memblokir Takeout untuk pengguna.

Data yang dapat disalin dan ditransfer oleh pengguna

Secara default, izin transfer Takeout diaktifkan untuk semua unit organisasi. Izin tersebut memungkinkan pengguna mendownload data Gmail dan Drive mereka:

  • Drive: Pengguna dapat mentransfer salinan dokumen dan folder yang mereka miliki di My Drive.
  • Gmail: Menyalin dan mentransfer email (bukan kontak, chat, atau tugas).
  • Foto: Pengguna dapat mentransfer foto, video, dan album yang mereka miliki. Judul album di akun tujuan akan menyertakan alamat email pemilik asli.

Catatan: Tidak ada dokumen, email, atau foto yang dihapus selama proses ini; salinan akan dibuat di akun baru, sedangkan file aslinya tidak berubah. File Drive tidak dapat disalin jika Anda menonaktifkan berbagi file di luar domainAnda.

Langkah 1: Tetapkan izin transfer

Untuk langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa admin untuk unit organisasi (tingkat teratas) dan Setelan Layanan.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Data lalu Impor & ekspor data lalu Google Takeout.

    Anda harus memiliki hak istimewa administrator Setelan Layanan.

  2. Klik bagian Izin transfer tambahan.

  3. Centang atau hapus centang kotak Izinkan pengguna di unit organisasi ini untuk mengakses Transfer konten Anda.

    Catatan: Mencentang kotak ini akan memungkinkan pengguna Anda mengakses alat tersebut dan mulai mentransfer data mereka.

  4. Klik Simpan.

  5. Klik bagian Akses pengguna ke Takeout untuk layanan Google.

  6. Untuk Google Drive, Gmail, dan Google Foto, centang kotak untuk mengizinkan pengguna mentransfer data untuk layanan tersebut.

    Penting: Pengguna hanya dapat mengakses alat Transfer konten Anda jika kotak centang di langkah 3 dicentang dan setidaknya salah satu layanan yang tercantum di langkah 6 diaktifkan. Jika semua layanan dinonaktifkan, pengguna tidak dapat mengakses alat tersebut meskipun Izin transfer tambahan diaktifkan. Pelajari lebih lanjut cara mengaktifkan atau menonaktifkan layanan.

  7. (Opsional) Untuk menerapkan setelan ini kepada pengguna tertentu, pilih unit organisasi di panel Unit organisasi sebelum mengubah setelan.

    Pelajari struktur organisasi lebih lanjut.

Langkah 2: Pastikan setelan Anda mengizinkan transfer data

Pastikan Google Takeout diaktifkan untuk pengguna Anda. Jika layanan dinonaktifkan, pengguna tidak dapat mengakses alat tersebut meskipun Anda telah mengizinkan mereka mentransfer konten.

Catatan:

  • Berbagi Drive: Agar pengguna dapat mentransfer file yang mereka miliki, berbagi eksternal harus diaktifkan untuk Drive.
  • Penyimpanan tujuan: Akun tujuan harus memiliki penyimpanan yang cukup untuk menyimpan data yang ditransfer.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Mengizinkan atau memblokir Google Takeout, Melihat aplikasi yang diaktifkan untuk pengguna, grup, atau unit organisasi, dan Mengelola berbagi eksternal untuk organisasi Anda.

Langkah 3: Beri tahu siswa tentang proses transfer

Jika siswa bersiap untuk mentransfer atau lulus, mereka dapat menyiapkan transfer di halaman Akun Google mereka. Bagikan petunjuk, Menyalin konten dari akun sekolah Anda ke akun lain untuk membantu siswa memulai.