Usa el método predeterminado de importación de datos para Gmail y Google Drive

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Puedes usar el método predeterminado de importación de datos para importar tus mensajes personales de Gmail y archivos de Google Drive a la cuenta de Google Workspace de tu organización. Excepto donde se indique, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que estás importando.

Requisitos de Workspace

Antes de comenzar

  • Si sales de una importación de datos y, luego, inicias una nueva para el mismo conjunto de datos, la segunda importación podría crear archivos duplicados en Workspace. Para evitar duplicados, no crees 2 importaciones independientes para el mismo conjunto de datos.

Paso 1: Conéctate a Gmail y Google Drive

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Importación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. En Gmail y Google Drive, haz clic en Importar.

  3. En Dirección de correo electrónico de origen, ingresa la dirección de correo electrónico de la cuenta personal de Gmail desde la que quieres importar y haz clic en Solicitar conexión.

    El propietario de la cuenta de Gmail recibe una solicitud por correo electrónico para conectar su cuenta y debe autorizarla antes de que puedas continuar. Si la cuenta te pertenece, puedes autorizar la solicitud directamente desde la Consola del administrador.

  4. Espera a que la herramienta de importación de datos verifique si la solicitud de conexión está autorizada. Si el mensaje Autorización pendiente desaparece antes de que se autorice la solicitud, haz clic en Verificar conexión para volver a comprobarlo. Se muestra uno de los siguientes estados:

    • Autorización pendiente: Espera a que el propietario de la cuenta autorice la solicitud y, luego, continúa con el proceso de importación.
    • Conectada: El propietario de la cuenta autorizó tu solicitud.
    • Autorización denegada: El propietario de la cuenta rechazó tu solicitud de conexión. Haz clic en Cancelar solicitud antes de enviar una nueva solicitud a la misma cuenta o a otra diferente.
    • Solicitud vencida: Las solicitudes de conexión vencen si el propietario de la cuenta no las autoriza en un plazo de 24 horas. Haz clic en Actualizar solicitud para enviar una nueva solicitud de autorización.

Paso 2: Selecciona una cuenta de Workspace

  1. En Cuenta de destino, ingresa la dirección de correo electrónico de la cuenta de Google Workspace a la que quieres importar los datos.
  2. Haz clic en Guardar.
  3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.
  4. Si el archivo CSV no se sube, haz lo siguiente:
    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a subirlo.
  5. Si te encuentras con este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Establece la configuración de importación (opcional)

  1. Haz clic en Editar configuración para elegir qué datos quieres importar.
  2. En Elige los datos que quieras copiar, marca una o ambas casillas:
    • Mensajes de correo electrónico
    • Archivos
  3. Para copiar datos desde una fecha de inicio específica, marca la casilla Copiar datos después de una fecha específica y selecciona una fecha. La herramienta de importación de datos copia los mensajes de correo electrónico enviados o recibidos después de esa fecha y los archivos creados o modificados después de esa fecha. Si no seleccionas una fecha de inicio, la herramienta de importación de datos copiará todos los datos a partir del 1 de enero de 2000.
  4. Para especificar si la importación debe incluir otros mensajes de correo electrónico y carpetas, en Opciones de mensajes, marca cualquiera de las siguientes casillas:
    • Importar correos electrónicos borrados: Importa los mensajes de correo electrónico borrados.
    • Importar correos electrónicos de spam: Importa los mensajes de correo electrónico de las carpetas de spam.
    • Excluye etiquetas específicas de la importación de datos: Excluye los mensajes de carpetas específicas. Ingresa los nombres de las carpetas excluidas, separados por comas. Para obtener más detalles, consulta Cómo excluir carpetas de la importación.
  5. Para omitir tipos de archivos específicos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de archivo que quieres excluir. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma, como tmp, log y bak.
  6. Para omitir los archivos grandes, marca la casilla Excluir los archivos que superen el siguiente tamaño, ingresa un tamaño máximo y selecciona MB o GB.
  7. Haz clic en Guardar cambios.

Excluye carpetas de la importación

  • Agrega el nombre de cada carpeta o subcarpeta por separado.
  • Si excluyes una carpeta, la importación de datos también excluirá sus subcarpetas y los mensajes de correo electrónico que contengan.
  • Para excluir una subcarpeta, ingresa la ruta de acceso completa y separa la carpeta superior de la subcarpeta con una barra diagonal, como Viajes/Asia. Si ingresas Viajes y Viajes/Asia, se excluyen todas las subcarpetas de Viajes.
  • Para excluir una carpeta que tiene una barra diagonal en su nombre, reemplaza cada barra diagonal por un guion bajo. Por ejemplo, para excluir Carpeta/con/barra, ingresa Carpeta_con_barra.
  • También puedes excluir las carpetas predeterminadas de Microsoft, como Elementos eliminados, Bandeja de entrada o Correo no deseado, y las carpetas creadas por el usuario.

Paso 4: Inicia la importación y verifica su progreso

Antes de comenzar

  • La fase inicial de la herramienta de importación de datos puede tardar 15 minutos o más. Durante este tiempo, es posible que el resumen de progreso no muestre cambios. No detengas la importación ni salgas de ella.
  • Cuando se inicia una importación de datos, se otorga la delegación de todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más detalles, consulta Controla el acceso a la API con la delegación de todo el dominio.

Inicia la importación de datos

  1. Haz clic en Iniciar importación.

  2. Revisa las actualizaciones en tiempo real mientras se realiza la importación de datos:

    • Elementos descubiertos: Es la cantidad total de mensajes, etiquetas, archivos, carpetas y otras tareas que se importaron, se omitieron o no se pudieron importar.
    • Advertencia: Es la cantidad de elementos que se importaron, pero no se completaron como se esperaba.
    • Con errores: Es la cantidad de elementos que no se pudieron importar debido a un error.
    • Omitidos: Es la cantidad de elementos que se omitieron.
    • Correctos: Es la cantidad de elementos que se importaron.
    • Usuarios procesados: Es la cantidad de usuarios cuya importación se completó para todos los tipos de datos seleccionados.
    • Correos electrónicos descubiertos: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se encontraron en la cuenta de Gmail de origen.
    • Correos electrónicos importados: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se importaron.
    • Correos electrónicos omitidos: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se omitieron, como los mensajes que ya se copiaron en una importación anterior.
    • Correos electrónicos con errores: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que no se pudieron importar.
    • Archivos descubiertos: Es la cantidad de archivos que se encontraron en la unidad de Google Drive del usuario.
    • Archivos importados: Es la cantidad de archivos que se importaron desde Google Drive.
    • Archivos omitidos: Es la cantidad de archivos que se omitieron.
    • Archivos con errores: Es la cantidad de archivos que no se pudieron importar.
    • Carpetas importadas: Es la cantidad de carpetas que se importaron.
    • Problemas de descubrimiento: Es la cantidad de carpetas de la unidad de Google Drive del usuario que no se pudieron rastrear.

    Puedes salir de la página de importación sin interrumpir el proceso. La importación continúa, a menos que la detengas.

  3. (Opcional) Para exportar un informe mientras se importa la importación de datos:

    1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe de usuario.
    2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas y luego el vínculo del informe.
    3. Haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google para abrir el informe en Hojas de cálculo.

  4. Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación (opcional). La detención de una importación puede tardar unos minutos. La herramienta no revierte las tareas completadas. Los mensajes de Gmail o los archivos de Drive importados antes de la detención permanecerán en Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con estadísticas de importación y los informes adjuntos. Para obtener más información, consulta Informes de importación de datos de Gmail y Google Drive.

Paso 5 (opcional): Ejecuta una importación delta

Una vez que se complete la importación inicial, puedes hacer clic en Ejecutar importación delta para copiar los datos nuevos o actualizados aptos en Workspace. También puedes ejecutar una importación delta para volver a intentar importar los elementos que no se importaron en la importación inicial.

Cuando se complete la importación delta, recibirás un correo electrónico con estadísticas de importación y los informes adjuntos.

Acerca de las importaciones delta

  • En el caso de Google Drive, las importaciones delta solo incluyen archivos y carpetas que se crearon recientemente o que no se importaron en la importación de datos inicial. No incluyen archivos ni carpetas modificados en Drive después de la importación inicial.
  • Si sales de una importación de datos y comienzas una nueva para el mismo conjunto de datos, la segunda importación podría crear archivos duplicados en Workspace. Para evitar duplicados, no crees 2 importaciones independientes para el mismo conjunto de datos.
  • En el caso de Gmail y los permisos, una importación delta actualiza los elementos importados anteriormente cuando cambian las etiquetas de correo electrónico, el estado de lectura o los permisos de uso compartido. Se omiten los elementos que no se modificaron.
  • No se garantiza que las importaciones de permisos sean exactas y podrían retrasarse. Para que los permisos se transfieran correctamente, no muevas datos en la cuenta personal de Gmail ni en la de Workspace durante las importaciones de datos ni entre ellas. Revisa los permisos en tu cuenta de Workspace y consulta el informe de importación de datos para ver si faltan permisos o si fallaron.
  • Una importación delta no borra los datos que ya se importaron a Workspace. Si se borra un mensaje o archivo importado anteriormente de la cuenta de origen, la copia importada permanecerá en Workspace.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

Antes de comenzar

  • Después de salir de una importación de datos, ya no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes. No salgas de una importación hasta que se complete y ya no necesites ejecutar importaciones delta.
  • Puedes ejecutar importaciones delta y revisar los informes de una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación.
  • Debes salir de una importación completada antes de iniciar una nueva.
  • Si sales de una importación de datos y comienzas una nueva para el mismo conjunto de datos, es posible que la segunda importación cree duplicados en Workspace. Para evitar la duplicación, no crees 2 importaciones independientes para el mismo conjunto de datos.

Salir de la importación de datos

  1. Para guardar los registros de una importación completada, haz clic en Ver registros de importación de datos y Exportar informe de usuarios (opcional). Para obtener más información, consulta Informes de importación de datos de Gmail y Google Drive.
  2. Haz clic en Salir de la importación y luego Abandonar y borrar la importación.

Cuando sales, el sistema borra el ID de cliente y quita la importación de datos de la delegación de todo el dominio en la cuenta de destino.


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