کنترل کنید که کدام داده‌ها در Work Insights در دسترس باشند

تصمیم بگیرید کدام داده‌ها را در Work Insights در دسترس قرار دهید

برای اینکه داده‌های کاربران در داشبورد Work Insights در دسترس باشد، باید مطمئن شوید که جمع‌آوری داده‌های Work Insights برای آن کاربران فعال است. به طور پیش‌فرض، Work Insights برای کل سازمان شما فعال است؛ با این حال، می‌توانید انتخاب کنید که کدام داده‌های خاص را می‌خواهید برای داشبورد جمع‌آوری کنید:

• بینش‌های کاری را برای واحدهای سازمانی خاص خاموش یا روشن کنید . اگر بینش‌های کاری برای یک واحد سازمانی روشن باشد، داده‌های کاربران آن در داشبورد بینش‌های کاری موجود است. درباره واحدهای سازمانی بیشتر بدانید .

• بینش‌های کاری را برای گروه‌های خاص روشن کنید . فقط در صورتی باید این کار را انجام دهید که بخواهید داده‌ها را بر اساس یک گروه خاص در داشبورد بینش‌های کاری فیلتر کنید و همه اعضای گروه از قبل در واحد سازمانی که بینش‌های کاری برای آن فعال است، نباشند.

مهم:

• داده‌ها تجمیع می‌شوند — داده‌های همه کاربران در داشبورد Work Insights در قالب تیم‌ها تجمیع می‌شوند. شما نمی‌توانید داده‌های یک کاربر را به صورت جداگانه مشاهده کنید.

• گروه‌ها بر واحدهای سازمانی اولویت دارند — برای مثال، اگر کاربران در یک واحد سازمانی باشند که Work Insights برای آن غیرفعال است، اما در گروهی نیز باشند که این قابلیت برای آن فعال است، داده‌های آن کاربران در Work Insights در دسترس خواهد بود.

• جمع‌آوری داده‌ها برای کاربرانی که مجوزهای غیر از Frontline Plus یا Enterprise دارند، قابل غیرفعال کردن نیست — اگر Work Insights را برای یک واحد سازمانی که شامل کاربرانی با مجوزهایی غیر از Google Workspace Frontline Plus یا Enterprise است، غیرفعال کنید، Work Insights به جمع‌آوری داده‌ها برای کاربران غیر از Frontline Plus یا Enterprise ادامه خواهد داد. در داشبورد Work Insights، این داده‌ها برای هر واحد سازمانی بالاتر از واحدی که غیرفعال کرده‌اید، ظاهر می‌شود.

• فعال کردن Work Insights دسترسی ایجاد نمی‌کند — اگر Work Insights را برای یک واحد یا گروه سازمانی فعال کنید، داده‌های اعضای آن را در Work Insights در دسترس قرار می‌دهید. برای دسترسی پرسنل به Work Insights، باید به آنها امتیازهایی اختصاص دهید.

تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید داده‌ها را در Work Insights فیلتر کنید

بعد از اینکه انتخاب کردید داده‌های کدام کاربران در Work Insights در دسترس باشد، می‌توانید نحوه فیلتر کردن داده‌ها را در داشبورد انتخاب کنید. می‌توانید داده‌ها را بر اساس انواع تیم‌های زیر فیلتر کنید:

• واحدهای سازمانی که «بینش‌های کاری» را برای آنها فعال کرده‌اید
• گروه‌هایی که در کنسول مدیریت مجاز کرده‌اید

توجه: می‌توانید به سایر پرسنل امتیاز فیلتر کردن داده‌ها بر اساس انواع خاصی از تیم‌ها را بدهید. برای جزئیات بیشتر، به اعطای دسترسی به Work Insights مراجعه کنید.

حداقل تعداد اعضای تیم برای فیلتر کردن را بدانید

شما می‌توانید داده‌های یک تیم را فقط در صورتی که حداقل ۱۰ عضو داشته باشد، به طور جداگانه در داشبورد Work Insights فیلتر کنید. حداقل اندازه تیم به جلوگیری از شناسایی داده‌های یک کاربر خاص کمک می‌کند. اگر تیمی حداقل را رعایت نکند، در فیلتر داشبورد Work Insights ظاهر نمی‌شود. با این حال، داده‌های آن تیم در داده‌های تجمیع شده برای هر تیم بالاتر از آن در ساختار سازمانی شما گنجانده شده است.

مثال: فرض کنید یک واحد سازمانی به نام Sales دارید که ۲۰ کاربر دارد. Sales یک واحد سازمانی زیرمجموعه به نام West Coast دارد که ۹ کاربر دارد. شما سازمان West Coast را در فیلتر تیم نخواهید دید، اما داده‌های آن در معیارهای واحد سازمانی Sales لحاظ خواهد شد.

1. در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید برنامه‌ها فضای کاری گوگل بینش‌های کاری .

   به بینش‌های کاری بروید

   نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.

2. روی وضعیت سرویس کلیک کنید.
3. (اختیاری) برای فعال یا غیرفعال کردن یک سرویس برای یک واحد سازمانی:
   1. در سمت چپ، واحد سازمانی را انتخاب کنید.
   2. برای تغییر وضعیت سرویس، روشن یا خاموش را انتخاب کنید.
   3. یکی را انتخاب کنید:
      • اگر وضعیت سرویس روی «به ارث رسیده» تنظیم شده است و می‌خواهید تنظیمات به‌روزرسانی‌شده را حفظ کنید، حتی اگر تنظیمات والد تغییر کند، روی «لغو» کلیک کنید.
      • اگر وضعیت سرویس روی «لغو شده» تنظیم شده باشد، یا روی «وراثت» کلیک کنید تا به همان تنظیمات والد خود برگردید، یا روی «ذخیره» کلیک کنید تا تنظیمات جدید حفظ شود، حتی اگر تنظیمات والد تغییر کند.
        درباره ساختار سازمانی بیشتر بدانید.

توجه: ممکن است تا ۷۲ ساعت طول بکشد تا واحدهای سازمانی در داشبورد Work Insights ظاهر شوند.

مهم: فقط در صورتی باید این مرحله را انجام دهید که بخواهید داده‌ها را بر اساس یک گروه خاص در داشبورد Work Insights فیلتر کنید و همه اعضای گروه از قبل در واحد سازمانی که Work Insights برای آن فعال است، نباشند.

شما نمی‌توانید Work Insights را برای گروه‌ها غیرفعال کنید. با این حال، اگر Work Insights را برای یک گروه فعال کنید، می‌توانید وضعیت فعال بودن آن را حذف یا لغو کنید.

1. در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید برنامه‌ها فضای کاری گوگل بینش‌های کاری .

   به بینش‌های کاری بروید

   نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.

2. روی وضعیت سرویس کلیک کنید.
3. در سمت چپ، در زیر گروه‌ها ، گروهی را جستجو یا انتخاب کنید.
4. در سمت راست، کنار وضعیت سرویس (Service status) ، کادر روشن (On) را علامت بزنید.

   یا برای حذف وضعیت روشن برای گروه، علامت کادر روشن را بردارید.

5. روی ذخیره کلیک کنید.

برای فیلتر کردن داده‌ها بر اساس گروه‌ها در داشبورد Work Insights، ابتدا باید به آنها اجازه دهید.

برای مجاز کردن گروه‌ها در Work Insights:

فیلتر کردن گزارش‌های حسابرسی با استفاده از یک گروه گوگل می‌تواند به ایجاد آمار و بهبود عملکرد کمک کند، زیرا فقط گروه‌های انتخاب‌شده ردیابی می‌شوند. شما باید صریحاً گروه‌ها را به لیست مجاز گروه‌های فیلتر خود اضافه کنید زیرا نتایج می‌توانند شامل اطلاعات حساسی مانند مذهب، جنسیت و سایر داده‌ها باشند.

نتایج فقط برای گروه فیلترینگ از زمان اضافه شدن گروه تا زمان حذف آن قابل بازگشت هستند. گزارش‌های حسابرسی و رویدادهای ایجاد شده قبل از اضافه شدن گروه را نمی‌توان با استفاده از این گروه فیلتر کرد.

لیست مجاز گروه‌های فیلترینگ خود را مدیریت کنید

1. با یک حساب کاربری مدیر (administrator) وارد کنسول مدیریت گوگل (Google Admin console) شوید .

   اگر از حساب کاربری مدیر (administrator) استفاده نمی‌کنید، نمی‌توانید به کنسول مدیریت (Admin console) دسترسی پیدا کنید.

2. از کنسول مدیریت، به صفحه فیلتر کردن گروه‌ها بروید.
3. روی افزودن گروه‌ها کلیک کنید.
4. با وارد کردن چند کاراکتر اول نام یا آدرس ایمیل یک گروه، آن را جستجو کنید. وقتی گروه مورد نظر خود را مشاهده کردید، آن را انتخاب کنید.
5. (اختیاری) برای افزودن گروه دیگر، گروه را جستجو و انتخاب کنید.
6. وقتی انتخاب گروه‌ها تمام شد، روی «افزودن» کلیک کنید.
7. (اختیاری) برای حذف گروه، روی «حذف گروه» کلیک کنید .
8. روی ذخیره کلیک کنید.

Work Insights داده‌های مربوط به اعضای گروه را از روزی که گروه را اضافه می‌کنید محاسبه می‌کند، اما ممکن است تا ۱۲ ساعت طول بکشد تا داده‌ها در داشبورد Work Insights ظاهر شوند.