अपने संगठन की Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करना

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. अपने वर्शन की तुलना करें

एडमिन के तौर पर, अपने संगठन की Google Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट किया जा सकता है. इन्वेंट्री में, हर फ़ाइल से जुड़ा मेटाडेटा शामिल होता है. जैसे, साइज़, लागू किए गए लेबल, और फ़ाइल को किसके साथ शेयर किया गया है. हालांकि, इसमें फ़ाइलों का कॉन्टेंट शामिल नहीं होता. इस जानकारी की समीक्षा करके, यह पता लगाया जा सकता है कि संवेदनशील फ़ाइलों का ऐक्सेस, आपके संगठन के कानूनी, अनुपालन, और डेटा सुरक्षा के लक्ष्यों को पूरा करता है या नहीं.

Drive की इन्वेंट्री BigQuery में होने पर, Looker Studio जैसे विश्लेषण से जुड़े टूल और तीसरे पक्ष के विज़ुअलाइज़ेशन पार्टनर का इस्तेमाल करके, कस्टम रिपोर्ट और डैशबोर्ड बनाए जा सकते हैं.

ध्यान दें:

• इस पेज पर दिए गए कुछ चरण, Google Cloud Console में पूरे किए जाते हैं. ऐसा इसलिए, क्योंकि Google BigQuery, Google Cloud का एक प्रॉडक्ट है.
• आपको अपने Google Cloud प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग सेट अप करनी होगी. ऐसा इसलिए, क्योंकि BigQuery में Drive इन्वेंट्री के एक्सपोर्ट किए गए डेटा को क्वेरी करने और सेव करने के लिए शुल्क लगता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, BigQuery के लिए अपने बिलिंग खाते की कीमत की जानकारी देखें. Google Cloud Pricing Calculator का इस्तेमाल करके, स्टोरेज के लिए लगने वाले शुल्क का अनुमान लगाया जा सकता है. BigQuery में 10 लाख फ़ाइलों के मेटाडेटा के लिए, करीब 1.5 जीबी फ़िज़िकल स्टोरेज का इस्तेमाल किया जाता है.
• Drive की इन्वेंट्री रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करने के लिए, आपके पास ज़रूरी लाइसेंस होना चाहिए. हालांकि, रिपोर्ट में आपके सभी उपयोगकर्ताओं का डेटा शामिल होता है.
• Drive इन्वेंट्री को हर हफ़्ते एक्सपोर्ट किया जाता है. हालांकि, इसे हर दिन एक्सपोर्ट करने का विकल्प भी चुना जा सकता है. एक्सपोर्ट किए गए डेटा से, पहले एक्सपोर्ट किए गए डेटा को बदल दिया जाता है. पिछले एक्सपोर्ट को बनाए रखने के लिए, BigQuery डेटा ट्रांसफ़र सेवा का इस्तेमाल करके, डेटासेट को अपने-आप कॉपी करें.
• ऐसा हो सकता है कि Drive की इन्वेंट्री एक्सपोर्ट में, कुछ फ़ाइलों के लिए फ़ाइल मेटाडेटा मौजूद न हो. कुछ मामलों में, हो सकता है कि कुछ फ़ाइलें शामिल न की गई हों.

पहला चरण. Drive इन्वेंट्री के लिए, BigQuery प्रोजेक्ट और डेटासेट सेट अप करना

1. Google Cloud Console में, कोई चालू BigQuery प्रोजेक्ट बनाएं या खोलें.
   ज़्यादा जानकारी के लिए, प्रोजेक्ट बनाना और मैनेज करना लेख पढ़ें.
2. अगर आपने पहले से प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग चालू नहीं की है, तो इसे चालू करें.
3. प्रोजेक्ट के IAM पेज पर जाएं.
4. Google Workspace एडमिन खातों को, डेटा प्रोसेसिंग और देखने के लिए एक्सपोर्ट किए गए डेटा का ऐक्सेस दें. BigQuery की IAM भूमिकाओं और अनुमतियों के बारे में ज़्यादा जानें. साथ ही, संसाधनों के ऐक्सेस को कंट्रोल करने का तरीका जानें. जिन Google Workspace खातों को एक्सपोर्ट करने का ऐक्सेस देना है उनके लिए:
   1. प्रिंसिपल की सूची में सबसे ऊपर, ऐक्सेस दें पर क्लिक करें.
   2. प्रिंसिपल जोड़ें में, Google Workspace खाते का ईमेल पता डालें.
   3. BigQuery डेटा एडिटर (bigquery.dataEditor) भूमिका पर क्लिक करें. अहम जानकारी: BigQuery से जुड़ी अन्य भूमिकाएं ढूंढने के लिए, फ़िल्टर करें पर क्लिक करें और BigQuery डालें.
   4. सेव करें पर क्लिक करें.
5. अपने और Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट को मैनेज करने वाले किसी अन्य एडमिन को, प्रोजेक्ट के लिए आईएएम एडमिन की अनुमति दें:
   1. उसी IAM पेज पर, किसी मौजूदा प्रिंसिपल पर क्लिक करें या पिछले चरण की तरह नया प्रिंसिपल जोड़ें.
   2. संसाधन मैनेजर की भूमिका पर क्लिक करें और प्रोजेक्ट IAM एडमिन चुनें.
   3. सेव करें पर क्लिक करें.
6. Drive इन्वेंट्री के एक्सपोर्ट किए गए डेटा को सेव करने के लिए, कोई BigQuery डेटासेट ढूंढें या बनाएं.
   1. नेविगेशन मेन्यू BigQuery पर क्लिक करें.
   2. बाईं ओर मौजूद एक्सप्लोरर पैनल में, मौजूदा डेटासेट की सूची देखने के लिए अपने प्रोजेक्ट को बड़ा करें.
   3. अगर आपको किसी डेटासेट का इस्तेमाल करना है, तो उसका आईडी नोट कर लें, ताकि अगले चरण में उसका इस्तेमाल किया जा सके.
   4. अगर आपको नया डेटासेट इस्तेमाल करना है, तो डेटासेट बनाना पर जाएं. डेटासेट का नाम नोट करें, ताकि अगले चरण में इसका इस्तेमाल किया जा सके.

दूसरा चरण. Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट की सुविधा चालू करना और उसे सेट अप करना

1. Google Admin console में, मेन्यू रिपोर्टिंग डेटा इंटिग्रेशन पर जाएं. इसके अलावा, Education एडमिन के लिए Big Query एक्सपोर्ट पर जाएं. इससे डेटा इंटिग्रेशन पेज खुलता है.

   डेटा इंटिग्रेशन पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.

2. Drive में इन्वेंट्री एक्सपोर्ट की गई फ़ाइलें पर क्लिक करें.
3. Drive इन्वेंट्री की रिपोर्ट को एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करने के लिए, Drive इन्वेंट्री की रिपोर्ट को Google BigQuery में एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
4. BigQuery प्रोजेक्ट आईडी के लिए, वह प्रोजेक्ट चुनें जिसमें आपको Drive की इन्वेंट्री का एक्सपोर्ट किया गया डेटा सेव करना है. अगर आपको प्रोजेक्ट नहीं दिख रहा है, तो इसे BigQuery में सेट अप करना होगा. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Cloud Console का इस्तेमाल करके क्विकस्टार्ट करना पर जाएं.
5. प्रोजेक्ट के मौजूदा डेटासेट के लिए, उस डेटासेट का नाम डालें जिसका इस्तेमाल प्रोजेक्ट में Drive की इन्वेंट्री को सेव करने के लिए किया जाएगा. अगर आपके पास पहले से कोई डेटासेट नहीं है, तो डेटासेट बनाना लेख में दिए गए तरीके अपनाएं.
6. एक्सपोर्ट का शेड्यूल के लिए, हर हफ़्ते या हर दिन चुनें.
7. सेव करें पर क्लिक करें. अगर आपको सेव करने में कोई गड़बड़ी मिलती है, तो Google Cloud Console में ये समस्याएं देखें:
   1. अपने प्रोजेक्ट के आईएएम पेज पर जाएं. साथ ही, पक्का करें कि आपके खाते के पास प्रोजेक्ट के लिए आईएएम एडमिन की भूमिका (resourcemanager.projects.setIamPolicy) हो. अगर ऐसा नहीं है, तो अपने खाते के लिए वह भूमिका असाइन करें.
   2. नीति से जुड़ी समस्या हल करने वाले टूल पर जाएं और देखें कि क्या किसी नीति के तहत, प्रोजेक्ट के ऐक्सेस पर रोक लगाई गई है. ज़्यादा जानकारी के लिए, नीतियों से जुड़ी समस्याएं हल करना लेख पढ़ें.

एक्सपोर्ट चालू करने के बाद, पहला एक्सपोर्ट BigQuery में एक से दो हफ़्तों में दिखना चाहिए. इसके बाद, एक्सपोर्ट किए गए डेटा को हर हफ़्ते या हर दिन अपडेट किया जाता है. यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने सेटअप के दौरान कौन-सा विकल्प चुना था.

तीसरा चरण. (ज़रूरी नहीं) डेटा के मिटने का समय अपडेट करना

डेटा एक्सपोर्ट करने की सुविधा के लिए, डिफ़ॉल्ट रूप से डेटा मिटने की अवधि 60 दिन होती है. इसके बाद, डेटा को Google Cloud से मिटा दिया जाता है.

ऐक्सेस खत्म होने का समय बदलने के लिए, डिफ़ॉल्ट टेबल के ऐक्सेस खत्म होने का समय अपडेट करना पर जाएं.

चरण 4. एक्सपोर्ट की प्रोसेस को मॉनिटर करना और एक्सपोर्ट पूरा न होने पर सूचनाएं पाने की सुविधा सेट अप करना

Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट इवेंट, एडमिन के लॉग इवेंट में शामिल होते हैं. सुरक्षा जांच टूल में, Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करने से जुड़े इवेंट खोजे जा सकते हैं. साथ ही, सूचनाएं सेट अप की जा सकती हैं.

चरण 5. Drive इन्वेंट्री के डेटासेट का विश्लेषण करना

BigQuery में सीधे तौर पर अपने डेटा का विश्लेषण किया जा सकता है. खास जानकारी के लिए, BigQuery की मदद से डेटा का विश्लेषण करने की खास जानकारी | Google Cloud पर जाएं. ज़्यादा जानकारी के लिए, BigQuery में Drive इन्वेंट्री के एक्सपोर्ट के लिए स्कीमा और उदाहरण क्वेरी पर जाएं.

एक्सपोर्ट किए गए डेटा के मौजूद न होने और गड़बड़ी के मैसेज से जुड़ी समस्या हल करना

अगर Admin console में कॉन्फ़िगरेशन सेव करने के बाद भी, आपको BigQuery में Drive की इन्वेंट्री के एक्सपोर्ट नहीं दिखते हैं, तो यहां दी गई समस्याओं और उन्हें हल करने के तरीके देखें.

गड़बड़ी का मैसेज	कैसे ठीक करें
यह BigQuery डेटासेट मौजूद नहीं है	अगर आपने Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करने के बाद, उस डेटासेट को मिटा दिया है जिसमें रिपोर्ट सेव की जाती हैं, तो आपको यह गड़बड़ी दिखेगी. डेटासेट आईडी को किसी मौजूदा डेटासेट के आईडी से बदलें.
यह BigQuery प्रोजेक्ट मौजूद नहीं है	अगर आपने Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट की सुविधा चालू करने के बाद, उस BigQuery प्रोजेक्ट को मिटा दिया है जिसमें रिपोर्ट लिखी जानी थीं, तो आपको यह गड़बड़ी दिखेगी. रिपोर्ट के लिए नया BigQuery प्रोजेक्ट और डेटासेट सेट करें.
इस BigQuery डेटासेट पर, Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट सेवा खाते की अनुमतियां हटा दी गई हैं	Google Cloud Console में जाकर पुष्टि करें कि सेवा खाते के पास डेटासेट के लिए एडिटर ऐक्सेस है.
इस BigQuery प्रोजेक्ट के लिए, Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट सेवा खाते की अनुमतियां हटा दी गई हैं	Google Cloud कंसोल में जाकर पुष्टि करें कि सेवा खाते के पास प्रोजेक्ट पर BigQuery.jobUser का ऐक्सेस है.
अपने प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग सेट अप करना	अगर आपने अपनी सदस्यता को डाउनग्रेड किया है, तो हो सकता है कि अब उसमें Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करने की सुविधा उपलब्ध न हो. Admin console में, मेन्यू > बिलिंग > सदस्यताएं पर जाएं. इसके बाद, पुष्टि करें कि आपकी सदस्यता इनमें से कोई एक है: यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. अपने वर्शन की तुलना करें Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करने की सुविधा देने वाले वर्शन पर स्विच करने के बाद, रिपोर्ट एक्सपोर्ट होने में दो हफ़्ते लग सकते हैं. आपको Drive इन्वेंट्री के एक्सपोर्ट से जुड़े Google Cloud प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग भी सेट अप करनी होगी. ऐसा इसलिए, क्योंकि Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट करने के लिए शुल्क लगता है. पक्का करें कि प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग की सुविधा चालू हो.

सीमाएं

• Drive की इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करने पर, हो सकता है कि इसमें ऐसी Jamboard फ़ाइलें या Google Vids से बनाए गए वीडियो शामिल न हों जिन पर दावा नहीं किया गया है.

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल