अपने संगठन के लिए क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Starter, Frontline Standard, और Frontline Plus; Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, और G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

ध्यान दें:

• इस लेख में बताई गई कुछ सुविधाओं के लिए, जैसे कि डेटा को अपने-आप अलग-अलग ग्रुप में बांटना, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के नियम, और लेबल के आधार पर Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियम, Google Workspace का ऐसा वर्शन होना ज़रूरी है जिसमें डीएलपी की सुविधाएं उपलब्ध हों. पक्का करने के लिए कि आपका वर्शन इन बेहतर सुविधाओं के लिए ज़रूरी शर्तें पूरी करता है या नहीं, Google Workspace के वर्शन की तुलना करें लेख पढ़ें.
• Drive में मौजूद फ़ाइलों पर, क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करने के लिए, यहां जाएं इसके बजाय. Gmail में मौजूद मैसेज पर, क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करने के लिए, यहां जाएं instead.

एडमिन के तौर पर, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाने का विकल्प होता है. उपयोगकर्ता, इन लेबल को Drive में मौजूद फ़ाइलों और Gmail में मौजूद मैसेज पर लागू कर सकते हैं. ज़्यादा से ज़्यादा 150 लेबल बनाए जा सकते हैं. इनमें, बैज वाले कई लेबल भी शामिल हैं. लेबल, Admin console में बनाए जाते हैं.

शुरू करने से पहले: लेबल इस्तेमाल करने के सबसे सही तरीकों के बारे में जानें.

पहला चरण. लेबल बनाएं

1. Google Admin console में, मेन्यू सुरक्षा डेटा और ऐक्सेस कंट्रोल लेबल मैनेजर पर जाएं.

   लेबल मैनेजर पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल मैनेज करने के एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

2. नया लेबल पर क्लिक करें.
3. लेबल के लिए कोई नाम डालें.
4. उन ऐप्लिकेशन के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिनमें आपको लेबल का इस्तेमाल करना है.
5. (ज़रूरी नहीं) लेबल की जानकारी जोड़ें. उपयोगकर्ताओं को किसी फ़ाइल के लिए लेबल पैनल खोलने पर, लेबल की जानकारी दिखती है.
6. (ज़रूरी नहीं) बैज वाले फ़ील्ड वाले लेबल के लिए, लेबल के बारे में दस्तावेज़ का लिंक जोड़ें. उपयोगकर्ताओं को "ज़्यादा जानें" लिंक तब दिखता है, जब वे बैज वाले लेबल पर कर्सर ले जाते हैं या किसी फ़ाइल के लिए लेबल पैनल खोलते हैं.

फ़ील्ड जोड़ने (ज़रूरी नहीं) और लेबल पब्लिश करने के लिए, अगले सेक्शन पर जाएं.

दूसरा चरण. (ज़रूरी नहीं) लेबल में फ़ील्ड जोड़ें

लेबल में ज़्यादा से ज़्यादा 10 फ़ील्ड जोड़े जा सकते हैं, ताकि डेटा को ज़्यादा बारीकी से अलग-अलग ग्रुप में बांटा जा सके. उदाहरण के लिए, डिपार्टमेंट लेबल में एक ऐसा फ़ील्ड हो सकता है जिसमें फ़ाइनेंस, इंजीनियरिंग, और लीगल जैसे विकल्प शामिल हों.

1. लेबल खुला होने पर, फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें.

2. आपको जिस टाइप का फ़ील्ड जोड़ना है उसके बगल में, फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें. फ़ील्ड के टाइप के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, इन चरणों के बाद दी गई टेबल देखें.

   अहम जानकारी:

   1. लेबल में फ़ील्ड की संख्या कम रखें, ताकि लोग इसका लगातार इस्तेमाल करें. अगर लेबल लागू करना और फ़ील्ड की वैल्यू में बदलाव करना आसान और तेज़ी से हो सकता है, तो लोग ऐसा ज़्यादा करेंगे.
   2. Drive में डेटा की सुरक्षा के नियमों में, सिर्फ़ बैज वाले फ़ील्ड वाले लेबल या एक विकल्प चुनने की अनुमति देने वाले विकल्पों की सूची फ़ील्ड टाइप वाले लेबल इस्तेमाल किए जा सकते हैं. अन्य फ़ील्ड टाइप काम नहीं करते.

3. फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें.

4. विकल्प कॉन्फ़िगर करने के लिए, किसी फ़ील्ड पर क्लिक करें. जैसे, फ़ील्ड का नाम, कौनसे विकल्प उपलब्ध हैं या तारीख वाले फ़ील्ड का फ़ॉर्मैट. बैज के रंग सेट किए जा सकते हैं और फ़ील्ड के विकल्पों का क्रम बदला जा सकता है.

5. (ज़रूरी नहीं) उपयोगकर्ताओं के लिए कोई विकल्प चुनना ज़रूरी बनाएं को चुनकर, फ़ील्ड को ज़रूरी बनाएं. अहम जानकारी: उपयोगकर्ताओं को इन लेबल पर हाइलाइट दिखती हैं, ताकि वे इन्हें पूरा करें. हालांकि, ज़रूरी फ़ील्ड लागू नहीं किए जाते.

अगर कोई अतिरिक्त फ़ील्ड या फ़ील्ड विकल्प जोड़ा जाता है, तो लेबल पब्लिश करने से पहले उन्हें मिटाया जा सकता है. आपको जिस फ़ील्ड या फ़ील्ड विकल्प को मिटाना है उसके लिए, ज़्यादा मिटाएं पर क्लिक करें.

नए फ़ील्ड की समीक्षा ध्यान से करें. लेबल पब्लिश करने के बाद, फ़ील्ड का टाइप नहीं बदला जा सकता. व्यक्ति फ़ील्ड के लिए, यह नहीं बदला जा सकता कि उपयोगकर्ता एक से ज़्यादा वैल्यू चुन सकते हैं या नहीं.

फ़ील्ड के टाइप

फ़ील्ड	उपयोगकर्ता क्या कर सकते हैं	ज़्यादा जानकारी
बैज सूची	बैज की सूची में से कोई एक विकल्प चुनें	हर लेबल के लिए, बैज की सूची वाला सिर्फ़ एक फ़ील्ड जोड़ा जा सकता है ज़्यादा से ज़्यादा 200 विकल्प उपयोगकर्ता सिर्फ़ एक विकल्प चुन सकते हैं
विकल्पों की सूची (सिर्फ़ एक विकल्प चुनें)	सूची में से कोई एक विकल्प चुनें	ज़्यादा से ज़्यादा 200 विकल्प
विकल्पों की सूची (एक से ज़्यादा विकल्प चुनने की सुविधा) Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	सूची में से एक या उससे ज़्यादा विकल्प चुनें	ज़्यादा से ज़्यादा 200 विकल्प उपयोगकर्ता ज़्यादा से ज़्यादा 10 वैल्यू चुन सकते हैं
संख्या Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	कोई संख्या वाली वैल्यू डालें	सिर्फ़ पूरी संख्याएं
तारीख Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	कैलेंडर में कोई तारीख चुनें	तारीख का फ़ॉर्मैट लंबा: महीना DD, YYYY या छोटा: MM/DD/YY पर सेट किया जा सकता है
टेक्स्ट Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	टेक्स्ट बॉक्स में टेक्स्ट डालें	ज़्यादा से ज़्यादा 100 वर्णों की अनुमति है
व्यक्ति Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	Workspace में मौजूद संपर्कों में से कोई व्यक्ति चुनें	ज़रूरी नहीं कॉन्फ़िगरेशन: एक से ज़्यादा सेक्शन की अनुमति दें अगर एक से ज़्यादा विकल्प चुनने की अनुमति है, तो उपयोगकर्ता ज़्यादा से ज़्यादा 10 विकल्प चुन सकते हैं

तीसरा चरण. यह सेट करें कि कौन लेबल देख सकता है या उसका इस्तेमाल कर सकता है

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन में मौजूद सभी लोग लेबल देख सकते हैं और उन्हें लागू कर सकते हैं. लेबल की अनुमतियों में बदलाव करके, यह कंट्रोल किया जा सकता है कि कौन लेबल देख सकता है, उसे लागू कर सकता है, फ़ील्ड की वैल्यू में बदलाव कर सकता है, और लेबल के हिसाब से खोज सकता है. उदाहरण के लिए:

• बाहर के उपयोगकर्ताओं या ऐसे ग्रुप जिनमें बाहर के उपयोगकर्ता शामिल हैं उन्हें लेबल देखने और उनका इस्तेमाल करने की अनुमति देने के लिए, इन उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को बेहतर अनुमतियां में जोड़ें.
• किसी नए लेबल को टेस्ट करने के लिए, शुरुआत में सीमित ऐक्सेस सेट किया जा सकता है. साथ ही, लेबल का ऐक्सेस सिर्फ़ टेस्ट ग्रुप को दिया जा सकता है. टेस्ट करने के बाद, अनुमतियां बदली जा सकती हैं, ताकि सभी लोग लेबल का इस्तेमाल कर सकें.
• अगर किसी लेबल में गोपनीय जानकारी शामिल है, तो सीमित ऐक्सेस सेट किया जा सकता है. इससे सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता लेबल देख या इस्तेमाल कर पाएंगे जिनके पास उस जानकारी का ऐक्सेस होना चाहिए.

ध्यान दें:

• Drive में डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने वाले लेबल के लिए, फ़ाइल की अनुमतियां अब भी लागू होती हैं. उदाहरण के लिए, अगर किसी उपयोगकर्ता के पास किसी फ़ाइल का ऐक्सेस सिर्फ़ उसे देखने के लिए है, तो वह उस फ़ाइल पर लागू किए गए लेबल ही देख पाएगा. भले ही, उसके पास उन लेबल को लागू करने और सेट करने की अनुमति हो.
• Google खाते का इस्तेमाल करने वाले किसी भी उपयोगकर्ता को, लेबल देखने या लागू करने की अनुमति दी जा सकती है. हालांकि, Drive में डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने वाले लेबल सिर्फ़ उन आइटम पर लागू किए जा सकते हैं जिनका मालिकाना हक ऐसे उपयोगकर्ताओं के पास है जिनके पास Drive के लेबल इस्तेमाल करने का लाइसेंस है या जो शेयर की गई ड्राइव में मौजूद आइटम के मालिक हैं.

लेबल की अनुमतियां सेट करने के लिए:

1. अगर लेबल पहले से खुला नहीं है, तो उसे खोलें.
2. दाईं ओर मौजूद, अनुमतियां पैनल में, बदलाव करें पर क्लिक करें.
3. अपने संगठन के लिए, अनुमति का लेवल चुनें:
   1. लेबल लागू किए जा सकते हैं और वैल्यू सेट की जा सकती हैं–उपयोगकर्ताओं को जिन फ़ाइलों में बदलाव करने की अनुमति है उन पर लगा यह लेबल, वे लागू कर सकते हैं और खोज सकते हैं. साथ ही, इस लेबल के लिए वैल्यू भी सेट कर सकते हैं.
   2. यह लेबल देखा जा सकता है–उपयोगकर्ताओं को जिन फ़ाइलों को देखने और उनमें कमेंट करने की अनुमति है उन पर लगा यह लेबल, वे देख और खोज सकते हैं.
   3. सीमित ऐक्सेस–सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता और ग्रुप लेबल देख या लागू कर सकते हैं जिन्हें आपने तय किया है. अगले चरण में, हर उपयोगकर्ता या ग्रुप के लिए अनुमतियां चुनी जा सकती हैं.
4. (ज़रूरी नहीं) खास उपयोगकर्ताओं और ग्रुप के लिए अनुमतियां जोड़ें:
   1. बेहतर अनुमतियां में, किसी उपयोगकर्ता या ग्रुप का खाता डालना शुरू करें और खाता चुनें. सुझाए गए खातों में, आपके संपर्क में आए इंटरनल और एक्सटर्नल उपयोगकर्ता और ग्रुप, दोनों शामिल होते हैं. अगर आपको सुझाव वाली सूची में कोई उपयोगकर्ता या ग्रुप खाता नहीं दिखता है, तो उसे मैन्युअल तरीके से जोड़ा जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर आप रीसेलर एडमिन हैं, तो रीसेल किए गए किसी भी ग्राहक के उपयोगकर्ताओं या ग्रुप को जोड़ा जा सकता है. ध्यान दें: Gmail में डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने वाले लेबल के लिए, डाइनैमिक ग्रुप काम नहीं करते.
   2. उस खाते के लिए, अनुमति का लेवल चुनें.
5. सेव करें पर क्लिक करें.

चौथा चरण. किसी लेबल की झलक देखें और उसे पब्लिश करें

नए लेबल "ड्राफ़्ट" स्थिति में बनाए जाते हैं, ताकि उन्हें उपलब्ध कराने से पहले यह देखा जा सके कि वे उपयोगकर्ताओं को कैसे दिखेंगे.

यह देखने के लिए कि कोई लेबल Drive और Gmail में कैसे काम करेगा, दाईं ओर मौजूद झलक पैनल देखें. सबसे ऊपर, वह ऐप्लिकेशन चुनें जिसके लिए आपको लेबल की झलक देखनी है. अगर किसी लेबल में ऐसे फ़ील्ड शामिल हैं जो Gmail के साथ काम नहीं करते, तो वे फ़ील्ड Gmail की झलक में नहीं दिखते. हालांकि, वे Drive की झलक में दिखते हैं.

कोई लेबल पब्लिश करने के लिए:

1. अगर लेबल पहले से खुला नहीं है, तो उसे खोलें.
2. लेबल और उसके सभी फ़ील्ड की समीक्षा करें. अहम जानकारी: लेबल पब्लिश करने के बाद, फ़ील्ड का टाइप नहीं बदला जा सकता.
3. पब्लिश करें पर क्लिक करें.
4. पब्लिश करें पर क्लिक करके, पुष्टि करें कि आपको लेबल पब्लिश करना है.

अब उन उपयोगकर्ताओं के पास लेबल का ऐक्सेस है जिनके पास उसे देखने या इस्तेमाल करने की अनुमतियां हैं. साथ ही, डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने और सुरक्षित रखने के लिए, लेबल का इस्तेमाल किया जा सकता है. इसके बारे में अगले सेक्शन में बताया गया है.

किसी लेबल में बदलाव करने पर, वे ड्राफ़्ट के तौर पर सेव हो जाते हैं. उपयोगकर्ताओं के लिए अपने बदलाव उपलब्ध कराने के लिए, आपको लेबल को फिर से पब्लिश करना होगा.

पांचवां चरण. (ज़रूरी नहीं) डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने, सुरक्षित रखने, और मैनेज करने के लिए, क्लासिफ़िकेशन लेबल का इस्तेमाल करें

Drive में मौजूद फ़ाइलों या Gmail में मौजूद मैसेज पर, क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने की नीतियां सेट की जा सकती हैं. डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) और Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियम भी सेट किए जा सकते हैं, ताकि फ़ाइल के लेबल के आधार पर उसे मिटाने से रोका जा सके.

अहम जानकारी:

• डिफ़ॉल्ट क्लासिफ़िकेशन, एआई क्लासिफ़िकेशन, डीएलपी या Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियमों के लिए, किसी लेबल का इस्तेमाल करने पर, लेबल मैनेजर में लेबल की सेटिंग लॉक हो जाती हैं. इससे ऐसे लेबल में बदलाव नहीं किए जा सकते जिनसे कारोबार की नीतियां टूट सकती हैं.
• डीएलपी के नियमों या Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियमों में, किसी लेबल का इस्तेमाल करने पर, उसे बंद या मिटाया नहीं जा सकता. लेबल मैनेजर, लेबल की टेबल के नियम कॉलम में यह देख सकते हैं कि लेबल का इस्तेमाल किसी नियम में किया गया है. हालांकि, वे उस नियम की जानकारी नहीं देख सकते जिसमें लेबल का इस्तेमाल किया गया है. ऐसा तब तक है, जब तक उनके पास ज़रूरी एडमिन के अधिकार न हों.

Drive में मौजूद फ़ाइलों पर लेबल अपने-आप लागू होने के लिए सेट करना

फ़ाइलों पर लेबल अपने-आप लागू होने के लिए सेट करने के तीन तरीके हैं: डिफ़ॉल्ट क्लासिफ़िकेशन, डीएलपी, और एआई क्लासिफ़िकेशन. ये अलग-अलग तरीके से काम करते हैं. साथ ही, इन्हें एक साथ भी इस्तेमाल किया जा सकता है. यह इस पर निर्भर करता है कि आपको किस तरह से लेबलिंग करनी है.

Gmail में मौजूद मैसेज पर लेबल अपने-आप लागू होने के लिए सेट करना

डीएलपी के नियमों का इस्तेमाल करके, मैसेज के कॉन्टेंट के आधार पर उन पर लेबल अपने-आप लागू होने के लिए सेट किया जा सकता है. ज़्यादा जानने के लिए, Gmail में डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) और क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने के लिए सेट करना लेख पढ़ें.

लेबल के आधार पर, डीएलपी के नियमों की मदद से, संगठन से बाहर शेयर करने और भेजने की सुविधा को रोकना

ऐसे नियम तय किए जा सकते हैं जो सिर्फ़ किसी खास लेबल या फ़ील्ड वाले आइटम या मैसेज पर लागू होते हैं. उदाहरण के लिए, डीएलपी का ऐसा नियम बनाया जा सकता है जो दस्तावेज़ों या मैसेज में क्रेडिट कार्ड नंबर और सोशल सिक्योरिटी नंबर को स्कैन करता है. अगर कोई मैच मिलता है, तो संवेदनशीलता जैसा लेबल लागू होता है, फ़ील्ड की वैल्यू गोपनीय पर सेट होती है, और संगठन से बाहर शेयर करने और भेजने की सुविधा ब्लॉक हो जाती है.

डेटा की सुरक्षा के नियमों में, बैज वाले फ़ील्ड या विकल्पों की सूची वाले फ़ील्ड वाले लेबल इस्तेमाल किए जा सकते हैं. अन्य फ़ील्ड टाइप काम नहीं करते.

डीएलपी का नियम सेट अप करने के लिए, Drive के लिए डीएलपी के नियम और कॉन्टेंट की पहचान करने वाले कस्टम टूल बनाना या डेटा लीक होने से रोकना ईमेल और अटैचमेंट में लेख में दिया गया तरीका अपनाएं. अहम जानकारी: डीएलपी के नियम, Drive में मौजूद फ़ाइलों और Gmail में मौजूद मैसेज, दोनों पर लागू होने के लिए सेट किए जा सकते हैं. डीएलपी को लेबल का पता चलने पर, हर ऐप्लिकेशन के लिए यह चुना जाएगा कि कौनसी कार्रवाई करनी है.

Google Vault की मदद से, लेबल के आधार पर Drive में मौजूद फ़ाइलों को सेव रखना

निजी डेटा के रखरखाव के ऐसे नियम तय किए जा सकते हैं जिनसे किसी आइटम को मिटाने से रोका जा सकता है या यह ज़रूरी किया जा सकता है कि किसी आइटम को मिटाया जाए. यह Drive के लेबल और फ़ील्ड की वैल्यू के आधार पर तय किया जाता है. उदाहरणों के लिए और ज़्यादा जानने के लिए, Vault की मदद से Drive में फ़ाइलें सेव रखना लेख पढ़ें.

अगले चरण

अब आपके पास ऐसे लेबल हैं जिनका इस्तेमाल आपका संगठन कर सकता है:

1. अपने उपयोगकर्ताओं को सिखाएं कि Drive में डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने वाले लेबल कैसे लागू किए जाते हैं और फ़ाइलें खोजने के लिए उनका इस्तेमाल कैसे किया जाता है.
2. अपने उपयोगकर्ताओं को सिखाएं कि Gmail में डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने वाले लेबल कैसे लागू किए जाते हैं.
3. लेबल में बदलाव करने, उन्हें बंद करने, मिटाने, और उनकी निगरानी करने का तरीका जानें.