Gmail में डीएलपी और डेटा को उसकी कैटगरी के हिसाब से लेबल करने की सुविधा

Gmail मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू करने के लिए, डीएलपी नियम का इस्तेमाल करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Standard और Frontline Plus, Enterprise Standard और Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

Gmail के लिए डीएलपी की सुविधा, Cloud Identity Premium के उन उपयोगकर्ताओं के लिए भी उपलब्ध है जिनके पास Google Workspace के उन वर्शन का लाइसेंस है जिनमें Gmail शामिल है.

क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाने के बाद, आपके उपयोगकर्ता अपने मैसेज पर उन्हें मैन्युअल तरीके से लागू कर सकते हैं. इसके अलावा, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के नियम जोड़े जा सकते हैं. इन नियमों की मदद से, मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू हो जाते हैं. साथ ही, क्लासिफ़िकेशन लेबल के आधार पर, मैसेज पर कार्रवाई की जा सकती है. डीएलपी नियमों की मदद से, डेटा की सुरक्षा की जा सकती है. इससे आपको संवेदनशील डेटा को मैनेज करने और यह तय करने में मदद मिलती है कि आपके संगठन में और उसके बाहर, डेटा को कैसे शेयर किया जाए.

डीएलपी नियमों की मदद से, मैसेज के कॉन्टेंट और उसकी संवेदनशीलता के आधार पर, क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू किए जा सकते हैं. लेबल की मदद से, आपके संगठन के लोगों को मैसेज की संवेदनशीलता के बारे में पता चलता है. साथ ही, वे मैसेज को उसके हिसाब से मैनेज कर पाते हैं. लेबल की मदद से, आपके संगठन के लोगों को अलग-अलग तरह की जानकारी के बारे में पता चलता है. जैसे, संवेदनशील या गोपनीय कॉन्टेंट या ऐसा कॉन्टेंट जो कुछ खास प्रोजेक्ट या भूमिकाओं के लिए होता है.

क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा की मदद से, Gmail और तीसरे पक्ष (Gmail के अलावा) के ईमेल ऐप्लिकेशन में, संवेदनशील जानकारी को शेयर होने से रोका जा सकता है. यह सुविधा, आपके संगठन में और उसके बाहर, दोनों जगह काम करती है.

ईमेल मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू करने वाले नियम सेट अप करने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Gmail के लिए डीएलपी के बारे में जानकारी लेख पढ़ें.

क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा, आपके डेटा को सुरक्षित रखने में कैसे मदद करती है

जब आपके संगठन का कोई व्यक्ति, ऐसा ईमेल मैसेज भेजने की कोशिश करता है या उसे ऐसा ईमेल मैसेज मिलता है जिसमें व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी (पीआईआई) या अन्य संवेदनशील जानकारी शामिल होती है, तो डेटा की सुरक्षा का कोई नियम, उस मैसेज पर गोपनीय नाम का क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू कर सकता है. इस लेबल से, मैसेज पाने वाले लोगों को मैसेज की संवेदनशीलता के लेवल के बारे में पता चलता है. इसके बाद, लेबल के आधार पर, मैसेज पर संगठन की नीतियां लागू की जा सकती हैं. मैसेज पाने वाले लोगों को, लेबल से पता चलता है कि मैसेज का कॉन्टेंट संवेदनशील है और इसे सही तरीके से मैनेज किया जाना चाहिए.

ज़्यादा नियम जोड़कर, क्लासिफ़िकेशन लेबल के आधार पर, मैसेज को मैनेज किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, संवेदनशील लेबल वाले मैसेज को भेजने से रोका जा सकता है. ऐसा नियम बनाएं जिसमें ब्लॉक करने की कार्रवाई शामिल हो. यह कार्रवाई तब लागू होती है, जब कोई व्यक्ति संवेदनशील लेबल वाला मैसेज भेजने की कोशिश करता है. भेजने वाले व्यक्ति को संवेदनशील कॉन्टेंट के बारे में सूचना मिलती है. साथ ही, उसे मैसेज को फिर से भेजने से पहले, उसमें बदलाव करने का विकल्प मिलता है.

डेटा की सुरक्षा के नियम, संवेदनशील मैसेज को भेजने से पहले, उनकी समीक्षा के लिए क्वारंटाइन भी कर सकते हैं. भेजने वाले व्यक्ति को एक सूचना मिलती है. इसमें उसे मैसेज को क्वारंटाइन करने या उसमें बदलाव करके फिर से भेजने का विकल्प मिलता है. ऐसे नियम भी जोड़े जा सकते हैं जो सिर्फ़ मैसेज की ऑडिटिंग करते हैं. मैसेज को क्वारंटाइन या ब्लॉक करने से पहले, नियमों के काम करने के तरीके और उपयोगकर्ताओं पर पड़ने वाले असर की जांच करने के लिए, यह सुविधा काम की है.

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क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा के फ़ीचर और काम करने का तरीका

ईमेल मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू करने वाले नियम, डेटा की सुरक्षा के नियम होते हैं. डेटा की सुरक्षा के नियमों के फ़ीचर, काम करने के तरीके, और सीमाओं के बारे में, Gmail के लिए डीएलपी के बारे में जानकारी लेख में बताया गया है.

  • नियमों की मदद से, कई शर्तें चुनी जा सकती हैं. इससे यह तय किया जा सकता है कि मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप कब लागू हों.
  • नियमों की मदद से, किसी खास ओयू (संगठन की इकाई) या ग्रुप के मैसेज पर या आपके पूरे संगठन के मैसेज पर लेबल लागू किए जा सकते हैं.
  • जब मैसेज का कॉन्टेंट, नियम में तय की गई शर्तों से मेल खाता है, तब लेबल लागू होते हैं. उदाहरण के लिए, किसी एक शब्द, स्ट्रिंग या पहले से तय डेटा टाइप से मेल खाने पर, जैसे कि टैक्सपेयर आईडी या पासपोर्ट नंबर. यह तय किया जा सकता है कि मैसेज में, मेल खाने वाला कॉन्टेंट कहां दिखे. उदाहरण के लिए, कॉन्टेंट मैसेज में कहीं भी (अटैचमेंट में भी) दिख सकता है या सिर्फ़ मैसेज के हेडर या विषय वाली लाइन में दिख सकता है.

  • क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करने वाले नियमों में, लेबल बदलने के लिए उपयोगकर्ताओं को दो तरह की अनुमतियां दी जा सकती हैं:

    • बदलाव की अनुमति न दें: इससे उपयोगकर्ताओं को लेबल की वैल्यू बदलने से रोका जा सकता है, भले ही उपयोगकर्ता के पास लेबल में बदलाव करने की अनुमतियां हों. जब कोई उपयोगकर्ता, किसी मैसेज पर अपने-आप लागू हुए लेबल की वैल्यू बदलने की कोशिश करता है, तो डीएलपी, मैसेज को भेजने से पहले स्कैन करता है. साथ ही, उपयोगकर्ता को मैसेज के लिए ज़रूरी लेबल और वैल्यू के बारे में सूचना देता है.

    • अनुमति दें: इससे उपयोगकर्ताओं को लेबल की वैल्यू अपडेट करने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ता की सेट की गई वैल्यू को, डीएलपी नियमों की मदद से अपने-आप लागू हुई लेबल की वैल्यू से ज़्यादा प्राथमिकता मिलती है. अगर उपयोगकर्ता, अपने-आप लागू हुए लेबल की वैल्यू बदलता है, तो डीएलपी नियम ट्रिगर नहीं होता. साथ ही, मैसेज को अपडेट की गई लेबल वैल्यू के साथ भेजा जाता है.

      दोनों में से किसी भी विकल्प के साथ, उपयोगकर्ता किसी लेबल को पूरी तरह से नहीं हटा सकते. अगर कोई उपयोगकर्ता, किसी लेबल को हटाने की कोशिश करता है, तो उसे एक सूचना मिलती है. साथ ही, लेबल फिर से लागू हो जाता है.

  • किसी मैसेज में ज़्यादा से ज़्यादा 20 लेबल हो सकते हैं. इनमें, उपयोगकर्ता को दिखने वाले लेबल, उपयोगकर्ता के लागू किए गए लेबल, और अपने-आप लागू हुए लेबल का कोई भी कॉम्बिनेशन हो सकता है. लेबल देखने के लिए, उपयोगकर्ताओं के पास लेबल देखने की अनुमति होनी चाहिए. अगर कोई उपयोगकर्ता, किसी मैसेज पर दिखने वाले लेबल लागू करने की कोशिश करता है, तो दिखने वाले लेबल की संख्या 20 से ज़्यादा होने पर, उसे एक सूचना मिलती है. जब मैन्युअल तरीके से लागू किए गए और अपने-आप लागू हुए लेबल की संख्या 20 से ज़्यादा हो जाती है, तो मैसेज पर सिर्फ़ टॉप-20 लेबल लागू होते हैं.

  • एक नियम की मदद से, कई लेबल लागू किए जा सकते हैं.

  • शर्तों के साथ, AND, OR या NOT ऑपरेटर इस्तेमाल किए जा सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, नेस्ट किए गए कंडीशन ऑपरेटर वाले डीएलपी नियमों के उदाहरण लेख पढ़ें.

  • Gmail मैसेज लिखते समय:

    • जब मैसेज से, नियम को ट्रिगर करने वाला कॉन्टेंट हटा दिया जाता है, तो अपने-आप लागू हुआ लेबल, सूचना के साथ हट जाता है.
    • जब मैसेज के कॉन्टेंट के आधार पर, लेबल अपने-आप लागू होते हैं, तो भेजने वाले व्यक्ति को एक सूचना मिलती है. इसमें उसे मैसेज को भेजने से पहले, उसमें बदलाव करने का विकल्प मिलता है.

क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा का इस्तेमाल शुरू करना

ईमेल के साथ क्लासिफ़िकेशन लेबल और डेटा की सुरक्षा के नियमों का इस्तेमाल शुरू करने से पहले, आपको यह करना चाहिए:

नियमों की मदद से, क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप कैसे लागू होते हैं

डेटा की सुरक्षा के नियम, मैसेज को स्कैन करते हैं. साथ ही, उन मैसेज पर लेबल लागू करते हैं और उन पर कार्रवाई करते हैं जो नियमों में दी गई शर्तों को पूरा करते हैं.

जब भेजने वाला व्यक्ति कोई मैसेज लिखता है, तो:

  1. भेजने वाला व्यक्ति भेजें पर क्लिक करता है. इसके बाद, मैसेज, भेजने वाले व्यक्ति के मेलबॉक्स से चला जाता है.
  2. मैसेज को स्कैन किया जाता है. अगर मैसेज में ऐसा कॉन्टेंट है जो क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करें कार्रवाई वाले नियम में दी गई शर्तों को पूरा करता है, तो मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू हो जाता है.
    • क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू होने के बाद, मैसेज, क्लासिफ़िकेशन लेबल की शर्त वाले नियम को ट्रिगर कर सकता है. अगर आपने डेटा की सुरक्षा के कोई अतिरिक्त नियम नहीं बनाए हैं, तो यह चरण छोड़ दिया जाता है.
    • नियम में तय की गई कार्रवाई से यह तय होता है कि जब उपयोगकर्ता, मैसेज भेजने की कोशिश करता है, तो क्या होता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, इस पेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा का इस्तेमाल करने का तरीका लेख पढ़ें.

जब कोई उपयोगकर्ता, संवेदनशील कॉन्टेंट वाला मैसेज भेजने की कोशिश करता है, तो उसे बाउंस मैसेज मिल सकता है. ऐसा होने पर, उसे मैसेज फिर से लिखना होगा.

क्लासिफ़िकेशन लेबल का इस्तेमाल करने का तरीका

आपके संगठन के लोग, अपने ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए, Gmail के किसी एक तरह के लेबल का इस्तेमाल कर सकते हैं. क्लासिफ़िकेशन लेबल का मकसद अलग होता है. साथ ही, आपके उपयोगकर्ता इनके साथ अलग तरीके से इंटरैक्ट करते हैं. आपके उपयोगकर्ताओं को क्या दिखता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने क्लासिफ़िकेशन लेबल वाले मैसेज को मैनेज करने के लिए, डेटा की सुरक्षा के नियम जोड़े हैं या नहीं.

जब कोई उपयोगकर्ता, नया ईमेल मैसेज भेजता है, तो डीएलपी, मैसेज को स्कैन करता है. अगर मैसेज, डेटा की सुरक्षा के ऐसे नियम को ट्रिगर करता है जो क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करता है, तो मैसेज भेजने और भेजने वाले व्यक्ति के मेलबॉक्स से चले जाने के बाद, उस पर एक या उससे ज़्यादा लेबल लागू हो जाते हैं. भेजने वाला व्यक्ति, मैसेज लिखते समय या भेजे गए मैसेज की उस कॉपी में क्लासिफ़िकेशन लेबल नहीं देख सकता जो उसके 'भेजे गए' मेलबॉक्स में सेव होती है. किसी मैसेज पर लेबल अपने-आप लागू होने और मैसेज पाने वाले लोगों को दिखने के बाद, उपयोगकर्ता उस मैसेज के साथ उसी तरह इंटरैक्ट करता है जैसे मैन्युअल तरीके से लागू किए गए लेबल वाले मैसेज के साथ करता है.

नए मैसेज या मैसेज के जवाब पाने वाले लोग, उन लेबल को देख सकते हैं जो मैसेज पर लागू किए गए हैं. भेजने वाले लोगों को, लेबल वाले आउटगोइंग मैसेज के जवाब मिलने पर, मैसेज के जवाब में ओरिजनल लेबल में से कुछ या सभी दिख सकते हैं.

क्लासिफ़िकेशन लेबल का इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail सहायता केंद्र पर जाएं.

सुझाव/राय दें या शिकायत करें

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